Внедряем СЭД без саботажа

09.12.2019


Не все так просто с СЭД


Национальное управление архивов и документации США (NARA) сообщило, что с 2023 года прекратит принимать бумажные версии документов и полностью перейдет на электронный документооборот.

Электронный документооборот – решение проблем с бумажной волокитой

Электронный документооборот – решение проблем с бумажной волокитой

В России до сих пор большинство документов сдается в государственные органы исключительно в бумажном виде (кроме, например, ФНС). Это требует от бизнеса соблюдения соответствующих процессов по их подготовке и хранению, что подкрепляет саботирование внедрения систем электронного документооборота сотрудниками. Служащие организаций считают так: зачем нам СЭД, когда документы все равно придется распечатывать и вручную передавать. Выходит, что развитие электронного документооборота тормозится как на уровне отдельных коллективов, так и целого государства.

Кажется, что польза от СЭД неоспорима: это автоматизация труда большого количества людей, работающих с различными документами. Однако по факту эти самые люди начинают всеми возможными способами тормозить ввод системы в эксплуатацию. Представители компании-исполнителя делают все, чтобы удовлетворить запросы клиента, выполняют тонкую настройку системы под его требования, но работа почти не сдвигается с места:
  • не проводятся приемно-сдаточные испытания;
  • опытная эксплуатация растягивается по времени;
  • замечания и исправления идут лавинообразно, становясь все более абсурдными и трудными для устранения.
Чтобы подобного не происходило, нужно знать, как сотрудники саботируют процесс.

Виды саботажа


Эксперты отмечают, что чаще всего внедрение информационной системы (не только СЭД) встречает на своем пути сопротивление сотрудников, и происходит это по самым разным причинам.

Отказ в принятии нового

Решение о внедрении СЭД, как правило, является инициативой руководства или начальника отдельного департамента, а сотрудники, в том числе из соседних отделов, не хотят тратить рабочее время на изучение непривычных сервисов и инструментов. Бывает и проще – люди просто боятся, что не смогут эффективно работать по-новому из-за возраста или банальной лени.

Сотрудники могут саботировать внедрение СЭД по разным причинам

Нет, только не это!

Низкий уровень осведомленности

В любой организации найдутся люди, которые непоколебимо верят только бумажным версиям документов с «живыми» печатью и подписью. Они также считают, что у контрагентов исключительно бумажный документооборот, а значит, эффективный обмен будет невозможен. При этом не берут в расчет, что крупные компании (ритейлеры, транспортные организации и дистрибьюторы) переходят на ЭДО.

Часть людей ссылается на проблемы с нормативной документацией в области обмена, хотя это не соответствует действительности: Федеральная налоговая служба довольно давно выпустила приказ о единой форме документов в документообороте между налоговыми органами и плательщиками.


Боязнь выявления ошибок в работе и халатного отношения

Сотрудники боятся, что новая система будет предъявлять чересчур высокие требования к качеству работы и исполнительской дисциплине. С «машиной» уже нельзя договориться, сославшись на разные причины.

Человек в замешательстве

Так много вопросов, так мало ответов…

Кроме того, внедрение СЭД гарантированно покажет, какие существуют недочеты или крупные ошибки в организации документооборота на предприятии. После этого станет ясно, кому не хватает рабочих компетенций, а кто откровенно бездельничает. Можно также быть уверенным, что на первый план встанет отсутствие унификации документов – их часто готовят по принципу «кто во что горазд», а также обнажится факт, что визирование – рутинный бюрократический процесс.


Уже имеющаяся в компании СЭД

Часть персонала имеющаяся СЭД устраивает, остальные сослуживцы вынуждены с ней мириться. Вопрос в том, какая часть является большинством. Если почти все открыто выражают недовольство текущей ситуацией, необходимо провести презентацию своего продукта, чтобы при сравнительном анализе люди осознали, что им будет проще, быстрее и эффективнее работать, чем раньше.

С условными противниками новой системы нужно договариваться – советоваться с ними в рамках разумного. И, конечно, не оставлять без внимания полезные наработки предыдущей системы.


Неудачный опыт использования СЭД

Если в компании раньше были попытки установки системы, причем неоднократные, или ее использование только ухудшило рабочий процесс, любые новые инициативы перейти на ЭДО будут встречать куда более серьезное сопротивление, чем во всех перечисленных случаях. Без детального «разбора полетов» предыдущего неудачного опыта тут точно не обойтись.

Как внедрить СЭД с минимальным сопротивлением


Самое важное – отказаться от мысли насильственного внедрения системы: жесткая директива сверху ни к чему хорошему не приведет, а первыми свое недовольство (вплоть до увольнения) выразят самые эффективные кадры, знающие работу «от и до». Электронный документооборот нужно внедрять постепенно, проводить мягкие меры по вовлечению, чтобы у сотрудников были возможности и время к нему адаптироваться.

За внедрение должен отвечать один человек со стороны компании

Если собрать инициативную группу, то каждый (главный бухгалтер, начальник ПЭО или руководитель продаж) начнет действовать так, чтобы унификация документов велась исходя из интересов их отделов. Естественно, все замечания и правки влекут дополнительные расходы.

Руководитель в такой ситуации должен своим приказом назначить одного ответственного (руководителя проекта со стороны заказчика), который будет учитывать все интересы сразу и ничьи в отдельности, но всегда брать их в расчет, а также рабочую группу ему в помощь.

Сразу оценивать сроки и затраты на внедрение

Руководству нужно понимать, что внедрение СЭД – комплексный проект, и он связан не только с затратами непосредственно на программное обеспечение (это может быть как разовая оплата, так и абонентское обслуживание). Он также включает докупку и установку серверов, настройку клиентских компьютеров, затраты на обучение пользователей работе с системой и техническую поддержку, а также время на адаптацию организации и сотрудников к новой СЭД.

Все нужно просчитать заранее

Перед внедрением СЭД нужно учесть все возможные расходы

К этому можно смело приплюсовать финансовые и временные затраты по переводу в электронный вид имеющихся бумажных документов и их грамотному внесению в систему, если принято решение о переводе архивов в электронную форму.

Не заниматься самодеятельностью

Многие руководители полагают, что сами в состоянии внедрить ЭДО у себя на предприятии: если в компании развернут ИТ-отдел с грамотными специалистами, это выглядит вполне целесообразным.

Но есть подводные камни – сотрудники разрабатывают систему «под себя» и в случае их увольнения остальным будет весьма проблематично разобраться как с инструкцией по работе с системой (хорошо, если она будет), так и внести исправления или вовсе ее обновить.

Отсюда вывод – лучше довериться профильной компании, где не будет ситуации, когда отсутствует нужный специалист, а имеющийся не в состоянии помочь с проблемой. Мало того, все поставщики СЭД обязательно обучают сотрудников, устраивают семинары и вебинары, выпускают руководства и своевременно отправляют их клиентам.

Обучать сотрудников

Гарантированный способ поднять волну саботажа даже у самых лояльных сотрудников – оставить их один на один с новой системой. Вместо этого лучше отправить на обучение от каждого отдела наиболее толкового, кто будет в дальнейшем отвечать за работу с СЭД в подразделении. Пройдя «курс молодого бойца», они сами начнут обучать сослуживцев, а это и существенная экономия, и защита от саботажа. Коллеги будут уверены, что знающий человек сидит рядом в одном с ними отделе, а не где-то далеко без постоянной связи. Также не стоит забывать, что руководящий состав компании должен служить примером для всего коллектива.

Кроме того, любая СЭД поставляется с обучающей документацией (отдельная тема для разговора – насколько полно и понятно для людей она написана) – тексты, видео, изображения и т. п. Очень важно начать изучать ее на этапе внедрения, а не в ситуациях, «когда все уже сломано».

Сразу определиться с регламентом работ

Нужно регламентировать не только работу СЭД, но и сам порядок ее установки и настройки: должны быть определены сроки, объекты и ответственные на каждом этапе, а также правила работы с системой и действия сторон в случае возникновения нештатных ситуаций.

Главное – помнить, что 100-процентно универсальных систем нет – нужно подстраивать их индивидуально под каждую организацию.

Учитывать мнение сотрудников

Пожалуй, самая важная рекомендация. Каждый человек по-разному и с разной скоростью воспринимает новую информацию – это не говорит наверняка о компетенции или лени.

Люди общаются

Крайне важно слушать и слышать друг друга

Всегда найдутся те, кто просто боится потерять свое место в компании, и страх парализует способность обучаться – им можно, например, предложить индивидуальные курсы, чтобы человек не чувствовал, что остался один на один с непонятным ему новым сервисом.

Своевременная работа с «лидерами мнений» среди сотрудников превратит их в горячих сторонников вашей системы, и они своим авторитетом побудят других начать с ней работать.

Не использовать репрессивные методы

Лишение премий или увольнения приведут к тому, что остальные станут только сильнее саботировать процесс внедрения, а то и вовсе уйдут вслед за уволенными. Дружеские отношения в коллективе, не всегда известные руководству, никто не отменял.

Давайте жить дружно!


Переиначим слова героя известного фильма: «Нельзя взять и просто внедрить СЭД». Это сложный процесс, где не последнюю роль играет постоянное общение между собой трех сторон: исполнителя, руководства и сотрудников. И чем больше будет конструктивных обсуждений, тем меньше будет явного и тайного сопротивления, недопонимания и обид.
Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: