Олег Балихин работает директором по ИТ в компании «Межрегиональный Транзит Телеком» (МТТ) 8 лет. За это время внедрял системы OSS/BSS, ERP Axapta, CRM, OLAP, SIP/VoIP, выполнял проекты по интеграции, организации биллинга, управлению проектами и разработке новых продуктов. При внедрении новой системы электронного документооборота («Логика СЭД» взамен решения на платформе Documentum) Олег столкнулся с задачей сделать это в рамках ограниченного бюджета проекта. Его советы по сокращению издержек будут полезны всем, кто планирует внедрять новую СЭД или менять существующую.
1 — Адаптируйте свои бизнес-процессы под процессы «коробочного» решения
Бизнес-процессы, связанные с документооборотом, во многом зависят от специфики компании. Но если кастомизировать систему электронного документооборота под исторически сложившиеся в компании бизнес-процессы, то сроки и бюджет проекта могут существенно вырасти. Поэтому, выбирая новую систему, обратите внимание на типовые маршруты обработки документов, которые уже преднастроены в «коробочном» решении. Возможно, они подойдут и вам. Имейте в виду, что изменить правила по обработке документов в вашей компании проще, чем автоматизировать, переписывая код системы, уже сложившийся бизнес-процесс.
2 — Организуйте обучение основной массы пользователей своими силами
Совершенно не обязательно привлекать вендора для обучения работе в новой системе всех пользователей. На этом можно сэкономить. Выделите ключевых пользователей системы и обучите их у вендора. Внутренние тренинги для остальных пользователей проводите самостоятельно. Обученные у вендора пользователи помогут своим коллегам освоить систему.
3 — Лицензируйте рабочие места «по факту», без запаса
Определите минимально необходимое вам количество лицензий системы электронного документооборота — ведь далеко не все сотрудники вашей компании работают в СЭД. Мы, например, на начальном этапе уменьшили бюджет на лицензионные отчисления в 4 раза. По мере освоения системы подразделениями, ввода новых маршрутов, расширения используемого функционала количество пользователей системы будет расти. Расширение лицензий для новых пользователей тоже проводите по факту использования системы.
4 — Используйте бесплатную операционную систему для установки ПО
В качестве базовой серверной операционной системы для СЭД мы выбрали бесплатный Linux (CentOS 6.x) — вместо Window Server. Выбранная нами система «Логика СЭД» это поддерживала, и мы сэкономили на стоимости лицензий.
5 — Возьмите часть работ по внедрению на себя
Для сокращения общих трудозатрат и стоимости проекта тщательно проанализируйте перечень всех работ по проекту. Возможно, некоторые из них вы сможете выполнить своими силами.
Мы, например, взяли на себя настройку интеграции новой СЭД с решением для потокового ввода документов ABBYY Recognition Server.
6 — Подготовьтесь к интеграции с другими корпоративными системами
При выборе новой СЭД обратите внимание на интеграционные возможности системы. Чем они шире, тем лучше. Подготовьтесь к интеграции сами — получите описание API систем, с которыми вы планируете интегрировать внедряемую СЭД. Требуйте от поставщиков, чтобы у них был документированный API.
7 — Выбирайте систему с «тонким» клиентом
Использование «тонкого» клиента СЭД позволит выиграть на сроках развертывания рабочих мест и на дальнейшем сопровождении системы. Выбирайте решения, у которых вся функциональность СЭД доступна для пользователей через «тонкий» клиент.
8 — Развертывание аппаратно-промышленного комплекса выполняйте параллельно с настройкой
Для сокращения сроков внедрения советую параллельно выполнять работы, связанные с развертыванием аппаратно-промышленного комплекса (АПК), и работы по настройке маршрутов обработки документов. Их можно вести на площадке вендора или в облаке.