Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот — это механизм работы с документами в электронном виде, включающий их создание, обработку, прием, передачу, архивное хранение с помощью аппаратно-программных средств.
Для локальной работы с документами при организации ЭДО используют серверы и рабочие станции с установленным на них специализированным программным обеспечением. Для их передачи внутри компании, между ее подразделениями и между компанией и внешними контрагентами используют телекоммуникационные каналы — интернет и локальные сети предприятий. Для придания электронным документам юридической силы применяют электронную цифровую подпись.
В обмене цифровыми первичными бухгалтерскими документами между компанией и контрагентами принимает участие оператор ЭДО — организация, входящая в сеть доверия ФНС РФ. Он проверяет соответствие документации установленным требованиям и легитимность электронных цифровых подписей.
Документы промышленных предприятий
При организации электронного документа на промышленном предприятии в систему попадают документы, которые также используют во многих других сферах деятельности:
- счета на оплату;
- товарно-транспортные накладные;
- счета-фактуры;
- доверенности;
- акты сверки взаимных расчетов;
- некоторые другие.
На этом сходство промышленных и других систем ЭДО заканчивается, и начинаются отличия. Помимо перечисленных документов, в электронном документообороте промышленного предприятия фигурируют:
- графики, в соответствии с которыми осуществляются поставки сырья, материалов и готовой продукции;
- каталоги выпускаемых изделий, используя которые, потенциальные покупатели знакомятся с ассортиментом предприятия;
- конструкторская и технологическая документация, описывающая параметры выпускаемых изделий и процессы их производства;
- уведомления о приемке и отгрузке сырья, материалов, готовой продукции;
- отчеты о продажах товаров, инвентаризации складских остатков;
- некоторые другие.
Чтобы полноценно работать с этими специфическими документами в цифровом формате, универсальная система электронного документооборота, тем более — начального уровня, не подойдет. Нужны специализированные программные решения или инструменты глубокой кастомизации — и компания «Логика Бизнеса» предлагает их.
Жизненный цикл документа в системе ЭДО
Существуют стандарты, описывающие несколько основных стадий жизни любого документа в системе ЭДО. Они в полной мере справедливы и для промышленных предприятий. Документ проходит следующие этапы:
- создание. Система ЭДО значительно ускоряет этот процесс — она содержит множество готовых шаблонов, избавляющих сотрудников от необходимости набирать весь текст документа;
- передача. Отпадает необходимость физического перемещения бумажного документа между отделами и подразделениями компании или между предприятием и внешними контрагентами — передача практически мгновенно осуществляется по телекоммуникационным каналам;
- рассмотрение должностным лицом, визирование или отказ в нем. При использовании системы ЭДО эти операции выполняются буквально в несколько кликов «мыши»;
- архивирование и хранение. При внедрении на предприятии электронного архива отпадает необходимость выделять большие площади для хранения бумажных документов, исключаются повреждение и утрата документации при форс-мажорных обстоятельствах, предотвращается несанкционированный доступ к ней.
Анализируя жизненный цикл документа в системе ЭДО, приходим к выводу: последняя значительно (иногда — во много раз) сокращает затраты времени, сил и средств при работе с документацией.
Что дает промышленному предприятию внедрение ЭДО?
Система электронного документооборота позволяет экономить ресурсы на создании, пересылке, получении, архивировании документации. Сотрудники избавляются от необходимости выполнять так называемые обеспечивающие задачи и получают возможность сконцентрироваться на основной деятельности промышленной компании. Значительно уменьшается влияние человеческого фактора, предотвращаются ошибки, допускаемые при ручной обработке документов, повышается качество выпускаемой продукции.
Компания получает возможность ускорить приемку сырья и материалов, отгрузку готовых изделий со склада. Это, в свою очередь, позволяет увеличить объемы выпуска продукции, обороты и прибыль.
Грамотно организованный электронный документооборот позволяет устранить проблему «зоопарка учетных систем», часто встречающуюся на промышленных предприятиях. Все процессы работы с документами унифицируются, что упрощает и ускоряет обмен документацией между подразделениями и с внешним миром, снижает нагрузку на сотрудников, повышает производительность труда.
Система электронного документооборота, внедренная и настроенная квалифицированными специалистами компании «Логика Бизнеса», позволяет точно прогнозировать поставки сырья и материалов, производство продукции и ее отгрузки. Это дает руководству объективную картину работы предприятия и позволяет принимать взвешенные управленческие решения.
Система ЭДО на промышленном предприятии повышает исполнительскую дисциплину. Она делает все бизнес-процессы прозрачными и не позволяет сотрудникам уклоняться от выполнения возложенных на них обязанностей. Это, в свою очередь, делает производство максимально эффективным.
Проблемы внедрения
На пути успешного внедрения и использования систем ЭДО на промышленных предприятиях нередко встают проблемы, мешающие цифровизации документооборота.
Низкая квалификация кадров
Для полноценного использования системы электронного документооборота сотрудники промышленного предприятия должны как минимум уверенно работать на компьютере. Проблема в том, что основной состав многих таких организаций получал профессиональное образование 15-20 лет назад и никогда не учился работать на ПК. Чтобы решить проблему, сотрудников приходится направлять на специализированные курсы компьютерной грамотности или приглашать тренеров для их проведения на предприятии.
Недостаточная информированность руководства
Многие руководители слышали о существовании электронного документооборота, но не понимают, что он собой представляет, и какие возможности может открыть перед промышленным предприятием. Для решения этой проблемы разработчики систем ЭДО проводят просветительскую работу — выпускают буклеты, снимают видеоролики, готовят кейсы удачного внедрения электронного документооборота. Эта статья также призвана повысить информированность лиц, принимающих решения о внедрении ЭДО.
Психологические барьеры у сотрудников
Руководитель может понимать все достоинства электронного документооборота, а вот рядовые сотрудники — видеть в нем лишь источник многочисленных проблем. Многие привыкли работать с документами по старинке — печатать их на бумаге, заверять собственноручной подписью, отправлять по почте, подшивать в архивные дела. Необходимы инструктажи и разъяснительные беседы, призванные показать все достоинства перехода на цифровой формат работы. Иногда возникает еще одна психологическая проблема. Сотрудники осознают, что после внедрения ЭДО им уже не удастся уклоняться от прямых обязанностей, что автоматически настраивает их против нововведений. Столкнувшись с этим, руководству приходится принимать взвешенные кадровые решения — от мотивации сотрудников к полноценному использованию ЭДО до их депремирования, понижения в должности и увольнения.
Руководитель предприятия, внедряющий ЭДО, должен критически оценить ситуацию, определить наличие перечисленных проблем и разработать план действий по их устранению. Если он будет реализован, на предприятии в полной мере проявятся достоинства электронного документооборота, перечисленные выше.
Программные продукты «Логики Бизнеса»
Компания «Логика Бизнеса» видит растущий интерес хозяйствующих субъектов, в том числе промышленных предприятий, к системам электронного документооборота. Отвечая на веяния времени, мы предлагаем несколько современных программных решений, позволяющих организовать эффективный электронный документооборот.
«Логика: СЭД»
Продукт предназначен для управления всем жизненным циклом документов организации — входящих, исходящих, внутренних. Он позволяет стандартизировать обработку документации, ускорить и упростить работу с ней. Подходит для средних и крупных промышленных предприятий, в том числе с разветвленной сетью подразделений и филиалов.
«Логика: ЮЗ ЭДО»
Программное решение для организации юридически значимого электронного документооборота. Позволяет организовать передачу документов по телекоммуникационным каналам с сохранением их юридической силы. Подходит для обмена с государственными ведомствами и между компаниями, в том числе входящими в группы и холдинги.
«Логика: ТЕХДОК»
Решение для обработки, совместного доступа и хранения технических документов промышленного предприятия — чертежей, таблиц, спецификаций и других. Обеспечивает строгое соблюдение государственных стандартов, касающихся технической документации и работы с ней.
Свяжитесь с консультантом нашей компании удобным вам способом, расскажите об особенностях вашего предприятия и существующих потребностях. Мы поможем подобрать решение, которое оптимально подойдет именно вам, а затем профессионально внедрим и настроим его на вашем предприятии.