Новая система предназначена для автоматизации процессов комплектования, ввода, хранения, поиска и использования в электронном виде технической документации организаций ПАО «Транснефть».
Всего насчитывается более 300 видов технических документов. В настоящее время автоматизирована обработка 18 типов из них, среди которых группа документации планирования, проектирования, строительства, диагностики и эксплуатации. В перспективе это коснется всей технической документации компании.
В автоматизации задействованы процессы, которые реализуются в рамках планирования, капитального строительства объектов магистральных нефтепроводов, технического перевооружения и развития, реконструкции, капитального и текущего ремонта, диагностики и эксплуатации.
Функционально система состоит из двух разделов «Управление и хранение документов» и «Сканирование и распознавание документов», которые реализованы на решениях IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture, соответственно. Подрядчик по созданию системы был выбран в рамках конкурсных процедур ПАО «Транснефть».
Подсистема «Управление и хранение документов» предназначена для автоматизации и обеспечения процессов оперативного, долговременного хранения, поиска и использования в электронном виде документации с возможностью разграничения доступа.
Подсистема «Сканирование и распознавание документов» реализует автоматизацию процессов сканирования и распознавания документации на бумажных носителях, с последующим экспортом полученных электронных данных в подсистему «Управление и хранение документов» при помощи технологий ABBYY.
Потоковый ввод документов осуществляется «Центром сканирования и ретроконверсии» АйТи.
Новая система уже используется в ООО «Транснефть-Балтика» и АО «Транснефть-Центральная Сибирь», осуществляется ее тиражирование на другие организации ПАО «Транснефть». Ранее мы уже создали для ПАО «Транснефть» архив финансовой документации, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами.
В результате использования электронного хранилища сократились сроки и повысилось качество работ, выполняемых с использованием технической документации. Также существенно снизилось количество обращений в архив за бумажными оригиналами документов, поскольку пользоваться электронными образами документов удобнее, а оцифровка поступающей документации происходит очень быстро