Суть понятия
Система электронного документооборота — это программное обеспечение для организации работы с цифровыми версиями документов. Она позволяет создавать, хранить, менять, искать документацию, а также выстраивать взаимодействие между пользователями (совместную работу, обмен документами, выполнение других функций). Точный перечень возможностей СЭД зависит от ее типа (подробнее об этом — далее).
Что дает внедрение и использование СЭД?
Организация, внедрившая систему электронного документооборота, получает сразу несколько преимуществ. В их числе:
- снижение трудозатрат. Руководители и рядовые сотрудники тратят меньше сил и времени на работу с документами. Это, в свою очередь, увеличивает эффективность компании;
- повышение исполнительской дисциплины. Не секрет, что нередко сотрудники исполняют не все поручения и обязанности. СЭД делает все бизнес-процессы прозрачными, отслеживаемыми и протоколируемыми, что исключает такую возможность;
- надежная защита информации. Бумажные документы можно похитить, уничтожить, подменить. Это влечет за собой колоссальные убытки. Документация в электронной форме защищена гораздо надежнее — ее охраняют цифровые алгоритмы, реализованные в современных СЭД;
- совершенствование корпоративной культуры. Система цифрового документооборота приучает сотрудников к совместной работе и повышает сплоченность команды.
В сумме все перечисленные преимущества позволяют компании выиграть в острой конкурентной борьбе, предлагая лучший сервис для клиентов и цифровую среду для работы сотрудников.
Существующие типы СЭД
К настоящему моменту сформировалось несколько основных типов систем электронного документооборота.
Системы делопроизводства
Одни из самых простых программных комплексов. Они предназначены для перевода документооборота компании в электронную форму. Движение документов при этом, как правило, организуется по всем существующим стандартам и с сохранением иерархического принципа (от руководителя к подчиненному).
Электронные архивы
Так называют системы электронного делопроизводства, в которых основное внимание уделено надежному хранению документов в цифровой форме и их быстрому и легкому поиску. Последний может осуществляться по разным атрибутам — датам, номерам, фрагментам текста и другим. Системы электронного архива отличаются друг от друга функциональностью поиска, поддержкой тех или иных типов устройств хранения, степенью надежности защиты данных, возможностями масштабирования и т.д.
Workflow-системы
Такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнес-процессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки — реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).
ECM-системы
Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, в переводе — «управление корпоративным контентом». Так называют максимально функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки, доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Так, чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов, как комплекс для делопроизводства, их хранение, как цифровой архив, и постановку задач исполнителям, как workflow-система.
Российское программное обеспечение для электронного документооборота
Интерес руководителей компаний к системам электронного документооборота растет с каждым годом. Закономерно то, что на этом фоне неуклонно увеличивается количество программных решений на рынке. При этом позиция российских разработчиков ECM достаточно сильная: количество наименований отечественного ПО, позволяющего внедрить электронный документооборот, к настоящему времени исчисляется десятками. Мы отобрали несколько наиболее популярных программ, изучили их особенности и отличия.
DocsVision
Система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков — 1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.
«Дело»
«Коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл документации — от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, так и постановку полностью электронного документооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков — «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.
Naudoc
«Коробочное» решение, которое остается бесплатным, пока с ним работают до 50 пользователей, создающих до 5000 документов в год. При превышении любого из этих ограничений требует перехода на платную систему Naumen DMS. Naudoc — решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.
DIRECTUM
Включает множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.
Продукты компании «Логика Бизнеса»
«Логика Бизнеса» — один из лидеров ECM-рынка. Мы предлагаем несколько продуктов, внесенных в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры России. Они не только отличаются функциональностью и удобством, но и позволяют выполнить требования по импортозамещению зарубежного ПО.
В числе наших разработок — такие решения, как:
- «Логика: СЭД» для управления бизнес-процессами и контентом организации в больших государственных и частных компаниях, автоматизации оборота документов, работы с заявками и поручениями, контроля дисциплины исполнителей;
- «Логика: АРХИВ» для хранения документов в цифровой форме и их удобного поиска в компаниях любого масштаба;
- «Логика: ЮЗ ЭДО» для организации юридически значимого электронного оборота документов на основе электронной цифровой подписи;
- Логика: ПЛАТФОРМА» для создания уникальной экосистемы управления деловыми процессами и документами с помощью набора конструкторов и сервисов.
Свяжитесь с нашими специалистами удобным вам способом. Они уточнят ваши потребности, порекомендуют оптимальное программное решение для системы электронного документооборота, помогут оформить заявку на его внедрение.