«Лишней бывает только неупорядоченная информация.
Упорядоченная информация бесценна». Владимир Салтыков
В рамках бизнес-процессов любого промышленного предприятия накапливается огромный архив технической документации, как в бумажном виде, так и в виде электронных чертежей и моделей различных форматов. В основном это документация на выпускаемые изделия на всех стадиях производственного процесса (от проектирования и технических испытаний до ремонта и утилизации), а также на промышленные объекты, находящиеся во владении предприятия.
Эти документы постоянно используются для работы как отдельных подразделений, так и предприятия в целом, представляя собой накопленные корпоративные знания, которые помогают снижать издержки и совершенствовать производственные процессы. Однако технические документы требуют много места для хранения разнородной технической информации, а также постоянного ее обслуживания. Информационные комплексы проектирования и системы управления жизненным циклом изделия не ориентированы на решение таких задач.
Многим промышленным предприятиям требуется обеспечить централизованный доступ к технической документации, как бы она ни была распределена территориально, а также сделать более эффективным управление имеющимся информационным массивом. Наиболее приемлемым решением этих задач будет перевод всей технической документации в электронный вид и внедрение промышленной системы электронного архива.
Наше новая система «Логика ЭХД. Технические документы» представляет собой типовое решение для организации электронного архива технической документации на предприятии научного, проектно-конструкторского или производственно-технического профиля, реализованное на современной ИТ-платформе уровня Enterprise.
Система предназначена для автоматизации следующих задач:
- Организация хранения и использования архивной технической документации в электронном виде, управление логистикой документов (на основании штрих-кода с идентификатором)
- Автоматизированный учет поступлений технической документации в соответствии с требованиями государственных стандартов
- Ввод и размещение в электронном хранилище документов путем сканирования (потокового сканирования) и сбора из файловых каталогов и других информационных систем, обрабатывающих и создающих технические документы
- Описание документов по целевым атрибутам (в том числе с распознаванием атрибутов), структуре и тематике
- Систематизация, каталогизация (создание картотеки документов) и многоуровневое связывание документации в соответствии с требуемой иерархией хранения, тематикой представления и другими логическими признаками
- Обеспечение удаленного доступа к электронным документам и их просмотра в формате приложений или во внешних информационных системах (интеграция)
- Обеспечение конфиденциальности документов, атрибутивной и служебной информации
- Поиск документов по критериям
- Создание и ведение словарей и классификаторов
- Информирование пользователей о новых поступлениях и событиях с документацией
- Формирование отчетности (ведомость основных комплектов, заявка на выпуск документации, журнал поступлений)
- Формирование заявок на выпуск/печать документации
- Протоколирование работы пользователей
- Формирование и управление электронными версиями документов по объектам с использованием механизма экспорта/импорта
- Планирование поступлений и учет выдачи документов
Использование решения позволяет:
Осуществить перевод всей технической документации предприятия в электронный вид;
- Обеспечить построение централизованной системы сбора, регистрации, учета и хранения технической документации, произвести структуризацию архивной документации (текстовая, табличная, чертежно-графическая и т.п.), а также унификацию форматов представления электронных версий документов
- Организовать учет документов, порождаемых на всех стадиях жизненного цикла проектных разработок
- Подготовить регламенты и механизмы хранения технической документации, а также обмена документацией с заказчиками или заинтересованными сотрудниками без необходимости создания бумажных копий с оригиналов документов
- Сформировать базу знаний по типовым проектам и проектным решениям
- Обеспечить ускорение процессов выпуска технической документации за счет совершенствования технологии архивного хранения и снижения издержек
на восстановление, распространение и использование документации - Минимизировать риски безвозвратной потери документов или иной важной технической информации
- Подготовить регламенты и механизмы хранения, а также обмена и использования документации