Восемь шагов оптимизации процесса «Обработка первичных бухгалтерских документов»
Ирина Трубина
Ирина Трубина
руководитель продукта «Логика: ДОСЬЕ»
17.12.2015

Опыт внедрения ЕСМ-решения «Логика ЭХД. Финансовые документы» у заказчиков показывает, что многие из них имеют схожие процессы обработки первичных бухгалтерских документов.

Процесс «как есть»

Получая документы от контрагента, компании, как правило, выполняют проверку корректности данных в документах и правильности их оформления. На это тратится время, некоторые документы возвращаются на доработку, но свои затраты на проверку и формирование реестров на возврат компании на контрагентов не переносят. Сам процесс приема и проверки документов требует в несколько раз больше времени, чем отражение документа в учете: 4-5 минут против 1-2. Риск передачи на учет некорректных документов, неполных пакетов, без подписи ответственных лиц и пр. остается большим, что влечет за собой налоговые риски.

findoc_post_1.jpg

Рис. 1. Процесс «как есть»

 

Функция передачи документов на проверку и согласование контролирующим подразделениям (планово-экономическому отделу или контрольно-финансовому управлению) и конечное подписание документов со стороны заказчика, как правило, передается кураторам договоров. Их работа никем не контролируется, сроки согласования и подписания со стороны заказчика часто затягиваются, документы в бухгалтерию передаются поздно. Процессы согласования тоже зачастую не оптимальны, поскольку согласование выполняется только последовательно. Возникают дополнительные трудозатраты на копирование и прикрепление первичных документов к соответствующим записям в модулях учетной системы.

После того как документы приняты к бухгалтерскому и налоговому учету, они архивируются: подшиваются в дела и хранятся в бухгалтерии либо передаются на ведомственное хранение в бумажный архив. При получении запросов от контролирующих органов на предоставление «первички» ведется долгая кропотливая работа по поиску документов в архивах и предоставлению оригиналов или копий с печатью «копия верна». Многие компании тратят на это недели.

Процесс «как должно быть»

1. Все первичные финансовые документы сканируются, а основные распознаются
  • Система автоматически проверяет корректность реквизитов, сравнивая их с корпоративными справочниками. Мы используем для этих задач решение ABBYY FlexiCapture.
  • Автоматически проверяется правильность оформления и наличие/отсутствие реквизитов.
  • Проверяются также итоговые суммы на документах.
  • Документы проверяются на соответствие друг другу: по суммам, датам, контрагенту и пр.
  • Все ошибки в документах формализуются и загружаются в систему для отображения всем заинтересованным пользователям.

findoc_post_2.jpg

Рис. 2. Процесс «как должно быть»

 

2. Создаются процессы согласования

  • Жесткие, когда набор согласующих/обрабатывающих лиц и подразделений задан заранее и их невозможно исключить.
  • Гибкие, когда набор согласующих/обрабатывающих лиц и подразделений задан заранее, но возможность исключения некоторых из них есть. Например, при капитальном строительстве необходимо согласование мастера участка/цеха о принятии работ, а при получении услуг по разработке/внедрению такого согласования не требуется.
  • Распараллеливание шагов процесса позволяет уменьшить сроки согласования и трудозатраты кураторов договоров, которые обычно сами носят документы между согласующими инстанциями. Сознательно исключить кого-то из цепочки согласования им теперь не удастся — весь процесс согласования происходит в системе. Вероятность сдвига сроков передачи документов в бухгалтерию сильно снижается.

3. Предоставляется механизм уведомления пользователей о необходимости согласования, о приближении срока завершения согласования, об истечении сроков согласования

4. Предоставляется доступ к истории согласования для отслеживания текущего этапа работы с документами

5. Реализуется интеграция с модулями бюджетирования и казначейства в учетных системах заказчика

  • В учетную систему (в созданные системные документы) автоматически передаются атрибуты документов, что существенно сокращает трудозатраты и риски ошибок при ручном вводе
  • Передаются ссылки на скан-образы первичных документов либо сами скан-образы, что исключает необходимость их ручного прикрепления
  • Данные о созданных системных документах сохраняются в карточках первичных документов с целью обеспечения контроля за вводом данных и возможности проверки

6. Реализуется интеграция с модулями бухгалтерского и налогового учета в учетных системах заказчика

  • Автоматизируется создание документов-начислений
  • Реализуется двусторонняя связь между проводкой в учетной системе и пакетом документов: в любой момент можно проверить, по какой версии документа создана та или иная проводка
  • В учетную систему автоматически передаются сведения о наличии копии/оригинала документа для проведения сторнирования проводок до принятия к налоговому учету
  • Учетные системы дорабатываются для генерации «реестров массовой печати» из «книг покупок», «книг продаж», «главной книги», содержащих ссылки на пакеты/первичные документы, которые служат основанием для фигурирующих в отчетах проводок

7. Предоставляются модули архивного делопроизводства

  • Они позволяют списывать документы в архив в соответствии с принятыми в организации правилами
  • И фиксировать для каждого первичного документа параметры хранения в архиве: номер тома, номер дела, полка и пр.

8. Для предоставления документов в контролирующие органы

  • Предоставляется механизм поиска документов по «реестрам массовой печати», выгружаемым из учётной системы, и вывода требуемых документов на печать или выгрузку на локальные носители
  • Предоставляется механизм поиска по произвольным реестрам (например, при запросе перечня документов от определенных контрагентов с определенным номерами)
  • Предоставляется механизм формирования «отчета архивного хранения» для подобранных в системе документов. В отчете фигурируют данные о месте хранения документов в бумажном архиве

Применение таких механизмов позволяет сократить сроки подбора документов с нескольких недель до 1-2 дней.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: