Исполнительная документация: состав, ведение, хранение и автоматизация обработки

06.04.2020


Содержание

1. Состав исполнительной документации

2. Виды документации

3. Правила ведения исполнительной документации

4. Порядок хранения исполнительной документации

5. Автоматизация обработки исполнительной документации

Исполнительная документация используется в процессе строительства, реконструкции или капитального ремонта объектов.

Исполнительная документация — это совокупность материалов в тексте и графике (протоколов, актов, чертежей, журналов и других), описывающая:

  • выполнение решений, принятых при проектировании зданий и сооружений, а также их частей;

  • фактическое состояние этих объектов при производстве строительных работ, капремонте или реконструкции.

Состав документации

Отраслевое законодательство четко регламентирует состав исполнительной документации. Речь в первую очередь идет о таком нормативном акте, как СНиП 3.01.04-87. В нем зафиксирована обязанность генерального подрядчика передать рабочим комиссиям, контролирующим состояние объектов и ход работ, такие документы, как:

  • полный список организаций, которые принимают участие в строительных, ремонтных и других работах. В этом перечне должны содержаться сведения о конкретных ответственных лицах организаций, а также информация о наличии у компаний необходимых лицензий и других разрешительных документов;

  • набор рабочих чертежей, относящихся к объектам капстроительства и их отдельным элементам. Если в них вносились изменения, на чертежах должны быть надписи о внесших их ответственных лицах;

  • паспорта, свидетельства, сертификаты и иные документы, подтверждающие высокое качество товаров, применяемых при строительстве, ремонте или реконструкции — материалов, изделий и других;

  • акты об испытаниях, которые проводятся при выполнении работ. Речь идет о проверках и приемках несущих и других ответственных узлов, систем отопления, водо- и газоснабжения, канализации, дренажных систем, электросетей и электроустановок, сигнализации, устройств молниезащиты и многого другого;

  • журналы выполнения работ, а также мероприятий на этапе авторского надзора, который осуществляют проектные компании.

Все документы, перечисленные в СНиП 3.01.04-87, можно разбить на три большие группы. В первую входит документация об организациях, участвующих в проведении работ. Вторую образуют рабочие чертежи, оформленные надлежащим образом. Третью составляет собственно исполнительная документация — акты, сертификаты, журналы, лабораторные заключения и другие документы.

Ознакомиться с полным и точным составом документации можно на веб-сайте Управления государственного строительного надзора (Ростехнадзора).

Исполнительная документация - неотъемлемая часть строительства

Исполнительная документация - неотъемлемая часть строительства

Подробнее об основных видах документации

Важная часть исполнительной документации — журналы выполняемых работ. Главный из них называется общим. В нем фиксируются перечни всех лиц, участвующих в строительстве здания, реконструкции или капремонте, перечисляются и описываются выполняемые работы, приводятся данные о проведенных контрольных мероприятиях, сформулированных замечаниях и их устранении.

По разным видам работ составляются отдельные журналы. Они, в частности, оформляются при выполнении сварочных операций и бетонировании, антикоррозионной обработке, создании соединений на основе особо прочных болтов, производстве некоторых других работ.

Особого внимания заслуживают акты, подтверждающие освидетельствование ответственных конструкций и так называемых скрытых работ. Они составляются по результатам испытаний и замеров, выполняемых по определенным методикам. Акты свидетельствуют об эксплуатационной пригодности конструкций, а также о том, что на безопасность строения не повлияли скрытые работы. Так называются операции, качество которых сложно или невозможно проверить на дальнейших этапах работы (например, создание арматурных конструкций, которые впоследствии будут залиты бетоном).

Набор исполнительных документов будет неполным без геодезической документации. Так называются схемы, составляемые при проверке геометрических параметров объектов капстроительства и их отдельных частей. На этапе оформления геодезической документации проверяется разбивочная основа (оси зданий), горизонтальность и вертикальность отдельных частей строений, другие параметры. При выявлении их полного соответствия проектной документации ответственное лицо делает соответствующую отметку, при обнаружении отклонений в геодезические исполнительные документы вносятся сведения о них.

Набор исполнительных документов будет неполным без геодезической документации

Набор исполнительных документов будет неполным без геодезической документации


Правила ведения исполнительной документации

26 декабря 2006 г. Ростехнадзор своим приказом утвердил требования к ведению документации, оформляемой в ходе строительных и ремонтных работ. Этот объемный документ — основной ориентир для всех лиц и организаций, имеющих отношение к документообороту в строительстве.

В соответствии с указаниями Ростехнадзора обязанность ведения исполнительной документации возлагается на лицо, которое производит строительные или ремонтные работы. По умолчанию ее ведут в бумажной форме, однако если все стороны достигли соответствующего соглашения, возможна организация электронного документооборота. В этом случае открываются хорошие перспективы автоматизации ведения исполнительной документации, речь о которой пойдет далее.

