Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств. Документы могут быть формализованными — иметь расширение xml и строго соответствовать рекомендациям Федеральной налоговой службы, и неформализованными — .doc, .pdf, большинство форматов изображений и т.д. И те и другие могут быть подписаны электронной цифровой подписью для обеспечения юридической значимости, что особенно актуально при обмене документами с контрагентами или их отправке в контролирующие органы. ЭДО существенно облегчает работу, сокращает издержки, связанные с большим объемом корреспонденции, ускоряет подписание и исполнение договоров.
Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на поиск, согласование и подписание документов.
Проблемы электронного документооборота
В течение последних нескольких лет рынок СЭД стал одним из самых активно развивающихся сегментов ИТ-индустрии, в том числе за счет инициатив со стороны государства. Однако все еще есть факторы, тормозящие переход на полностью электронное взаимодействие между компаниями, органами власти и сотрудниками предприятий.
— Ориентация части нормативно-правовых требований на бумажные документы. В некоторых областях делопроизводства до сих пор обязательны бумажные копии документов. Характерный пример — кадры. Впрочем, 5 мая 2020 года начался пилотный проект, в ходе которого более 40 компаний из ИТ, банковского, телекоммуникационного секторов, а также из ритейла и консалтинга, полностью перешли на юридически значимый ЭДО в части ведения кадровой документации. Перевести бумагу, касающейся трудовых отношений, в цифру участники проекта смогут как с использованием собственных СЭД, так и информационно-аналитической системы «Работа в России». Пилот продлится до 31 марта 2021 года, после чего можно надеяться на изменения в законодательстве и модернизацию делопроизводства.
— Не все организационные вопросы юридической значимости электронного документооборота решены. В частности, усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) не универсальны: для совершения ряда операций компании может потребоваться покупка нескольких ключей: один – для сдачи отчетности, другой – для работы с Росреестром, третий – для Росалкогольрегулирования, электронных площадок и иных нужд.
Когда компании-партнеры подключены к разным операторам ЭДО, то возникает еще и проблема роуминга — дополнительной платы за пересылку документации между разными операторами. Минфин России обязал операторов ЭДО обеспечить возможность передачи документов между любыми контрагентами, но на практике компании вынуждены подключаться к нескольким операторам сразу для экономии на роуминге. Однако невозможно пользоваться услугами всех действующих в стране операторов и платить все равно приходится.
— ЭДО и использование СЭД повышают требования к информационной безопасности компании: появляются вопросы разделения доступа к электронным документам, обеспечения сохранности и резервирования электронного архива.
Существует вопрос и так называемой компрометации электронной подписи: когда заявитель с поддельной бумажной доверенностью на получение ключа обращается в удостоверяющий центр. Если сотрудники центра не проявят необходимой осторожности, мошенник может получить электронную подпись другого человека. В перспективе законодательно планируется возложить ответственность за компрометацию на сами удостоверяющие центры и ужесточить требования к работе этих организаций.
— Потребуется вникать в технические вопросы и вкладывать дополнительные средства. Нельзя недооценивать сложность выбора СЭД: к этой задаче требуется подойти с особой тщательностью, привлечь для консультации экспертов, ведь в случае выбора системы, которая не обладает необходимым функционалом, организация понесет затраты на доработки или замену СЭД. Компании следует брать в расчет и возможные изменения в требованиях бизнес-подразделений к системе ЭДО: когда сотрудники начнут использование СЭД, может оказаться, что необходимо скорректировать или добавить какие-либо процессы в программе.
ЭДО позволяет моментально найти необходимые документы и предоставить их контрагентам или государственным ведомствам. СЭД исключает ситуацию с потерей актов или счетов-фактур, которые придется переделывать и тратить тем самым время.
С внедрением ЭДО повышается скорость бизнес-процессов, документы не пылятся в бесконечном ожидании согласования и подписания, потому что их не заметили на столе или подписанта не застали в офисе. Внедрение СЭД также позволит повысить прозрачность бизнес-процессов в компании, снизить финансовые и репутационные риски.