Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация

13.05.2020


Содержание

1. Виды ОРД

2. Требование к оформлению ОРД

3. Автоматизация ОРД

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.

Виды ОРД

Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:

  • организационная;

  • распорядительная;

  • справочно-информационная.

Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.

Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.

Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.

Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:

  • приказы о назначении и увольнении;

  • положения о конфиденциальности;

  • руководства по информационной безопасности;

  • правила замены вычислительной техники;

  • должностные инструкции персонала;

  • регламенты разграничения доступа к информации;

  • описания технологических процессов;

  • трудовые договоры и дополнения к ним;

  • инструкции по обеспечению охраны помещений;

  • объяснительные записки;

  • приказы о премировании и депремировании;

  • распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;

  • расписания несения дежурства на объектах.

Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.

Виды ОРД

Требования к оформлению ОРД

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

  • краткой, емкой;

  • однозначной, единообразной;

  • последовательной.

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

  • государственный герб РФ;

  • герб субъекта РФ;

  • логотип организации или ее товарный знак;

  • код формы организационно-распорядительного документа;

  • код организации;

  • название организации, в которой был издан документ;

  • ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;

  • название структурного подразделения, издавшего документ;

  • название, дата издания и регистрационный номер документа;

  • название должности лица, сформировавшего документ;

  • справочные сведения об организации;

  • место составления документа;

  • грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;

  • заголовок и основной текст;

  • отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.

Всё по закону!

В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.

Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

  • все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;

  • цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;

  • она не должна перекрывать текст документа.

Автоматизация ОРД

Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».

Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:

  • перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;

  • создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;

  • стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.

Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.


Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: