Система электронного документооборота (СЭД) – это инструмент управления документоориентированными бизнес-процессами, которые пронизывают всю компанию. Их неупорядоченность особенно заметна в территориально-распределенных компаниях с большим количеством филиалов, а также на управленческом уровне в любой организации. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на согласование, поиск, утверждение и подписание документов. В совокупности это увеличивает эффективность организации и ее прибыль. Но не все компании используют СЭД, так как внедрение — это большой проект, требующий сил, времени, денег, а эффект от внедрения может не окупиться.
Как же понять, что пора инвестировать в СЭД?
Сотрудники теряют документы. Долгий поиск и последующее восстановление бумажных оригиналов могут привести к срыву поставок и сделок, а, следовательно, и к потере прибыли. По запросу контрагентов или контролирующих органов нельзя быстро найти документы, хранящиеся в бумажном виде. А предоставление их позже срока приводит к штрафам или к задержкам поступлений. Так как при потере первичных документов, актов или счет-фактур, их приходится делать заново, и значит переносить сроки.
Согласование и подписание занимает слишком много времени. Цикл согласования имеет большой круг, нужно получить подтверждение от различных отделов, начиная от юристов и заканчивая подписантом данного документа. Даже при условии, что все заинтересованные лица находятся в одном здании, обойти их всех, попасть в удобное время, получить согласие и подписать бумагу достаточно трудоемкая задача.
Слабый контроль исполнения задач. Сложно своевременно и быстро получать ответ на запрос от ответственных лиц, находящихся в региональных офисах или при постановке задания «на словах». Так как нет единого места фиксации задач сотрудник может забыть о требованиях, сорвать сроки или вовсе потерять документ.
Высокие затраты на печать и хранение документов. В любой компании есть внутренний документооборот и внешний. Без внедрения СЭД приходится тратить огромное количество бумаги и чернил даже для внутренних нужд, а также выделять помещения для хранения важных бумаг. Или же поручать хранение аутсорсинговым компаниям, которым приходится платить за каждое действие с документом – перевозка, хранение коробок, поиск, уничтожение. Расходы на бумагу, чернила, являющиеся одной из самых дорогих жидкостей в мире, а также аренду дополнительных площадей составляют значительные суммы.
Непрозрачное управление человеческими ресурсами и бизнес-процессами. Документы могут быть утрачены не только в случае чрезвычайного происшествия, но и быть уничтожены сотрудником. Например, при отсутствии централизованного контроля сотрудник банка может выдавать кредиты своим знакомым, а после потерять отчетные документы. Все это подразумевает под собой риски для организации, как денежные, так и репутационные. Без системы электронного документооборота невозможно поднять, при необходимости, всю историю действий, отследить шаги и ответственных и сослаться на электронную версию.
Слабо автоматизированные компании начинают проигрывать конкурентам. После внедрения электронного документооборота скорость бизнес-процессов увеличивается, а значит и повышается экономическая эффективность организации. Использование СЭД позволяет быстрее получать информацию и реагировать на нее. Экономический эффект от внедрения СЭД можно выразить в деньгах, посчитав предполагаемые затраты, экономию, выгоду и окупаемость.
Информационные системы внедряют для повышения эффективности работы организации. Если какие-то из перечисленных признаков присутствуют в вашей компании, то задумайтесь, может и вам пришло время внедрить СЭД