Зачем внедрять электронный финансовый документооборот: рассказываем на примере продукта «Логика: ФИНДОК»

Налаженный финансовый документооборот влияет практически на все бизнес-процессы. Активная цифровая трансформация последних лет привела к тому, что российские компании медленно, но уверенно переводят финансовые документы (в частности, бухгалтерскую «первичку») на ЭДО. Поговорим о преимуществах, а также задачах, которые решает автоматизация финансового документооборота на предприятии.

Финансовый документооборот сопровождает все бизнес-процессы компании, собирая и сохраняя данные, необходимые для следующих задач:

• Подтверждать и легализовывать финансовые операции в процессе деятельности.
• Предоставлять финансовые данные за определенный период в контролирующие органы.
• Понимать и публиковать финансовые результаты деятельности.

К финансовым документам относятся:

• первичные бухгалтерские документы (договоры с контрагентами, счета на оплату, счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ, товарные и транспортные накладные и др.);
• балансовые отчеты;
• отчеты о прибыли/убытках;
• отчеты о направлениях расхода денежных средств;
• документация, отражающая платежно-банковские операции (квитанции об осуществлении платежей, паспорта сделок, банковские гарантии);
• и другие.

Электронные финансовые документы: юридическая сторона вопроса

Начиная с мая 2012 года, когда был окончательно утвержден электронный формат счетов-фактур, Налоговый кодекс РФ разрешил составлять все первичные бухгалтерские документы в цифровом формате. При условии заверения электронной подписью документы обладают полноценной юридической силой и могут использоваться в судебных и/или налоговых органах наравне с бумажными экземплярами. Кроме того, электронная «первичка» может считаться законным основанием для расчета налогов и сборов.

Исходя из положений Федеральных законов выделены следующие правовые свойства:

• Документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному документу, заверенному «мокрой» печатью, а также собственноручной подписью ответственного лица (63-ФЗ).
• Акты, счета, накладные и другая «первичка» могут составляться в цифровом виде с использованием ЭП (402-ФЗ).
• Предприятие может использовать в работе с контрагентами электронные счета-фактуры, но обмен ими должен осуществляться в соответствии с порядком, установленным Минфином (ст. 169 НК РФ, ПП РФ №1137).
• Обмен счетами-фактурами в цифровом формате должен осуществляться через операторов ЭДО на основании утвержденных требований (приказ Минфина №14н).
• При подписании контрагентских договоров могут использоваться электронные подписи (ст. 160 ГК РФ).
• Электронные финансовые документы могут использоваться в качестве письменных доказательств при рассмотрении исков в судебных органах (ст. 75 АПК РФ).

Преимущества перевода финансового документооборота в цифру

Перевод финансового документооборота в цифровой формат, как и в случае с другими категориями делопроизводства, гарантирует предприятию множество выгод:

• Многократно повышается эффективность бизнес-процессов за счет информационного и документационного обеспечения управления.
• Снижаются трудозатраты на обработку финансовой документации, а также на внутреннее согласование.
• Практически полностью исключаются риски ошибок при составлении и подаче отчетности в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы.

Компания получает возможность снизить расходы на печать, обработку и архивное хранение финансовых документов.

• Сводятся к минимуму риски утери, порчи оригиналов документов.
• Благодаря системному разграничению прав доступа, повышается уровень безопасности операций, в которых задействована конфиденциальная информация.

Перевод финансовой документации в электронный вид экономит ресурсы

Внедрение системы обработки финансовой документации позволяет снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии, сокращая время выполнения рутинных операций. Благодаря грамотной автоматизации, обработка большинства процессов, таких как заведение счетов, актов, накладных и т.п., их комплектация и маршрутизация, может занимать до 10 раз меньше времени, чем в случае с бумажными бланками, появляется возможность автоматической проверки комплектности пакетов документов и соответствия установленным правилам.

Иногда формат работы не требует полного перехода на электронный обмен. Например, могут быть контрагенты, которым не выгодно или невозможно перейти на ЭДО, поэтому с ними обмен будет продолжаться в бумажном виде.

В этом случае возможна частичная автоматизация, при которой пакеты бумажных документов оцифровываются с автоматическим распознаванием и классификацией в системе, далее переходят в работу в электронном виде (согласование, утверждение, принятие к учету и т.п.), а бумажные оригиналы подписываются (если требуется) и передаются в бумажный архив. Это упрощает движение и сопутствующую обработку документов внутри компании.

