Работа с клиентским документооборотом – трудоемкий процесс и требует больших временных затрат. Особенно остро этот вопрос стоит перед банками, страховыми и телекоммуникационными компаниями, медучреждениями, а также другими организациями с большим массивом документации клиентов. Компания «Логика Бизнеса» разработала программное решение, автоматизирующее формирование и последующую работу со структурированными базами клиентской документации. «Логика: ДОСЬЕ» помогает быстро обрабатывать и удобно хранить большие объемы клиентских документов, минимизировав не только финансовые затраты, но и риски утраты важных данных.
Как работает «Логика: ДОСЬЕ»
«Логика: ДОСЬЕ» – система хранения документов клиентов. Предназначена для создания структурированной базы клиентских досье в компаниях любой сферы деятельности. Возможна как оцифровка бумажных документов на месте, так и выгрузка данных клиентов из сторонних систем. Продукт интегрируется в существующую IT-систему организации и повышает эффективность работы с клиентской документацией. По сути, это единый электронный архив, который можно использовать во всех подразделениях компании, в том числе территориально распределенных. Электронной системой «Логика: ДОСЬЕ» предусмотрено два контура –электронный и бумажный. При этом в досье входит полный объем документации, предоставленной самим клиентом, а также сформированной компанией в процессе сотрудничества.
На практике это может выглядеть следующим образом: компания импортирует уже готовые документы или оцифровывает документы, получая электронные образы. Информация обрабатывается, классифицируется и размещается на хранение, после чего автоматически формируются и передаются в другие корпоративные системы ссылки на эти документы в электронном архиве. Они доступны всем подразделениям и сотрудникам, имеющим соответствующие полномочия. В свою очередь, использование инструментов автоматической идентификации позволяет исключить возможность дублирования. В дальнейшем в электронный архив могут вноситься любые данные для актуализации уже имеющейся информации.
Преимущества
- Благодаря технологиям потокового сканирования, последующей автоматизированной типизации и группировки, «Логика: ДОСЬЕ» позволяет существенно сократить время на работу с документами клиентов при обработке заявок.
- Формирование единой базы клиентских данных упрощает работу в территориально распределенных отделениях крупных компаний. При этом минимизируются риски утери, подмены или порчи документов.
- Многоуровневая система доступа к данным позволяет управлять документацией с максимальной прозрачностью. Доступ получают только те работники, у которых имеются соответствующие полномочия.
- Решение позволяет внедрить необходимую структуру хранения клиентской документации, интегрировав с другими автоматизированными информационными системами. Сотрудники компании получают «сквозной» доступ к информации практически в любом разрезе.
- Благодаря грамотно организованному хранению клиентских документов, заметно повышается производительность бэк-офисов, и в несколько раз снижает большинство операционных рисков.
- Оптимизируется работа фронт-офиса за счет проверки комплектности поступающих документов и отсутствия необходимости дополнительного сканирования имеющихся документов.
- Открытый API дает возможность интегрировать «Логику: ДОСЬЕ» практически в любые электронные информационные системы в периметре компании. Более того, снижение нагрузки на базы данных сторонних систем позволяет существенно увеличить их производительность. Программный продукт легко устанавливается и настраивается, а количество требований к ПК оператора будет минимальным.
Экономия времени на рутинных процессах
Каждая компания, вынужденная работать с большим массивом бумажной документации, сталкивается с проблемами организации клиентского документооборота. Введение единого автоматизированного архива меняет ситуацию. Рассмотрим это преимущество на примере банка. При каждом обращении клиента сотрудники должны сканировать или копировать большое количество документов, проверяя их на корректность и комплектность. В случае с «Логикой: ДОСЬЕ» достаточно обработать комплект документов один раз, переведя их в цифровой формат и добавив в единый архив. На практике такое решение помогает сэкономить до 60% времени, которое банковские сотрудники тратят на обработку клиентских заявок. В свою очередь, использование цифровых подписей позволяет работать с одними и теми же комплектами оцифрованных документов многократно.
Автоматизация бизнес-процессов
Банки и финансовые компании обрабатывают большой массив клиентских документов и самостоятельно генерят не меньший объем бумаг. Возникает проблема хранения информации.
«Логика: ДОСЬЕ» позволяет систематизировать и классифицировать архив, группируя отдельные документы по продуктам, сделкам, клиентам и другим ключевым параметрам, которые предоставляются банком или другой компанией.
При этом важно понимать, что «Логика: ДОСЬЕ» – не аналог CRM. При обработке заявки сотрудник банка или страховой компании имеет возможность выгрузить из цифрового архива лишь те данные, которые необходимы для заключения сделки и подписания договора. Это экономит время клиента, и значит, делает организацию более конкурентной в его глазах.
Эффективный учет и хранение
Независимо от того, каким образом реализовано хранение бумажных архивов в компании, этот процесс неизменно вызывает сложности. Организации вынуждены хранить десятки копий одних и тех же бумажных документов, например, как в случае с копиями паспортов вкладчиков или заемщиков в банках. Внедрение единой электронной системы позволяет в несколько раз уменьшить количество бумаг, а значит, сэкономить немалую сумму на содержание архива.
Как это реализуется на практике? Многочисленные ксерокопии ДУЛов заменяются сканами, которые при заключении каждой сделки заверяются электронной подписью. При этом документы могут привязываться к неограниченному количеству сделок и при необходимости многократно использоваться в разных бизнес-процессах. Электронная система может проинформировать сотрудника компании о том, что в архиве уже имеются необходимые документы, и делать повторные копии не потребуется.
Еще одна возможность, которую открывает перед пользователями «Логика: ДОСЬЕ» – автоматическое отслеживание сроков действия документов. Для того, чтобы увидеть преимущества этого решения на практике, достаточно обратиться к примеру все тех же банков. Так, клиенту с повторной заявкой на кредитование не придется дважды оформлять справку 2-НДФЛ, если срок ее действия не истек. Это экономит время клиента и, соответственно, делает его более лояльным к организации.
Быстрый и удобный доступ к информации
Распространённая проблема, с которой сталкиваются компании, работающие с большим количеством клиентов, заключается в том, что клиентская документация хранится с привязкой к конкретным сделкам или заявкам. Как мы уже упоминали ранее, в случае с несколькими сделками, в архиве могут храниться многочисленные дубликаты копий документов. При этом в разных организациях такие процессы могут быть устроены по-разному.
«Логика: ДОСЬЕ» обеспечивает полноценный доступ к базе всем сотрудникам, обладающим соответствующими полномочиями. По сути, это универсальное решение, особенно актуальное для организаций с большим количеством территориально распределенных подразделений.
На примере банка, вспомним распространенную ситуацию, при которой сотрудники «отправляют» клиента в отделение, выдавшее карту. Имея быстрый доступ к единому электронному архиву, работники банка могут решить обращение клиента в любом отделении, потратив всего несколько минут. При этом, как показала практика, структурированная база клиентских досье без проблем интегрируется практически в любую IT-инфраструктуру (включая АБС и CRM), что делает решение «Логика: ДОСЬЕ» универсальным для всех компаний, работающих с большими массивами клиентских документов. Решение может использоваться для сбора и хранения информации не только по частным клиентам, но и по юридическим лицам и группам компаний.