Национальная система маркировки «Честный знак» используется государством для эффективного контроля легальности разных категорий товаров и их соответствия требованиям качества. При этом обязательной маркировке уже сегодня подлежат все больше товаров. Учитывая то, что внедрение системы маркировки осуществляется в несколько этапов, в 2022 году список обязательно маркируемой продукции пополнится. В частности, маркировать будут велосипеды, молочную продукцию, питьевую бутилированную воду, ювелирные изделия. Напомним, сегодня маркировке «Честный знак» уже подлежат медикаменты, парфюмерия, автомобильные шины, табачная продукция и ряд других категорий. Также проводятся эксперименты с маркировкой слабоалкогольных напитков и пива, БАДов, антисептической продукции.
Что представляет собой маркировка «Честный знак»
Под маркировкой понимают нанесение соответствующих кодов (так называемых Data Matrix) на сам товар, его ярлык или упаковку. Для отслеживания продукции в «Честном знаке» используют специальные средства идентификации. Проверить соответствие кода может непосредственный покупатель, использовав для этого камеру обычного смартфона. За выпуск кодов отвечает ЦРПТ – непосредственный оператор системы «Честный знак». Самый первый перечень товаров и категорий товаров, которые требуют для продажи обязательной маркировки, был утвержден властями еще в первой половине 2018 года.
Цель маркировки – борьба с контрафактом и недобросовестными производителями, а также повышение качества продукции. Ожидается, что введение системы маркировки «Честный знак» способствует увеличению объема налогов, которые производители уплачивают в российскую казну и сокращение «серого» рынка. Очевидно, что внедрение системы открывает доступ к данным о движении продукции по логистической цепи, что выгодно не только государству, но и самим представителям российского бизнеса. Что касается конечных потребителей, то и для них маркировка имеет свои плюсы. Маркированная по всем правилам продукция отвечает стандартам качества. Потребитель получает гарантии приобретения легальных товаров. О фактах обнаружения нелегальной продукции можно сообщать, используя специальное мобильное приложение.
Маркировка и ЭДО
Продажи, поставки, а также логистика маркированных товаров требует обязательного использования ЭДО, что является несомненным плюсом. Электронный документооборот имеет много преимуществ, позволяет оперативно обмениваться информацией о маркированных товарах, а также обрабатывать ее. Поскольку такая информация унифицирована, она может применяться для создания достоверного каталога (реестра) товаров. Это также позволяет компании сократить ресурсные расходы, эффективно автоматизировать и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.
Основные преимущества ЭДО для бизнеса
- Сокращение издержек: электронные документы не нужно печатать, хранить, доставлять курьером или по почте.
- Высокая скорость обмена электронными документами между сторонами-партнерами.
- Юридическая значимость электронных документов, заверенных ЭЦП. Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам и принимаются соответствующими государственными органами.
Схема работы
Как сама система маркировки, так и контрагенты-участники товарооборота получают необходимую информацию из электронного УПД (универсальный передаточный документ). Он создается производителем или импортером, которые вносит в единую базу маркировки коды товаров или их упаковок. Для подписания УПД требуется КЭП (квалифицированная электронная подпись).
В случае с «Честным знаком» вся информация о торговых сделках передается в систему маркировки исключительно в электронном виде. При отгрузке маркированной продукции каждый код считывается при помощи сканера. Это позволяет избежать любых недоразумений при приемке партии товаров непосредственным покупателем. После того, как УПД сформирован, он подписывается квалифицированной электронной подписью и передается стороне товарополучателя посредством каналов оператора ЭДО.
Прием маркированных товаров осуществляется следующим образом. Приемщик проверяет коды маркировки при помощи 2D-сканирующего оборудования или специального терминала, используемого для сбора данных. Все коды сверяются с УПД поставщика. Вместе с этим осуществляется проверка документов на предмет их регистрации в единой системе мониторинга.
ЭДО для бизнеса, работающего с маркированными товарами
Представители компаний, работающих с группами товаров, которые подлежат маркировке, часто спрашивают: можно ли обойдись без внедрения электронного документооборота. Ответ: переход на ЭДО в этом случае будет обязательным. Нюанс заключается в том, что наносить коды Data Matrix можно без ЭДО. Однако при передаче прав собственности на маркированные товары он потребуется. В частности, это понадобится для формирования УПД, на основании которого осуществляется приемка и отгрузка продукции с марками. Важно знать и то, что грузополучатель не имеет права распоряжаться полученными товарами до тех пор, пока не передаст сведения о сделке в «Честный знак» (для этого также необходим ЭДО). Также недопустима реализация полученной продукции в том случае, если данные о кодах маркировки не соответствуют. Согласно соответствующим законам, компания или предприниматель, принявшие от контрагента продукцию без соответствующих средств маркировки, подлежат обложению штрафами.
Как внедрить обязательную систему маркировки
- Обратитесь в территориальное отделение ФНС для оформления УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) генерального директора, или в аккредитованный удостоверяющий центр для оформления УКЭП для других сотрудников организации.
- Выберите оптимального для вашей компании оператора электронного документооборота.
- Подключите ЭДО.
- Внедрите маркировку товаров на предприятии самостоятельно или поручите эту задачу профильным компаниям-специалистам. Для этого потребуется зарегистрироваться на сайте национальной системы «Честный знак». Производителям и/или импортерам также потребуется пройти предварительную регистрацию на сайте GS1.
- Начните маркировать товары и использовать все преимущества электронного документооборота.
Как бизнесу выбрать и подключить ЭДО
При всем многообразии операторов электронного документооборота выбор подходящего ЭДО представляет для компании непростую задачу. В первую очередь здесь нужно проанализировать организацию бизнес-процессов, а также особенности сотрудничества с компаниями-контрагентами. Также рекомендуется принимать во внимание следующие факторы.
- Типы поддерживаемых документов. Проанализируйте, какие типы электронных документов использует ваша компания.
- Организацию электронного архива (в том числе вместительность и сроки хранения).
- Возможность интеграции ЭДО в существующую ИТ-инфраструктуру компании.
- Удобство интерфейса. Чем проще и понятнее организован интерфейс, тем, соответственно, сотрудникам компании будет проще работать с электронными документами.
- Надежность и безопасность. Рекомендуем отдавать предпочтение только надежным и проверенным операторам ЭДО. С их списком можно познакомиться на официальном портале ФНС России. Все компании-операторы, внесенные в реестр, проверены и отвечают требованиям надежности.
- Необходимость использования нескольких операторов ЭДО для ЭДО с разными контрагентами.
Немаловажную роль играет и тарифный план, выбираемый компанией. Услуги операторов электронного документооборота различаются по своей стоимости. Имейте в виду и то, что в некоторых случаях тарифные пакеты содержат дополнительные услуги. Они могут не играть особой роли для вашей компании (или вообще быть ненужными), но при этом существенно удорожать обслуживание в рамках ЭДО.
Нужно учитывать еще и то, что вся документация, подписываемая ЭП, считается юридически значимой, хранить ее можно только в цифровом виде. Именно поэтому стоит уделить особое внимание тому, как организован электронный архив.
Как найти универсальный ЭДО для работы со всеми контрагентами
Самая большая сложность для многих компаний заключается в том, что все контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО. Таким образом, в работе придется поддерживать работу информационных систем со всеми из этих операторов. Именно по этой причине рекомендуется отдавать предпочтение универсальным по функционалу продуктам, работающим с электронным документооборотом.
Пример успешно реализованного универсального решения - «Логика: ЮЗ ЭДО». Одна из его ключевых особенностей заключается в том, что он позволяет компании взаимодействовать с разными операторами электронного документооборота в едином окне и без использования роуминга.
Что представляет собой «Логика: ЮЗ ЭДО». По сути, такое программное обеспечение – это единая виртуальная среда, которая дает возможность работать с юридически значимыми электронными документами. Продукт успешно интегрируется с внутренними ИТ-системами, формируя внутренний электронный архив. Доступ к цифровым документами осуществляется через единое окно.
Преимущества использования продукта «Логика: ЮЗ ЭДО»
- Позволяет компании работать с большим количеством контрагентов, а также повышает их лояльность.
- Снижает трудо- и финансовые затраты на ведение документооборота.
- Ускоряет бизнес-процессы.
- Позволяет эффективно контролировать документооборот в режиме реального времени.
- Сводит к минимуму ошибки, связанные с влиянием человеческого фактора.
- Позволяет обрабатывать неформализованную электронную документацию без подключения операторов ЭДО.
- Снижает риски утраты и порчи бумажных носителей, поскольку все процессы происходят в виртуальной среде.
- Предоставляет одновременный доступ нескольких сотрудников к юридически значимым электронным документам при наличии соответствующих прав.
«Логика: ЮЗ ЭДО» легко интегрируется в ИТ-среду любой компании и регулярно обновляется. Решение полностью поддерживает федеральное законодательство в части работы с юридически значимыми документами для товаров с маркировкой.
Функционал «Логика: ЮЗ ЭДО» включает:
- Создание формализованных и неформализованных электронных документов в форматах, утвержденных законодательством РФ.
- Импорт документов из файловых хранилищ.
- Организация хранения юридически значимых электронных документов в соответствии с законодательством.
- Визуализация печатных форм документов и информации об ЭП.
- Многое другое.
«Логика: ЮЗ ЭДО» позволяет обмениваться электронными документами при отгрузке и получении маркированной продукции с компаниями-контрагентами. Вся цифровая информация передается через защищенные каналы связи.
Узнать подробнее о продукте «Логика: ЮЗ ЭДО», а также получить доступ к демо-стенду возможно по ссылке.