Требования к ведению документации, утвержденные Ростехнадзором, содержат несколько приложений с бланками для оформления различных актов. Документы об освидетельствовании геодезической основы сооружения, работ, влияющих на безопасность построек и инженерно-технических сетей должны составляться в строгом соответствии с утвержденными образцами.

Отдельные требования установлены в отношении набора рабочих чертежей. Одно из них таково: в этой документации должны быть записи ответственных лиц о работах, произведенных по чертежам, и их полном соответствии графическим документам.

Предусмотрен порядок утверждения исполнительной документации. После ее оформления она подписывается несколькими ответственными лицами, представляющими разные организации:

  • заказчика строительства или застройщика;

  • компании, разработавшей документацию;

  • предприятия, отвечающего за эксплуатацию инженерно-технических сетей;

  • контрольные и надзорные органы.

Порядок хранения документации

В требованиях к исполнительной документации, утвержденных Ростехнадзором, зафиксированы правила ее хранения. В соответствии с ними документы должны храниться у заказчика работ или застройщика вплоть по завершения финальной проверки, которую проводят представители надзорного органа.

Документы должны храниться у заказчика работ или застройщика вплоть по завершения финальной проверки

Документы должны храниться у заказчика работ или застройщика вплоть по завершения финальной проверки


На период проверки вся документация передается от заказчика строительства или застройщика в надзорный орган, где остается до полного завершения всех контрольных мероприятий. Когда проверяющий орган выдает заключение о полном соответствии объекта нормативам отраслевого законодательства, документация возвращается заказчику и застройщику, у которого впоследствии хранится на постоянной основе.

Автоматизация обработки исполнительной документации

С каждым годом становится все более актуальной автоматизация исполнительной документации, позволяющая решить сразу несколько задач. Она стала возможной благодаря развитию современных цифровых технологий, до появления которых работа с документами порой была весьма проблематичной. Прорабы допускали нарушения при оформлении записей в журналах, документация нередко повреждалась и терялась. С внедрением компьютерной техники, в том числе в строительную отрасль, ситуация изменилась.

Исполнительная документация при всем ее многообразии и сложности составляется по определенным шаблонам, а работа с ней строго регламентирована. Это значительно упрощает перенос документов в цифровую форму, чем давно воспользовались разработчики специализированного ПО для автоматизации исполнительной документации.

В недавнем прошлом автоматизация была проблематичной по причине отсутствия ее регламентов и стандартов. Государственные органы по традиции требовали представлять документы или их копии в бумажном виде. К настоящему моменту ситуация изменилась: во многих областях деятельности, включая строительство, на законодательном уровне разрешен электронный документооборот. В случае с исполнительной документацией он стал возможным после принятия Роскомнадзором в 2017 г. приказа № 420, дополняющего требования к документам. В соответствии с ним по соглашению между взаимодействующими сторонами теперь возможен обмен документацией в электронной форме — при условии, что она заверена усиленной квалифицированной цифровой подписью. Документы при этом сохраняют полную юридическую силу.

Один из востребованных продуктов для перевода документооборота в цифровую форму и его автоматизации — продукт «Логика: СЭД», разработанный отечественной продуктово-внедренческой компанией «Логика Бизнеса». Он предназначен для управления всем жизненным циклом документов, циркулирующих в компании — как исходящих и входящих, так и внутренних.

Продукт «Логика: СЭД» позволяет организовать полную автоматизацию исполнительной документации, при которой весь массив последней переводится в электронную форму. При этом решается сразу несколько задач и устраняется ряд проблем, существовавших в прошлом:

  • значительно снижаются трудозатраты сотрудников, отвечающих за оформление исполнительной документации;

  • все процессы обработки документов стандартизируются;

  • упрощается, ускоряется и становится более надежным обмен документацией между компаниями, учреждениями и ведомствами;

  • обеспечивается высокая степени защиты документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты;

  • исполнительная документация при этом сохраняет полную юридическую силу. Этому способствуют встроенные в «Логика: СЭД» средства криптографической защиты данных, которые позволяют применять усиленную квалифицированную цифровую подпись.

«Логика: СЭД» — кроссплатформенная система, которую можно развернуть на множестве ECM-платформ, популярных во всем мире. Речь идет об IBM FileNet, HCL Domino/Notes, МСВСфера/Инфооборот (Alfresco) и других мощных и функциональных платформах. В любом случае сохраняется устойчивость системы к высоким нагрузкам, что весьма актуально при обработке исполнительной документации. Надежность продукта подтверждается тем, что он включен в Единый реестр отечественных программ для ЭВМ и БД.


Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: