Компания «Логика Бизнеса» и научно-производственная корпорация «Уралвагонзавод» создали на уральском предприятии единую систему электронного документооборота на платформе IBM Lotus Notes/Domino. В результате проекта настроен обмен электронными документами между головным предприятием и удаленными структурами, отлажен контроль исполнительской дисциплины и сокращены расходы, связанные с обработкой бумажных документов.
ОАО «Научно-производственная корпорация „Уралвагонзавод“ имени Ф.Э. Дзержинского» возглавляет интегрированную структуру, объединяющую более 20 промышленных предприятий, научно-исследовательских институтов и конструкторских бюро в России и Европе. Организационно-распорядительный и внутренний документооборот занимает одно из важных мест в оперативной деятельности предприятия. В связи с необходимостью повышения эффективности работы корпорации, имеющей территориально распределенную структуру, автоматизация документооборота стала приоритетной задачей.
Масштабный проект внедрения автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) был рассчитан на несколько месяцев. Для успешной реализации проекта была сформирована совместная команда внедрения, а для исполнителя организована единая точка входа у заказчика. Со стороны руководства «Уралвагонзавода» осуществлялась вся необходимая организационная поддержка в виде приказов и распоряжений.
В рамках этого проекта требовалось минимизировать затраты на обработку документов, обеспечить выполнение стандартов корпорации по работе с документами, существенно сократить бумажный документооборот и связанные с ним накладные расходы, а также обеспечить возможность быстрого и согласованного принятия решений при поддержке корпоративного электронного документооборота.
Внедренческая команда оптимизировала бизнес-процессы документального обеспечения управления предприятием, разработала регламенты и инструкции. Специалисты компании «Логика бизнеса 2.0» создали типовое решение для предприятий корпорации на платформе IBM Lotus Notes/Domino, которое стало корпоративным стандартом СЭД для всего «Уралвагонзавода». Сначала на новую систему электронного документооборота были переведены центральный офис корпорации в Нижнем Тагиле и Центр корпоративного управления в Москве: в общей сложности автоматизировано более 1500 рабочих мест. Затем был запущен процесс тиражирования и масштабирования СЭД путем подключения к единой системе документооборота удаленных предприятий корпорации. В настоящее время настроен обмен электронными документами между всеми структурными подразделениями корпорации.
В ходе внедрения системы были автоматизированы следующие базовые бизнес-процессы:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции
- работа с организационно-распорядительной документацией, служебными записками
- контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях исполнения
- надежное хранение, быстрый поиск информации, разграничение прав доступа к ней и защита данных
По результатам проекта внедрения АСЭД достигнуты следующие показатели эффективности: общие расходы, связанные с обработкой бумажных документов, сокращены на 40%, время поиска информации уменьшилось на 90%, скорость реагирования на входящий запрос повысилась до 75%.
«Внедренная в головном предприятии система показала свою полную состоятельность в плане соответствия предъявляемых к ней требований. Поэтому для повышения прозрачности и управляемости бизнес-процессов и корпорацией в целом было принято решение о выборе данной СЭД в качестве корпоративного стандарта для всех предприятий, входящих в структуру нашего холдинга», − отметила Ирина Свендровская, руководитель проекта развития АСЭД «Уралвагонзавод».
Дальнейшее развитие автоматизированной системы электронного документооборота «Уралвагонзавода» предполагает автоматизацию процессов архивного делопроизводства, тиражирование системы централизованного архива на базе решения IBM FileNet, реализацию юридически значимого электронного документооборота за счет внедрения механизма электронной цифровой подписи.
