Понятие и проблемы электронного документооборота

20.05.2020

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств. Документы могут быть формализованными — иметь расширение xml и строго соответствовать рекомендациям Федеральной налоговой службы, и неформализованными — .doc, .pdf, большинство форматов изображений и т.д. И те и другие могут быть подписаны электронной цифровой подписью для обеспечения юридической значимости, что особенно актуально при обмене документами с контрагентами или их отправке в контролирующие органы. ЭДО существенно облегчает работу, сокращает издержки, связанные с большим объемом корреспонденции, ускоряет подписание и исполнение договоров.

Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на поиск, согласование и подписание документов.

Проблемы электронного документооборота

В течение последних нескольких лет рынок СЭД стал одним из самых активно развивающихся сегментов ИТ-индустрии, в том числе за счет инициатив со стороны государства. Однако все еще есть факторы, тормозящие переход на полностью электронное взаимодействие между компаниями, органами власти и сотрудниками предприятий.

 — Недоверие пользователей/руководителей организаций к технологиям. Сложности могут возникнуть, если нет четкого понимания, зачем внедрять СЭД, а сотрудники не заинтересованы в получении новых навыков и освоения иных принципов работы (тогда часть сотрудников начнет использовать СЭД, в то время как другая – продолжит работать привычным для них образом, что сводит на нет все усилия по автоматизации). Чтобы избежать саботажа при внедрении, нужно заранее продумать этапы реализации проекта по переходу на ЭДО, заложить время на адаптацию сотрудников к новым бизнес-процессам и их обучение.
 
— Юридически значимый ЭДО теряет свою эффективность при внедрении «в одиночку». Полноценный электронный документооборот подразумевает, что партнеры организации также должны использовать электронные документы. Если какие-то контрагенты откажутся переходить на ЭДО, придется работать с двумя потоками документов — бумажным и электронным, и вести систему учета движения двух этих потоков. Однако эта проблема имеет временный характер: рынок ЭДО растет, с каждым годом все больше компаний внедряет системы электронного документооборота и пользуется услугами операторов ЭДО, обеспечивающих юридическую значимость цифровых бумаг.

— Ориентация части нормативно-правовых требований на бумажные документы. В некоторых областях делопроизводства до сих пор обязательны бумажные копии документов. Характерный пример — кадры. Впрочем, 5 мая 2020 года начался пилотный проект, в ходе которого более 40 компаний из ИТ, банковского, телекоммуникационного секторов, а также из ритейла и консалтинга, полностью перешли на юридически значимый ЭДО в части ведения кадровой документации. Перевести бумагу, касающейся трудовых отношений, в цифру участники проекта смогут как с использованием собственных СЭД, так и информационно-аналитической системы «Работа в России». Пилот продлится до 31 марта 2021 года, после чего можно надеяться на изменения в законодательстве и модернизацию делопроизводства.

abstract-art-artistic-book-261806.jpg


 Кроме трудовых договоров, оформлять и хранить на бумаге нужно, например, формы строгой отчетности, документы, изготовленные на специальных бланках (векселя, удостоверения и пр.) и предназначенные для длительного хранения, которые необходимо направлять в архив. Впрочем, последняя задача должна быть решена к 2022 году — когда будет создано центральное хранилище электронных документов (ЦХЭД). С ЦХЭД связаны ожидания по появлению необходимой нормативной базы, которая снимет ограничения на работу с электронными документами с длительными сроками хранения (50-70 лет) и их передачу в архивы.

 — Не все организационные вопросы юридической значимости электронного документооборота решены. В частности, усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) не универсальны: для совершения ряда операций компании может потребоваться покупка нескольких ключей: один – для сдачи отчетности, другой – для работы с Росреестром, третий – для Росалкогольрегулирования, электронных площадок и иных нужд.

 Когда компании-партнеры подключены к разным операторам ЭДО, то возникает еще и проблема роуминга — дополнительной платы за пересылку документации между разными операторами. Минфин России обязал операторов ЭДО обеспечить возможность передачи документов между любыми контрагентами, но на практике компании вынуждены подключаться к нескольким операторам сразу для экономии на роуминге. Однако невозможно пользоваться услугами всех действующих в стране операторов и платить все равно приходится.

 — ЭДО и использование СЭД повышают требования к информационной безопасности компании: появляются вопросы разделения доступа к электронным документам, обеспечения сохранности и резервирования электронного архива.

 Существует вопрос и так называемой компрометации электронной подписи: когда заявитель с поддельной бумажной доверенностью на получение ключа обращается в удостоверяющий центр. Если сотрудники центра не проявят необходимой осторожности, мошенник может получить электронную подпись другого человека. В перспективе законодательно планируется возложить ответственность за компрометацию на сами удостоверяющие центры и ужесточить требования к работе этих организаций.

 — Потребуется вникать в технические вопросы и вкладывать дополнительные средства. Нельзя недооценивать сложность выбора СЭД: к этой задаче требуется подойти с особой тщательностью, привлечь для консультации экспертов, ведь в случае выбора системы, которая не обладает необходимым функционалом, организация понесет затраты на доработки или замену СЭД. Компании следует брать в расчет и возможные изменения в требованиях бизнес-подразделений к системе ЭДО: когда сотрудники начнут использование СЭД, может оказаться, что необходимо скорректировать или добавить какие-либо процессы в программе.

 Но даже при имеющихся пока барьерах, ответ на вопрос «Нужен ли электронный документооборот?» положительный. Нужен. Главным образом потому, что ЭДО позволяет оптимизировать процессы передачи и согласования документов. Как внутри самой компании, так и при работе с партнерами.

 ЭДО позволяет моментально найти необходимые документы и предоставить их контрагентам или государственным ведомствам. СЭД исключает ситуацию с потерей актов или счетов-фактур, которые придется переделывать и тратить тем самым время.

 С внедрением ЭДО повышается скорость бизнес-процессов, документы не пылятся в бесконечном ожидании согласования и подписания, потому что их не заметили на столе или подписанта не застали в офисе. Внедрение СЭД также позволит повысить прозрачность бизнес-процессов в компании, снизить финансовые и репутационные риски.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: