Практика внедрения систем электронного документооборота (ЭДО, в более широком понятии — ECM) в России зародилась в 90х годах. О зрелости рынка свидетельствует то, что к настоящему времени почти все организации уже используют ECM, а некоторые даже успели поменять программное обеспечение не один раз.
Набор задач, решаемых ECM-системами, очень широк: от создания и регистрации документов, до их обработки и хранения. В идеальной ситуации все они могут и должны решаться на базе единой платформы, которая обеспечит бесшовность и максимальную автоматизацию документоориентированных процессов. Но, поскольку задачи возникали в разное время, а в их решении были заинтересованы разные бизнес-подразделения, то часто в организации присутствует целый набор ECM-продуктов на базе платформ от разных поставщиков. Так, в одной системе может вестись управленческий документооборот, в другой – финансовый и так далее. В результате во многих организациях или группах компаний исторически распространен «лоскутный» подход к автоматизации работы с электронными документами.
Внешний ЭДО как еще один лоскут автоматизации
Долгое время желанию организаций перевести документооборот друг с другом в электронный вид препятствовало отсутствие единых стандартов и регламентов, а также необходимость предоставлять бумажные документы или их копии в государственные органы. Около 10 лет назад для ЭДО между ведомствами были разработаны системы МЭДО и СМЭВ, но для коммерческих структур по-прежнему ничего подобного не существовало. Ситуация трансформировалась в 2012 году, когда государство разрешило обмениваться организациям счетами-фактурами и предоставлять их в ФНС полностью в электронном виде.
К настоящему времени в электронном виде с сохранением юридической значимости можно обмениваться формализованными и неформализованными документами. Формат первых устанавливает ФНС, а передача осуществляется только через лицензированных операторов ЭДО. Неформализованные – это все остальные документы, ими можно обмениваться в том числе и через email или общий портал.
В самом простом случае, чтобы передать электронный документ через оператора ЭДО, надо выгрузить его из той системы, в которой он был создан, вручную загрузить в личный кабинет оператора, подписать документ электронной подписью в личном кабинете и отправить контрагенту. Аналогично при получении электронного документа надо зайти в личный кабинет оператора ЭДО, выгрузить его на свой компьютер и загрузить в систему, в которой будет происходить дальнейшая обработка.
В случае большого объема передаваемых документов, их ручная загрузка/выгрузка будет неэффективной и целесообразно делать интеграцию с личным кабинетом оператора ЭДО для автоматической передачи документов из других информационных систем. Это требует доработки имеющегося ПО, либо специального решения по интеграции. Организация, которая уже использует ЕСМ-решения для внутреннего электронного документооборота, вынуждена интегрировать их с ЮЗ ЭДО-продуктами. Таким образом, появляется еще один «лоскут» в автоматизации организации со всеми вытекающими проблемами.
Бывают и обратные ситуации, когда организация (или подразделение, чаще финансовое) сначала внедряет ЮЗ ЭДО-решение, которое взаимодействует с учетными системами, а потом понимает, что еще требуется согласовывать электронные документы, хранить их и их печатные формы, делать подборки по запросу контролирующих органов и банков. А значит этот функционал нужно разрабатывать в ЮЗ ЭДО-решении или учетных системах, либо внедрять ЕСМ-решение (СЭД, Электронный архив) и делать интеграцию с ним.
Типичные проблемы лоскутной ECM-автоматизации и их решение
-
Каждое решение (СЭД, Электронный архив, ЮЗ ЭДО) приходится закупать отдельно и есть риск выбрать неоптимальный набор решений, которые будет тяжело интегрировать друг с другом.
-
Приходится интегрировать разные решения друг с другом, что часто оказывается долго, трудоемко, к тому же риск того, что «интеграция» не взлетит, приходится нести самой организации, не говоря о проблемах дальнейшей поддержки и развития. Иногда для интеграции требуется доработка уже существующих решений.
-
Пользователям в рамках обработки одного документа приходится переключаться между разными решениями и использовать несколько учетных записей, а при необходимости найти информацию об истории обработки документа – и искать ее в нескольких решениях.
Все перечисленное выше приводит к недовольству пользователей и излишним расходам организации. Тем не менее с лоскутной автоматизацией сталкиваются большинство традиционных компаний, чей бизнес развивался быстрее, чем ИТ-составляющая.
Симметричным ответом на подобные проблемы ECM-рынок видит во внедрении платформенного подхода, который активно поддерживает «Логика Бизнеса». Для решения задач автоматизации коллективом компании был разработан продукт «Логика: ПЛАТФОРМА», которое позволяет построить ECM-экосистему, автоматизирующую полный цикл обработки электронных документов, включая взаимодействие с внешними организациями.
«Логика: ПЛАТФОРМА» содержит все необходимые бизнес-сервисы и инструменты для решения типовых задач управления контентом, а в сочетании с продуктами, построенными на ее основе, позволяет в единый пользовательском интерфейсе проводить все операции с электронными документами, в том числе обмениваться ими с другими организациями через операторов ЭДО.Концептуальная архитектура решения
Конечно, в разных организациях информационные системы развиваются по-разному. Есть счастливые заказчики, которые уже автоматизировали работу с электронными документами и ЮЗ ЭДО, не столкнувшись с трудностями, описанными в заметке, или успешно преодолевшие их. Есть компании, у которых эти проблемы возникли и еще не решены, и есть те, которым еще только предстоит автоматизировать процессы ЮЗ ЭДО.
Надеемся, что наш опыт и продукт «Логика: ПЛАТФОРМА» помогут вам найти решение всех возникших вопросов, а лучше и вовсе избежать их.