Восемь способов повысить эффективность применения ЕСМ
Виктор Вайнштейн
Виктор Вайнштейн
советник по стратегическому развитию
08.07.2015

Виктор Вайнштейн, занимал пост генерального директора компании «Логика Бизнеса» с 2013 по 2019 гг. С 1999 года занимался созданием и развитием Центра заказных разработок ПО группы компаний «АйТи» (впоследствии компания «Аплана»). В 2002 году вошел в Top-100 лучших менеджеров ИТ-индустрии РФ по версии ИД «Коммерсантъ». Его экспертиза лежит в области создания, развертывания и сопровождения масштабных решений по управлению корпоративной информацией, включая такие стратегические вопросы, как связь ECM с целями бизнеса организации или встраивание ECM-решения в архитектуру предприятия.

Информация бывает двух типов: структурированная и неструктурированная. Структурированная информация (обычно это числа) легко считывается и обрабатывается компьютерами. Доля таковой в потоке информации, которой оперируют бизнес-организации, — примерно 20%. Все остальное — тексты, изображения, видео — неструктурированная информация. Соответственно, прикладные ИТ-системы принято разделять на системы, предназначенные для работы со структурированной информацией, — учетные системы класса ERP — и системы класса ECM/СЭД, оперирующие неструктурированной информацией.

Современная ЕСМ-система — не только система документооборота; она может служить системообразующим каркасом, который поддерживает бизнес-процессы компании, позволяет формировать и оптимизировать информационные потоки и связанные с ними процессы основной деятельности компании, а следовательно, как и ERP-система, помогает повысить эффективность и конкурентоспособность компании.

Таким образом, современная ECM-система — это мощный управленческий инструмент с богатой функциональностью. Она даже может заменить многие функции ERP-системы.

Как выстроить стратегию компании, чтобы повысить эффективность применения ECM?

1 — Установите связь с целями бизнеса

Проект по ЕСМ ни в коем случае не должен рассматриваться как исключительно ИТ-проект. Необходимо увязать его с бизнес-целями организации. Впрочем, эта рекомендация обязательна к исполнению при внедрении любой информационной бизнес-системы, иначе мощный управленческий инструмент будет использоваться лишь на половину (а то и меньше) своей мощности. Как говорят в народе, не в коня корм.

2 — Встройте ECM-решение в архитектуру предприятия

Чтобы определить, как ЕСМ-решение будет поддерживать текущие и будущие потребности в управлении информационными потоками, нужно описать и проанализировать архитектуру предприятия. Т. е. использовать подход, описывающий и структурирующий комплексные ИТ-системы на уровнях бизнеса, программного обеспечения, данных и аппаратного обеспечения.

Такой подход называется управление архитектурой предприятия (Enterprise Architecture Management, EAM). Основная цель его в том, чтобы связать стратегические цели организации с бизнес-процессами, с помощью которых эти цели будут достигаться, а также соответствующим программным и аппаратным обеспечением, поддерживающим эти бизнес-процессы. Установленные связи не догма, а гибкая конструкция, которая меняется при изменениях, обусловленных бизнесом. EAM позволяет также управлять преобразованием организации.

В типовых СЭД есть элементы системы управления архитектурой предприятия, например, модуль управления организационной структурой предприятия, модуль управления бизнес-процессами, модуль учета аппаратного обеспечения. Их, конечно, можно использовать для отдельных операций по управлению архитектурой предприятия, но гораздо лучше для этого подходят специализированные EAM-решения, такие как Rational System Architect или Alfabet planningIT.

3 — Проведите инвентаризацию используемого контента

Определите, какой контент существует в компании и как он используется. Такая инвентаризация контента позволит более релевантно для компании подобрать ECM-систему или настроить ее, что повысит эффективность ее использования.

4 — Сделайте оценку уровня ECM-зрелости вашей компании

Проведенная оценка уровня зрелости компании с точки зрения управления контентом даст вам точку отсчета для будущих действий и критические показатели успеха для проектов по внедрению ЕСМ. Выявив при проведении оценки специфические потребности вашей компании и учитывая их, вы получите возможность оптимизировать внедренческий бюджет и повысить эффективность использования ECM-системы.

5 — Составьте дорожную карту по управлению корпоративным контентом

Разработайте план развития компании (в долгосрочной и среднесрочной перспективе) по управлению корпоративным контентом. Для этого проанализируйте и оцените все приложения и технологические платформы, которыми компания пользуется для управления корпоративным контентом. Подумайте над тем, какие технологии будут приобретаться и внедряться для работы с контентом в будущем (например облачные). Двигаться вперед, имея на руках подробную карту, гораздо эффективнее и продуктивнее.

6 — Стратегия внедрения и развития ECM-систем

Сотрудники сопротивляются любым изменениям. Смягчить эту проблему помогает быстрое внедрение ECM, буквально за несколько месяцев, и четкий план внедрения, включающий программу обучения пользователей. Выдержать короткие сроки внедрения можно в том случае, если объем кастомизации внедряемого решения минимален. Чем больше решение соответствует определению «коробочное», тем проще ИТ-директору управлять проектом внедрения и выдерживать его заявленные параметры.

Развитие ЕСМ-системы рассматривайте в виде нескольких тактических проектов, четко определив для каждого из них цели и результаты. Это поможет ИТ-директору аргументировать вложение средств в развитие корпоративных ИТ-систем, в том числе ECM. Рассказывайте начальству о том, что новая система охватит больше сотрудников и, следовательно, обеспечит больший контроль исполнительской дисциплины; что сократятся затраты на управление документами и появятся новые аналитические возможности, а значит способы повышения операционной эффективности.

7 — Делать ли ставку на свободное ПО

Популярность продуктов и платформ на свободном программном обеспечении (СПО), в том числе ECM-продуктов, высока и продолжает расти. Причиной тому — повышение качества СПО в целом при сохранении «нулевой планки» при начале использования: скачай с сайта и используй. Надо только иметь в виду, что «свободность» ПО заключается не в бесплатности, а в открытости исходных кодов и свободе их распространения и изменения под свои нужды (что дает возможность максимальной кастомизации программных продуктов). При этом свободное ПО, как и любое другое, нуждается в качественном внедрении и сопровождении, что, разумеется, имеет свою цену. Если эту цену за качество вы платить не хотите, то получите сбои в работе ПО и простои в бизнесе. Поэтому к выбору СПО-продукта нужно подходить тщательно, ориентируясь не только на стоимость, но и на репутацию как продукта, так и подрядчика по внедрению и поддержке. В общем, если вас интересует не только цена, но и результат, выбирайте СПО точно так же, как коммерческое ПО.

8 — Добейтесь высокой производительности ECM-системы

На производительность СЭД и прочих ECM-систем влияет конфигурация настроек, которых в современных системах довольно много. У всех производителей таких систем имеются рекомендации по увеличению их быстродействия. В большинстве случаев их выполнения достаточно для повышения скорости работы СЭД/ECM. Но иногда приходится выполнять целый проект по увеличению быстродействия системы: проводить аудит настроек и логов, выявлять на основе полученных данных «узкие» места и принимать меры для их устранения. Попробуйте увеличить быстродействие системы силами администраторов, используя рекомендации вендора. Если не получается, обратитесь за помощью к консультантам. Это важный вопрос: постоянно «тормозящая» система, особенно при большом количестве одновременно работающих пользователей, не способствует лояльности сотрудников.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: