ЮЗ ЭДО в самом начале порождает у заказчика страх

20.12.2018

О том, какие сложности возникают при внедрении ЮЗ ЭДО, и каким он должен быть рассказал CNews Валентин Солодилин, бизнес-архитектор «Логика Бизнеса».

CNews: Какие проблемы чаще всего возникают при внедрении ЮЗЭДО в крупных компаниях?

Валентин Солодилин: В современном бизнесе скорость развития напрямую коррелирует с масштабами компании. К сожалению, эта корреляция имеет обратный характер: чем крупнее бизнес, тем медленнее он развивается, в том числе с точки зрения ИТ. И часто это не зависит ни от бюджетов на проекты, ни от количества участников-тяговой силы на проекте.

Проблемы можно разделить на две составляющие, условно организационного и технического характеров. И если технические — сложность построенной инфраструктуры, большое количество различных унаследованных программных платформ, технологий и информационных систем, — лечатся через перевод на современные способы автоматизации и построение эффективных сред взаимодействия, то организационные устранить гораздо сложнее.

Крупные компании (особенно с госучастием) часто необоснованно бюрократизированы. Процессы крупных бизнес-структур, как правило, сложны, неоднородны и построены с учетом многогранных взаимодействий не только с внешним миром, но и внутри себя. Поэтому недостаточно внедрять ЮЗЭДО только в рамках взаимодействия компании с внешними контрагентами или госслужбами, необходимо проанализировать все процессы обработки в соответствии с регламентами ведения делопроизводств внутри корпорации. А если, например, холдинг состоит из множества компаний, которые исторически развивались обособленно друг от друга, то говорить о каких-то единых стандартах и регламентах ведения учета и хозяйственных операций не приходится. И при внедрении ЮЗ ЭДО в таких компаниях неизбежно начинается глобальный и трудоемкий во всех смыслах период стандартизации и реинжиниринга бизнес-процессов, усовершенствования внутренних регламентных работ. При внедрении ЮЗ ЭДО в таких обстоятельствах нужно иметь обширную и сильную методологическую подкованность, чтобы обеспечивать всяческую поддержку этого довольно быстро ускоряющегося движения к цифре.

Более того, необходимо снисходительно относится к желанию внутренних специалистов оставить все как есть. Быть готовыми отражать нападки и критику на ЮЗ ЭДО, а в дальнейшем, после этапа отрицания, обеспечить всей необходимой и полной информацией относительно теории электронного обмена, электронной подписи, законодательства в сфере ЮЗ ЭДО и личной ответственности специалистов. Необходимо понимать, что ЮЗ ЭДО в самом начале порождает страх у специалистов, т.к. в электронном мире нет осязаемой на бумаге ответственности.

CNews: Как меняются требования к таким решениям?

Валентин Солодилин: Все крупные компании при внедрении ЮЗ ЭДО пытаются пойти простым путем, запуская проекты исключительно в рамках финансового делопроизводства и только для обмена с внешними контрагентами. Но быстро понимают свою ошибку. ЮЗ ЭДО неизбежно ведет к пересмотру внутреннего документооборота и всей архитектуры предприятия. Вот почему внедрение небольших конвекторов, например, модулей к учетной системе для обмена финансовой первичкой с внешними контрагентами, обязательно приводит к построению комплексного решения ЮЗ ЭДО для различных видов документов, различных делопроизводств.

К сожалению, крупные компании до сих пор вместо того, чтобы сразу проектировать комплексное решение, тратят деньги на закрытие конкретных задач, не задумываясь о впустую потраченном времени и средствах. По нашему опыту, отдачу от комплексного ЮЗ ЭДО видно сразу и не нужно бояться полноценного внедрения.

Многие крупные холдинги задумываются о построении собственной отраслевой услуги Оператора ЭДО, что позволит оставлять деньги внутри отрасли и более эффективно взаимодействовать с партнерами по отраслевым правилам. При этом встают вопросы снижения издержек на осуществлении юридически значимого ЭДО. Понятно же, что в крупных компаниях работает много специалистов, а значит и участников ЭДО, кому необходима электронная подпись (ЭП), тоже много. А ЭП стоит денег. Поэтому появляются требования для дополнительной автоматизации рутинной деятельности, например, различных проверок стоимостных и количественных данных, комплектации и классификации документов, запуска по маршруту обработки. Это помогает уменьшить количество участников ЮЗ ЭДО и повысить эффективность автоматизации.

CNews: Каким должен быть по-настоящему умный документооборот?

Валентин Солодилин: Автоматизация показывает свою наибольшую эффективность, когда становится сквозной в рамках всего бизнес-процесса от начала до конца. Для этого ЮЗ ЭДО должен объединять все прикладные системы: отправлять документы по маршрутам обработки, инициировать в той или иной системе соответствующие сценарии, передавая туда данные.

Гибкие настройки ЮЗ ЭДО должны позволять автоматически получать и распознавать цифровые документы, проверять корректность электронной подписи, сравнивать с определенным набором данных. В соответствии с выявленными атрибутами, должны назначаться ответственные сотрудники за бизнес-процесс, происходить информирование всех заинтересованных в нем лиц. Должны создаваться цепочки действий под определенный тип документа на лету в соответствии со специально обучаемыми алгоритмами искусственного интеллекта (ИИ), который следит за всеми этапами, освобождая пользователя от рутинной работы.

Современный ЭДО позволяет собирать данные для аналитики – создавать базу для управления знаниями, ускорять работу, перераспределять нагрузку на персонал, а также использовать интеллектуальных помощников-маршрутизаторов.

Более того необходима переработка самого контента для восприятия пользователями, участниками ЭДО, в мультимедиа, да и вообще геймификация — основная перспективная задача взаимодействия систем ЭДО с пользователями.

Должна стать привычной работа с интерфейсом систем через современные каналы: общение с чат-ботами и голосовыми помощниками не на языке команд, а с помощью обычной речи. Все сложные операции анализа контента и выполнения задач должна взять на себя машина.

Например, концепция Smart ЭДО от «Логики Бизнеса», уже сегодня использует механизмы предобработки электронных документов: от дополнительной верификации до подписания и формирования бухгалтерской проводки в учетных системах.

Автоматически происходит классификация и сверка информации из новых электронных документов с теми данными, что есть в прикладных системах. Например, по количеству позиций, НДС, наличию договора, и, в зависимости от всех проверок и условий, документ движется по маршруту. Это избавляет от ручного труда и ошибок. Документ от контрагента самостоятельно может попадать в контур Smart ЭДО, проходить все нужные операции, привлекая сотрудников только на этапах контроля принятия решений.

Полный отчет: http://events.cnews.ru/articles/2018-12-04_kak_perejti_na_yuridicheski_znachimyj_elektronnyj_dokumen... 

«Логика Бизнеса» получила государственный грант от РФРИТ на разработку уникального программного обеспечения
«Логика Бизнеса» получила государственный грант от РФРИТ на разработку уникального программного обеспечения
Создаваемый продукт автоматизирует процессы договорных отношений между контрагентами на основе смарт-контрактов с использованием технологии распределенных реестров, а также интеллектуальных средств работы с документами
Единая среда для работы с юридически значимыми электронными документами
Единая среда для работы с юридически значимыми электронными документами
От автоматизации отдельных бизнес-процессов к цифровизации ЭДО на примере практических кейсов. Прокачайте свои знания в области ЮЗ ЭДО и получите ответы от экспертов на самые горячие вопросы!
Конвертация документов в различные форматы в новом релизе «Логика: ЮЗ ЭДО» 2.5
Конвертация документов в различные форматы в новом релизе «Логика: ЮЗ ЭДО» 2.5
Релиз 2.5 продукта «Логика: ЮЗ ЭДО» позволяет конвертировать документы в формализованные и универсальные форматы, автоматически маршрутизировать исходящие документы из смежных систем и многое другое.
Хотите узнавать все новости первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: