Российское программное обеспечение для электронного документооборота



Суть понятия

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для организации работы с цифровыми версиями документов. Она позволяет создавать, хранить, менять, искать документацию, а также выстраивать взаимодействие между пользователями (совместную работу, обмен документами, выполнение других функций). Точный перечень возможностей СЭД зависит от ее типа (подробнее об этом — далее).

Что дает внедрение и использование СЭД?

Организация, внедрившая систему электронного документооборота, получает сразу несколько преимуществ. В их числе:

  • снижение трудозатрат. Руководители и рядовые сотрудники тратят меньше сил и времени на работу с документами. Это, в свою очередь, увеличивает эффективность компании;
  • повышение исполнительской дисциплины. Не секрет, что нередко сотрудники исполняют не все поручения и обязанности. СЭД делает все бизнес-процессы прозрачными, отслеживаемыми и протоколируемыми, что исключает такую возможность;
  • надежная защита информации. Бумажные документы можно похитить, уничтожить, подменить. Это влечет за собой колоссальные убытки. Документация в электронной форме защищена гораздо надежнее — ее охраняют цифровые алгоритмы, реализованные в современных СЭД;
  • совершенствование корпоративной культуры. Система цифрового документооборота приучает сотрудников к совместной работе и повышает сплоченность команды.

В сумме все перечисленные преимущества позволяют компании выиграть в острой конкурентной борьбе, предлагая лучший сервис для клиентов и цифровую среду для работы сотрудников.

Существующие типы СЭД

К настоящему моменту сформировалось несколько основных типов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства

Одни из самых простых программных комплексов. Они предназначены для перевода документооборота компании в электронную форму. Движение документов при этом, как правило, организуется по всем существующим стандартам и с сохранением иерархического принципа (от руководителя к подчиненному).

Электронные архивы

Так называют системы электронного делопроизводства, в которых основное внимание уделено надежному хранению документов в цифровой форме и их быстрому и легкому поиску. Последний может осуществляться по разным атрибутам — датам, номерам, фрагментам текста и другим. Системы электронного архива отличаются друг от друга функциональностью поиска, поддержкой тех или иных типов устройств хранения, степенью надежности защиты данных, возможностями масштабирования и т.д.

Workflow-системы

Такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнес-процессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки — реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).

ECM-системы

Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, в переводе — «управление корпоративным контентом». Так называют максимально функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки, доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Так, чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов, как комплекс для делопроизводства, их хранение, как цифровой архив, и постановку задач исполнителям, как workflow-система.

Российское программное обеспечение для электронного документооборота

Интерес руководителей компаний к системам электронного документооборота растет с каждым годом. Закономерно то, что на этом фоне неуклонно увеличивается количество программных решений на рынке. При этом позиция российских разработчиков ECM достаточно сильная: количество наименований отечественного ПО, позволяющего внедрить электронный документооборот, к настоящему времени исчисляется десятками. Мы отобрали несколько наиболее популярных программ, изучили их особенности и отличия.

DocsVision

Система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков — 1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.

«Дело»

«Коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл документации — от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, так и постановку полностью электронного документооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков — «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.

Naudoc

«Коробочное» решение, которое остается бесплатным, пока с ним работают до 50 пользователей, создающих до 5000 документов в год. При превышении любого из этих ограничений требует перехода на платную систему Naumen DMS. Naudoc — решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.

DIRECTUM

Включает множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.

Продукты компании «Логика Бизнеса»

«Логика Бизнеса» — один из лидеров ECM-рынка. Мы предлагаем несколько продуктов, внесенных в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры России. Они не только отличаются функциональностью и удобством, но и позволяют выполнить требования по импортозамещению зарубежного ПО.

В числе наших разработок — такие решения, как:

  • «Логика: СЭД» для управления бизнес-процессами и контентом организации в больших государственных и частных компаниях, автоматизации оборота документов, работы с заявками и поручениями, контроля дисциплины исполнителей;

  • «Логика: АРХИВ» для хранения документов в цифровой форме и их удобного поиска в компаниях любого масштаба;
  • «Логика: ЮЗ ЭДО» для организации юридически значимого электронного оборота документов на основе электронной цифровой подписи;
  • Логика: ПЛАТФОРМА» для создания уникальной экосистемы управления деловыми процессами и документами с помощью набора конструкторов и сервисов.

Свяжитесь с нашими специалистами удобным вам способом. Они уточнят ваши потребности, порекомендуют оптимальное программное решение для системы электронного документооборота, помогут оформить заявку на его внедрение.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: