Зачем внедрять электронный архив технической документации
Валентин Солодилин
Валентин Солодилин
бизнес-архитектор
24.09.2014

«Лишней бывает только неупорядоченная информация.
Упорядоченная информация бесценна».
Владимир Салтыков

В рамках бизнес-процессов любого промышленного предприятия накапливается огромный архив технической документации, как в бумажном виде, так и в виде электронных чертежей и моделей различных форматов. В основном это документация на выпускаемые изделия на всех стадиях производственного процесса (от проектирования и технических испытаний до ремонта и утилизации), а также на промышленные объекты, находящиеся во владении предприятия.

Эти документы постоянно используются для работы как отдельных подразделений, так и предприятия в целом, представляя собой накопленные корпоративные знания, которые помогают снижать издержки и совершенствовать производственные процессы. Однако технические документы требуют много места для хранения разнородной технической информации, а также постоянного ее обслуживания. Информационные комплексы проектирования и системы управления жизненным циклом изделия не ориентированы на решение таких задач.

Многим промышленным предприятиям требуется обеспечить централизованный доступ к технической документации, как бы она ни была распределена территориально, а также сделать более эффективным управление имеющимся информационным массивом. Наиболее приемлемым решением этих задач будет перевод всей технической документации в электронный вид и внедрение промышленной системы электронного архива.

Наше новая система «Логика ЭХД. Технические документы» представляет собой типовое решение для организации электронного архива технической документации на предприятии научного, проектно-конструкторского или производственно-технического профиля, реализованное на современной ИТ-платформе уровня Enterprise.

Система предназначена для автоматизации следующих задач:

  • Организация хранения и использования архивной технической документации в электронном виде, управление логистикой документов (на основании штрих-кода с идентификатором)
  • Автоматизированный учет поступлений технической документации в соответствии с требованиями государственных стандартов
  • Ввод и размещение в электронном хранилище документов путем сканирования (потокового сканирования) и сбора из файловых каталогов и других информационных систем, обрабатывающих и создающих технические документы
  • Описание документов по целевым атрибутам (в том числе с распознаванием атрибутов), структуре и тематике
  • Систематизация, каталогизация (создание картотеки документов) и многоуровневое связывание документации в соответствии с требуемой иерархией хранения, тематикой представления и другими логическими признаками
  • Обеспечение удаленного доступа к электронным документам и их просмотра в формате приложений или во внешних информационных системах (интеграция)
  • Обеспечение конфиденциальности документов, атрибутивной и служебной информации
  • Поиск документов по критериям
  • Создание и ведение словарей и классификаторов
  • Информирование пользователей о новых поступлениях и событиях с документацией
  • Формирование отчетности (ведомость основных комплектов, заявка на выпуск документации, журнал поступлений)
  • Формирование заявок на выпуск/печать документации
  • Протоколирование работы пользователей
  • Формирование и управление электронными версиями документов по объектам с использованием механизма экспорта/импорта
  • Планирование поступлений и учет выдачи документов

Использование решения позволяет:

  • Осуществить перевод всей технической документации предприятия в электронный вид
  • Обеспечить построение централизованной системы сбора, регистрации, учета и хранения технической документации, произвести структуризацию архивной документации (текстовая, табличная, чертежно-графическая и т.п.), а также унификацию форматов представления электронных версий документов
  • Организовать учет документов, порождаемых на всех стадиях жизненного цикла проектных разработок
  • Подготовить регламенты и механизмы хранения технической документации, а также обмена документацией с заказчиками или заинтересованными сотрудниками без необходимости создания бумажных копий с оригиналов документов
  • Сформировать базу знаний по типовым проектам и проектным решениям
  • Обеспечить ускорение процессов выпуска технической документации за счет совершенствования технологии архивного хранения и снижения издержек
    на восстановление, распространение и использование документации
  • Минимизировать риски безвозвратной потери документов или иной важной технической информации
  • Подготовить регламенты и механизмы хранения, а также обмена и использования документации
Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: