Согласно исследованию компании ABBYY, 19% офисных сотрудников регулярно сравнивают различные версии документов, а 40% делают это периодически.
Чтобы сравнить бумажную копию с электронной, разные версии в формате MS Word, копию в формате PDF с документом MS Office или фотографию документа с его электронной копией, необходимо потратить много времени, сохраняя при этом высокий уровень внимания. Автоматизированное сравнение версий документа позволяет значительно ускорить этот процесс и избежать фатальных ошибок.
Казус банка «Тинькофф» и как его избежать
Житель Воронежа заключил с банком договор, внеся туда собственные правки, и теперь . Если бы банк пользовался модулем «Сравнение документов», он избежал бы этой коллизии.
С помощью модуля можно: автоматически сравнивать документы как в текстовых, так и в графических форматах (отсканированные документы или их фотографии, PDF без текстового слоя и т.п.); отображать такие несоответствия, как удаление, добавление или изменение текста; параллельно просматривать найденные несоответствия в обоих документах (найденные различия будут синхронно подсвечиваться на сравниваемых документах); сохранять результаты сравнения в виде отчета о различиях.
Пользователями модуля могут быть следующие категории менеджеров: юристы и договорные отделы, бухгалтеры и финансисты, менеджеры по продажам, администраторы, секретари, сотрудники отдела кадров.
С помощью модуля сравнения они работают следующим образом. Созданный в организации договор передается на подписание контрагенту. От него поступает подписанная копия, которую необходимо сравнить с оригиналом, поскольку даже при обмене электронными документами в них могут быть внесены изменения.
Как уже говорилось, делать это в ручную долго и утомительно. Модуль сравнения документов распознает направленные в него оригинал и копию (в различных графических форматах), «движок» модуля автоматически сравнивает текст версий и фиксирует в итоговом протоколе все изменения. Сравнивающий «движок» основан на решении и встроен в приложение «Логика: СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.
Пользователь СЭД видит в системе договор и три приложения к нему, статус договора — «На подписании». Чтобы провести сравнение, пользователь нажимает в карточке документа кнопку «Сравнить». Появляется мастер сравнения (рис. 1), куда подгружается оригинал документа, его копия, выбирается язык сравнения и активируются дополнительные настройки.
Рис. 1. Мастер сравнения
Модуль работает в двух режимах. В первом режиме запускается сравнение конкретного документа, и через некоторое время появляется результат. Во втором режиме на сравнение запускается большой объем документов и запрашивается сервис ABBYY ScanDifFinder SDK, который автоматически обрабатывает их. Ответ приходит в СЭД, а на главной странице пользователь получает соответствующее уведомление.
Результат сравнения — пакет документов, который содержит большое количество информации: постраничную разбивку документа с возможностью его синхронного пролистывания и список найденных отличий в удобном для просмотра представлении (рис. 2).
Рис. 2. Результаты сравнения и список найденных различий
Демо сравнения оригинала документа и его копии в «Логике СЭД»