Документы не потеряются в процессе их обработки

Утеря документов – проблема, с которой сталкиваются организации даже с четко отлаженными механизмами документооборота. Перевод в электронный вид позволяет интегрировать все финансовые документы в единую автоматизированную базу, обеспечивая защиту от ошибок и утери в процессе формирования, обработки и дальнейшего использования. Резервное копирование данных позволяет сохранить документацию даже в том случае, если в автоматизированной системе произойдет непредвиденный сбой.

Электронные архивы, в отличие от бумажных, обеспечивают более простой и безопасный доступ к финансовой отчетности. Ответственным сотрудникам не придется формировать запросы и тратить время на ожидание бумаг, которые нужно доставить из архива. Достаточно воспользоваться инструментами быстрого поиска по автоматизированной системе, практически моментально выгрузив необходимые реестры и подобрав пакеты документации. При этом многоуровневые настройки пользовательских прав обеспечивают доступ для работы с документами только тем лицам, у которых есть на это подтвержденные полномочия.

ЭДО стандартизирует финансовые документы

Стандартизация и автоматизация, которую обеспечивает переход на ЭДО, для компаний с большим объемом первичной бухгалтерской документации — это возможность структурировать многие бизнес-процессы, облегчить и ускорить процедуру обработки, приведя документооборот к установленным стандартам. Кроме того, автоматизация процессов повышает контролируемость потока документации, а значит, большинства работ на предприятии.

Еще одно преимущество ЭДО – автоматизированная проверка корректности и полноты комплектации пакетов «первички». Электронный формат обработки практически исключает влияние человеческого фактора, что сводит к минимуму вероятность ошибок, без которых не обойтись при формировании и комплектации первичных бухгалтерских документов вручную.

ЭДО в бухгалтерии экономит ваши деньги

Еще один важный аргумент в пользу внедрения финансового документооборота в электронном виде – возможность для предприятия существенно сократить ряд издержек. Автоматизация снижает расходы на печать, сопутствующие материалы и транспортировку.

По экспертной оценке, компании крупного бизнеса в среднем отправляют 1,25 тыс. пакетов документов в день. Таким образом, это 27,5 тыс. пакетов в течение 22 рабочих дней в месяц. Стоимость отправки одного пакета документов – 50 рублей. Предположим, в пакете 5 листов. Средняя цена печати 1 листа — 4 руб. Таким образом, затраты на бумажный оборот 1,65 млн. документов составляют почти 24 млн. руб. в год. *

*по данным калькулятора ЭДО

Перевод первичной бухгалтерской документации на ЭДО позволяет сократить до 80% расходов. Сюда входит экономия на бумаге, расходных материалах и доставке, а также снижение издержек на аренду помещений, требуемых для организации бумажных архивов.

Как это выглядит на практике: «Логика: ФИНДОК»

«Логика Бизнеса» разработала универсальный IT-продукт, позволяющий легко перейти на финансовый документооборот в цифровом формате. «Логика: ФИНДОК» – это система для автоматизации и управления процессами получения, передачи и контроля обработки первичной документации в бухгалтерских службах, а также автоматизации сбора документации для подачи в контролирующие органы.

Продукт поставляется уже настроенным на обработку типового сценария для работы с разными видами финансовых документов. В то же время функция гибкой настройки позволяет адаптировать «Логика: ФИНДОК» под компанию-пользователя с учетом всех требований.

Решение легко интегрировать в корпоративный ландшафт, например, для синхронизации сведений с учетной системой или получения документов из внешних источников для их последующей обработки (от операторов ЭДО, из ОЦО после потокового сканирования и т.п.).

Для чего вам «Логика: ФИНДОК»

Внедрение продукта «Логика: ФИНДОК» решает следующие задачи:

• снижение трудоемкости работы с бухгалтерской «первичкой»;
• экономия времени на форматирование, внутреннее согласование, пересылку документов и т.п.;
• повышение информационной безопасности бизнес-процессов;
• увеличение скорости расчетов по сделкам;
• снижение издержек на хранение финансового архива;
• минимизация ошибок, рисков утери, налоговых рисков;
• предоставление более прозрачного контроля над первичной документацией;
• многое другое.

Решение «Логика: ФИНДОК» поддерживает широкий набор функциональных возможностей, от автоматического распознавания финансовых документов и гибкого структурирования до архивного хранения.