Опыт внедрения ЕСМ-решения «Логика ЭХД. Финансовые документы» у заказчиков показывает, что многие из них имеют схожие процессы обработки первичных бухгалтерских документов.
Процесс «как есть»
Получая документы от контрагента, компании, как правило, выполняют проверку корректности данных в документах и правильности их оформления. На это тратится время, некоторые документы возвращаются на доработку, но свои затраты на проверку и формирование реестров на возврат компании на контрагентов не переносят. Сам процесс приема и проверки документов требует в несколько раз больше времени, чем отражение документа в учете: 4-5 минут против 1-2. Риск передачи на учет некорректных документов, неполных пакетов, без подписи ответственных лиц и пр. остается большим, что влечет за собой налоговые риски.
Рис. 1. Процесс «как есть»
Функция передачи документов на проверку и согласование контролирующим подразделениям (планово-экономическому отделу или контрольно-финансовому управлению) и конечное подписание документов со стороны заказчика, как правило, передается кураторам договоров. Их работа никем не контролируется, сроки согласования и подписания со стороны заказчика часто затягиваются, документы в бухгалтерию передаются поздно. Процессы согласования тоже зачастую не оптимальны, поскольку согласование выполняется только последовательно. Возникают дополнительные трудозатраты на копирование и прикрепление первичных документов к соответствующим записям в модулях учетной системы.
После того как документы приняты к бухгалтерскому и налоговому учету, они архивируются: подшиваются в дела и хранятся в бухгалтерии либо передаются на ведомственное хранение в бумажный архив. При получении запросов от контролирующих органов на предоставление «первички» ведется долгая кропотливая работа по поиску документов в архивах и предоставлению оригиналов или копий с печатью «копия верна». Многие компании тратят на это недели.
Процесс «как должно быть»
- Система автоматически проверяет корректность реквизитов, сравнивая их с корпоративными справочниками. Мы используем для этих задач решение ABBYY FlexiCapture
- Автоматически проверяется правильность оформления и наличие/отсутствие реквизитов.
- Проверяются также итоговые суммы на документах.
- Документы проверяются на соответствие друг другу: по суммам, датам, контрагенту и пр.
- Все ошибки в документах формализуются и загружаются в систему для отображения всем заинтересованным пользователям.
Рис. 2. Процесс «как должно быть»
2. Создаются процессы согласования
- Жесткие, когда набор согласующих/обрабатывающих лиц и подразделений задан заранее и их невозможно исключить.
- Гибкие, когда набор согласующих/обрабатывающих лиц и подразделений задан заранее, но возможность исключения некоторых из них есть. Например, при капитальном строительстве необходимо согласование мастера участка/цеха о принятии работ, а при получении услуг по разработке/внедрению такого согласования не требуется.
- Распараллеливание шагов процесса позволяет уменьшить сроки согласования и трудозатраты кураторов договоров, которые обычно сами носят документы между согласующими инстанциями. Сознательно исключить кого-то из цепочки согласования им теперь не удастся — весь процесс согласования происходит в системе. Вероятность сдвига сроков передачи документов в бухгалтерию сильно снижается.
3. Предоставляется механизм уведомления пользователей о необходимости согласования, о приближении срока завершения согласования, об истечении сроков согласования
4. Предоставляется доступ к истории согласования для отслеживания текущего этапа работы с документами
5. Реализуется интеграция с модулями бюджетирования и казначейства в учетных системах заказчика
- В учетную систему (в созданные системные документы) автоматически передаются атрибуты документов, что существенно сокращает трудозатраты и риски ошибок при ручном вводе
- Передаются ссылки на скан-образы первичных документов либо сами скан-образы, что исключает необходимость их ручного прикрепления
- Данные о созданных системных документах сохраняются в карточках первичных документов с целью обеспечения контроля за вводом данных и возможности проверки
- Автоматизируется создание документов-начислений
- Реализуется двусторонняя связь между проводкой в учетной системе и пакетом документов: в любой момент можно проверить, по какой версии документа создана та или иная проводка
- В учетную систему автоматически передаются сведения о наличии копии/оригинала документа для проведения сторнирования проводок до принятия к налоговому учету
- Учетные системы дорабатываются для генерации «реестров массовой печати» из «книг покупок», «книг продаж», «главной книги», содержащих ссылки на пакеты/первичные документы, которые служат основанием для фигурирующих в отчетах проводок
7. Предоставляются модули архивного делопроизводства
- Они позволяют списывать документы в архив в соответствии с принятыми в организации правилами
- И фиксировать для каждого первичного документа параметры хранения в архиве: номер тома, номер дела, полка и пр.
8. Для предоставления документов в контролирующие органы
- Предоставляется механизм поиска документов по «реестрам массовой печати», выгружаемым из учётной системы, и вывода требуемых документов на печать или выгрузку на локальные носители
- Предоставляется механизм поиска по произвольным реестрам (например, при запросе перечня документов от определенных контрагентов с определенным номерами)
- Предоставляется механизм формирования «отчета архивного хранения» для подобранных в системе документов. В отчете фигурируют данные о месте хранения документов в бумажном архиве
Применение таких механизмов позволяет сократить сроки подбора документов с нескольких недель до 1-2 дней.