В любой организации при ее работе создаются многочисленные документы — как внутренние, так и предназначенные для обмена с контрагентами или государственными ведомствами. В прошлом такой обмен осуществлялся исключительно с использованием бумажных документов — других способов не существовало. По мере развития цифровых технологий стал набирать популярность юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО) — формат обмена документацией по телекоммуникационным каналам при условии сохранения их юридической силы. Об особенностях ЮЗ ЭДО, его месте в деятельности организации — в этом обзоре.
Юридическая значимость документов
В первую очередь следует определиться с терминами и понять, что такое и от чего зависит юридическая значимость документов. Изучая законодательство, мы приходим к выводу, что применительно к бумажным документам такая значимость обеспечивается при наличии в них определенных реквизитов, в том числе подписи лица, уполномоченного ее ставить. Если документ имеет юридическую силу, его можно использовать как доказательство — в частности, при рассмотрении спора в суде.
Принципиальное отличие электронного документа от бумажного — в том, что первый представляет собой набор или отдельный файл в цифровом формате. Чтобы он сохранял юридическую значимость, в нем также должны быть все предусмотренные законодательством реквизиты, находящиеся в неразрывной связи с его содержанием. Лишь в этом случае будет обеспечена юридическая значимость. При этом используется не собственноручная, а электронная подпись (ЭП), к которой, в свою очередь, предъявляются определенные требования.
Согласно существует несколько видов ЭП, к каждому из которых предъявляются свои требования:
- простая электронная подпись — ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись — ЭП, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи:
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ,
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,
- создается с использованием средств электронной подписи;
- усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам предыдущей ЭП, но использует квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
При этом применение простой или неквалифицированной электронной подписи — необходимое, но не достаточное условие сохранения юридической значимости документов, передаваемых по цифровым каналам. Еще одно заключается в необходимости регламентации их использования и подписание соглашения между всеми участниками ЭДО. При оформлении такого соглашения в нем нужно зафиксировать признание всеми сторонами полной юридической силы электронных документов и прописать порядок выполнения действий при обмене ими. При использовании усиленной квалифицированной ЭП такое соглашение не требуется.
Есть и свои нюансы: в случае с бухгалтерской первичной документацией (акты, счета-фактуры), согласно правилам Федеральной налоговой службы, для ЮЗ ЭДО между контрагентами требуется участие третьих лиц — специализированных операторов ЭДО, прошедших аккредитацию. Они являются независимыми арбитрами, которые при необходимости могут подтвердить факт обмена документами между компаниями. Во всех остальных случаях участие операторов ЭДО во внешнем документообороте не обязательно.
Преимущества ЮЗ ЭДО для организации
Первое преимущество внедрения ЮЗ ЭДО лежит на поверхности: за счет отказа от бумаги и традиционных каналов ее передачи (например, пересылки по почте) значительно ускоряется и упрощается обмен документацией с контрагентами и государственными ведомствами. Это, в свою очередь, снижает издержки компаний и помогает им создавать репутацию успешных и современных.
Ускорение и упрощение документооборота — не единственное преимущество ЮЗ ЭДО. Компания, внедрившая его, может рассчитывать на:
- повышение эффективности бизнес-процессов;
- ускорение оборачиваемости капитала;
- надежную защиту критически важной информации;
- резкое уменьшение количества ошибок, нередко допускаемых при составлении бумажных документов;
- повышение качества работы с клиентами и, как следствие, увеличение их количества;
- возможность участия в государственных закупках;
- повышение общей социальной ответственности;
- в итоге — увеличение прибыльности предприятия.
Структура системы ЮЗ ЭДО
Структуру системы юридически значимого электронного документооборота можно рассматривать с разных точек зрения — например, в разрезе выполняемых функций. Так систему ЮЗ ЭДО можно разбить на несколько логических сервисов, в числе которых:
- сервис ЭДО. Систематизирует и организует движение документов по определенным правилам;
- сервис работы с электронной подписью, позволяющий подписывать документы различными ЭП;
- сервис взаимодействия с контролирующими органами;
- сервис формирования документов и их печатных форм;
- сервис оперативного хранения. Предназначен не только для хранения документов, но и для их резервного копирования и восстановления при необходимости;
- API. Нужен для связи системы ЮЗ ЭДО с другими программно-аппаратными комплексами (ERP, CRM и прочими);
- коннекторы к операторам ЭДО для пересылки части документов через них;
- личный кабинет сотрудника, который предоставляет интерфейс для принятия, подписания и отправки документов.
Подводные камни и перспективы
Бизнес постепенно движется к полному отказу от пересылки бумажных документов в пользу внедрения юридически значимого электронного документооборота. На этом пути, однако, есть несколько подводных камней, мешающих полностью отказаться от бумаги. Основной из них — неподготовленность многих работников к использованию электронных документов, недоверие к цифровым форматам. Так, все еще сложно представить экспедитора, который передаст товар в магазин с использованием лишь электронной подписи и согласится при этом остаться без бумажных подтверждающих документов на руках. Хотя судебная практика показывает, что в случае разбирательств, цифровые форматы полностью легитимны.
Несмотря на то что в целом законодательная база в России готова к работе компаний исключительно с электронными документами, встречаются области, где ЭДО все еще не регламентирован. Например, не весь документооборот кадровых служб можно перевести в цифру, заключать трудовые договоры пока приходится на бумаге. Не решен вопрос и с долговременным хранением юридически значимых электронных документов. Но, по нашим прогнозам, эти задачи будут решены в ближайшие несколько лет.
Применительно к некоторым отраслям, например, FMCG, следует отметить частую смену персонала, и это еще одно препятствие. Каждому новому сотруднику, устроившемуся на работу, необходимо создавать отдельную электронную подпись, а это — затратный процесс, отпугивающий многих работодателей.
Можно констатировать, что с каждым годом рынок все отчетливее понимает преимущества внедрения ЮЗ ЭДО. Компании все активнее переводят «в цифру» документы, позволяющие полностью отказаться от бумажного оригинала. Речь в первую очередь идет о бухгалтерской первичке и документах договорного характера. Руководители осознают важность автоматизации ЮЗ ЭДО, переводят свои компании на «цифровые рельсы», получают конкурентные преимущества и значительно повышают эффективность бизнеса.
Платформа «Логика: ЮЗ ЭДО»
Специалисты продуктово-внедренческой компании «Логика Бизнеса» понимают важность автоматизации ЮЗ ЭДО и внесли свой вклад в цифровизацию документооборота. Продуктовый комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» упрощает и ускоряет работу с юридически значимыми электронными документами. Позволяет взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО в одном интерфейсе, а также вести внешний документооборот без их привлечения.
«Логика: ЮЗ ЭДО» поддерживает работу с усиленной квалифицированной электронной подписью и позволяет сохранять юридическую значимость документов — а значит, дает все преимущества, описанные в этом обзоре. Продукт внесен в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД.
«Логика: ЮЗ ЭДО» позволяет создавать и обмениваться документами в неформализованных и формализованных форматах, взаимодействовать с государственными ведомствами. Программный комплекс в автоматическом режиме формирует и отправляет по нужным адресам вспомогательные документы (подтверждения, извещения и прочие), что еще более ускоряет и упрощает документооборот компании.
Это — далеко не полный перечень возможностей и преимуществ программного продукта «Логика: ЮЗ ЭДО». Свяжитесь со специалистами нашей компании — они ответят на любые вопросы об этой платформе и расскажут, чем она может быть полезной в вашем случае.