Системы электронного документооборота востребованы и в государственных организациях, и в разных отраслях бизнеса. Давайте разберемся, какие задачи СЭД решают в первом и во втором случае, чем отличаются и как помогают организовать эффективную работу.
Современные системы электронного документооборота представляют собой платформы для работы с разными типами документов. И государственные, и коммерческие структуры оперируют примерно одинаковым набором: входящая и исходящая документация, приказы, распоряжения, согласования, пропуски, командировочные заявки, авансовые отчеты. Хотя по умолчанию у СЭД нет отраслевой специфики, добавляя новые процессы по обработке документации, можно расширить функционал системы и адаптировать ее под потребности конкретной организации.
Какие задачи решают СЭД в госструктурах и каким требованиям должны соответствовать
СЭД для государственных организаций – это одна из основных систем, в которой ведется большая часть ее деятельности. Одна из самых важных функций электронной платформы для госструктур – контроль исполнительской дисциплины, когда требуется проследить движение документа внутри организации и проконтролировать его отработку. Допустим, госучреждение получает письмо от вышестоящего органа, где тот распоряжается разобраться в инциденте или подготовить отчет. Письмо регистрируют, затем по нему выдают поручения ответственным лицам, и по цепочке оно оказывается у конечного исполнителя, который должен совершить какое-то действие: выполнить проверку, подготовить отчет, отправить его в ответном письме. То есть здесь важно проконтролировать путь движения письма и зафиксировать его обработку на всех этапах.
В системе решается большинство задач по обработке обращений и исполнению поручений, поэтому тщательное ведение документооборота по всем правилам – это важная часть работы для служащих, основной инструмент, который должен обеспечивать прозрачность деятельности. Одновременно использование СЭД должно приносить видимые результаты: ускорять деятельность, уменьшать человеко-часы на обработку документов, сокращать издержки и т. п. Практическая польза от внедрения СЭД нужна всем организациям независимо от формы собственности, но для бизнеса она ощутимо важнее, чем для госсектора.
Обработал документ – передай его дальше
Государственные организации много времени уделяют работе с обращениями граждан. Этот процесс им необходимо организовать в соответствии с 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Закон устанавливает сроки, в течение которых граждане должны получить ответы на свои обращения. Соответственно, СЭД для госструктур должны поддерживать функции контроля выполнения этих сроков.
В проекте «Электронное правительство» в качестве стратегической цели указано «развитие каналов взаимодействия гражданина с государством». Одним из таких каналов названы как раз электронные сервисы, в которых реализована возможность поиска и получения всех услуг по принципу «единого окна». И здесь самое время вспомнить про две обязательные для госструктур системы документооборота: МЭДО и СМЭВ.
МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) – федеральная информационная система, которая обеспечивает взаимодействие внутри систем электронного документооборота. Простыми словами, это обмен документами и информацией о них. МЭДО разработала и поддерживает Федеральная служба охраны РФ. Федеральные ведомства подключены к системе по умолчанию, остальные – областные, муниципальные – могут подключиться по желанию.
Органы власти обмениваются документами в электронном виде
СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) – информационная система, которая позволяет органам власти всех уровней, кредитным организациям, внебюджетным фондам обмениваться данными, которые необходимы для оказания государственных услуг гражданам и организациям.
Мы плавно подходим к следующей задаче, которую должна решать СЭД в госсекторе, – обеспечение работы с МЭДО и СМЭВ. Это «санитарный минимум» и обязательное условие, особенно для федеральных органов. При этом интеграцию с МЭДО можно реализовать через стандартный модуль, а уже для СМЭВ в каждом случае разрабатывают отдельное проектное решение, которое зависит от специфики деятельности организации. В любом случае при выборе СЭД государственные структуры обязательно обращают внимание на наличие коннектора МЭДО, а его сегодня предлагают все крупные игроки рынка, разрабатывающие решения для построения экосистем управления документами.
Следующее требование к СЭД для госструктур регулирует постановление № 325 Минсвязи и массовых коммуникаций РФ «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в Правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных». По этому постановлению СЭД, которые государство относит к офисному ПО, обязаны поддерживать работу с ЕСИА – единой системой идентификации и аутентификации или, другими словами, «электронным паспортом» гражданина РФ. Именно через ЕСИА авторизуются сотрудники государственных организаций, работающие со СМЭВ.
Государственные организации также ограничены в выборе программного обеспечения курсом правительства РФ на импортозамещение. В 2015 году вступил в силу закон о создании Единого реестра российских программ для ЭВМ и БД и было подписано постановление, которое ввело ограничение для госзаказчиков на закупку ПО, отсутствующего в реестре. Это значит, что государственные организации не могут использовать зарубежные СЭД за одним исключением: если обоснуют, что российского аналога необходимой программы не существует. Плюс в сцепке с информационной системой для документооборота всегда идет системное ПО, с которым выбранная СЭД должна «уживаться» на одной аппаратной платформе. А согласно Приказу Минкомсвязи № 486 от 20.09.2018 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу государственных компаний на преимущественное использование отечественного программного обеспечения, в том числе отечественного офисного программного обеспечения», доля отечественных СЭД в закупках государственных компаний к 2020 году должна составлять 100 %.
Подведем итоги: СЭД для госсектора должны поддерживать функцию контроля исполнительской дисциплины, контроля обработки обращений граждан (согласно 59-ФЗ), взаимодействие с МЭДО и СМЭВ, а также соответствовать курсу на импортозамещение и требованиям Минкомсвязи. В то же время для государственных структур не принципиальна обработка нетипичной документации – они работают со стандартным набором документов.
Какие задачи должна решать СЭД для бизнеса?
Коммерческие организации, в отличие от госсектора, реже нуждаются в функциях контроля исполнительской дисциплины, им не важна интеграция со СМЭВ и МЭДО. Им не обязательно отвечать на обращения граждан в установленные сроки (разве что для сохранения репутации), а обязательные требования к использованию российского ПО относятся только к тем из них, в которых доля участия государственных компаний превышает 50 %. Однако у бизнеса появляются новые, специфические задачи и требования.
- Согласование документов внутри организации. Этот процесс должен быть максимально прозрачным, требуются функции контроля сроков и согласований.
- Подключение специфических документов и процессов. Свой набор типовой документации есть в любой отрасли, и бизнесу важно, чтобы выбранную платформу можно было настроить для ее обработки.
- Интеграция с другими информационными системами. Если в государственных организациях СЭД фактически является основной системой для работы (как, например, ERP для производства), то в коммерческих чаще выступает вспомогательной, автоматизируя несколько сквозных процессов. Другими словами, в бизнесе СЭД играет роль транспортной связующей и важно, чтобы ее можно было объединить с другими системами.
-
Автоматизация юридически значимого документооборота. У нас есть готовое решение этой задачи – «Логика: ЮЗ ЭДО», которое автоматизирует юридически значимый электронный документооборот в организации. Система позволяет подписывать документы электронной подписью (ЭП) и обмениваться ими с государственными ведомствами, контрагентами и компаниями внутри холдинга. Если вернуться к госструктурам, то они тоже обмениваются электронными документами, подписанными ЭП, но в меньшей степени. Это объясняется тем, что у коммерческих организаций гораздо больше различных видов документации: договорные, финансовые, складские, кадровые и т. п.
- Гибкость и способность подстраиваться под новые правила и требования рынка. Последние несколько лет мы наблюдаем, как меняется мир, меняется бизнес, и вслед за ними меняются ожидания клиентов. Чтобы компании оставаться эффективной и конкурентоспособной, она должна меняться так же быстро. Для этого нужны инструменты, которые позволяют адаптировать существующие информационные системы под новые реалии. Применимо к СЭД в этом ключе становятся актуальными всевозможные конструкторы документов, маршрутов и т. п.
Подведем итоги: бизнесу важно, чтобы СЭД стала частью большой корпоративной информационной экосистемы, ее можно было легко интегрировать с другими решениями, она упрощала и делала максимально прозрачным согласование документов, а также автоматизировала работу с другими организациями и службами – например, ФНС. Хотя бизнес не обязан использовать исключительно российское ПО, но может выбирать отечественные разработки, чтобы избежать санкционного давления.
Что общего в СЭД для бизнеса и госсектора
Коммерческие и государственные организации в равной степени могут воспользоваться готовой СЭД в виде стандартного решения или настроить ее под собственные задачи и требования. В большинстве случаев доработка делается не из-за отраслевых практик, а внутренних, которые сложились исторически. Коробочными решениями чаще интересуется малый и средний бизнес, который более гибкий, у которого нет устоявшихся практик и который может работать по методикам, заложенным разработчиком СЭД.
Гибкость и адаптивность важна для СЭД в бизнесе и в госсекторе, но для второго – в меньшей степени. В госструктурах изменения происходят не так стремительно, хотя мировые тренды тоже дают о себе знать – достаточно изучить содержание и цели национальной программы «Цифровая экономика».
И государственные, и коммерческие организации все чаще предпочитают решения на открытом ПО – это еще одна мировая тенденция. Для первых такое ПО становится некой гарантией безопасности (в открытом коде легко найти уязвимости), а вторые предпочитают меньше зависеть от вендоров, чтобы в форс-мажорных ситуациях продолжить поддержку продукта своими силами или нанять специалистов со стороны.
Цифровая экономика – не только мировой, но и российский курс
СЭД и отраслевая специфика
Так как бизнес всегда имеет отраслевую привязку и соответствующую специфику, то логично предположить, что системы документооборота у каждого свои. Но не все так однозначно. Современные СЭД – это платформы, позволяющие сделать донастройки под конкретную организацию, и готовые функциональные решения на базе этих платформ. И в этом плане в каждой отрасли допустимо использовать одну и ту же платформу, но дорабатывать ее с учетом специфики. В то же время некоторые разработчики СЭД предлагают отраслевые решения, хотя не всегда это именно системы электронного документооборота в привычном понимании. Например, к СЭД иногда относят архивы финансовых документов и системы КДО (кадрового электронного документооборота). Но даже в этом случае речь скорее идет о предметной области.
Как показывает практика, даже «коробочные» решения приходится донастраивать для различных отраслей. Когда кто-то делает продукт, заточенный под конкретную отрасль, тот обрастает большим количеством функций и инструментов, которые часто противоречат друг другу. Например, в одной и той же отрасли СЭД будут пользоваться и финансисты, и делопроизводители, и кадровики. У каждой группы специалистов свои требования к системе, причем иногда взаимоисключающие. Поэтому эффективнее взять одну платформу с общими сервисами и уже над ней надстроить решение, которое будет учитывать специфику отрасли или предметной области. Так, например, мы создали продукт «Логика: Досье» для ведения структурированной базы карточек клиентов, который обеспечивает их упорядоченное хранение и доступ к электронным образам клиентских документов. При этом «Логика: Досье» – продукт не универсальный: в первую очередь он будет полезен банкам, страховым и телеком-компаниям.
Выводы
Госсектор и коммерческие организации одинаково заинтересованы в автоматизации документооборота, но предъявляют к СЭД-платформам по большому счету разные требования. При этом и те, и другие могут работать с одним базовым решением, адаптируя и настраивая его под свои запросы. Бизнес – под устоявшиеся практики, специфические процессы и сторонние информационные системы. Государственные организации – под содержание федеральных законов и требования правительства. Те единичные решения на рынке СЭД, которые позиционируются как узкоспециализированные, на самом деле предназначены не для конкретных отраслей, а для обособленных предметных областей. И существование этих исключений только подтверждает общепринятую практику, когда универсальную и достаточно гибкую платформу настраивают под решение конкретных задач.