Виктор Вайнштейн, занимал пост генерального директора компании «Логика Бизнеса» с 2013 по 2019 гг. С 1999 года занимался созданием и развитием Центра заказных разработок ПО группы компаний «АйТи» (впоследствии компания «Аплана»). В 2002 году вошел в Top-100 лучших менеджеров ИТ-индустрии РФ по версии ИД «Коммерсантъ». Его экспертиза лежит в области создания, развертывания и сопровождения масштабных решений по управлению корпоративной информацией, включая такие стратегические вопросы, как связь ECM с целями бизнеса организации или встраивание ECM-решения в архитектуру предприятия.
Информация бывает двух типов: структурированная и неструктурированная. Структурированная информация (обычно это числа) легко считывается и обрабатывается компьютерами. Доля таковой в потоке информации, которой оперируют бизнес-организации, — примерно 20%. Все остальное — тексты, изображения, видео — неструктурированная информация. Соответственно, прикладные ИТ-системы принято разделять на системы, предназначенные для работы со структурированной информацией, — учетные системы класса ERP — и системы класса ECM/СЭД, оперирующие неструктурированной информацией.
Современная ЕСМ-система — не только система документооборота; она может служить системообразующим каркасом, который поддерживает бизнес-процессы компании, позволяет формировать и оптимизировать информационные потоки и связанные с ними процессы основной деятельности компании, а следовательно, как и ERP-система, помогает повысить эффективность и конкурентоспособность компании.
Таким образом, современная ECM-система — это мощный управленческий инструмент с богатой функциональностью. Она даже может заменить многие функции ERP-системы.
Как выстроить стратегию компании, чтобы повысить эффективность применения ECM?
1 — Установите связь с целями бизнеса
Проект по ЕСМ ни в коем случае не должен рассматриваться как исключительно ИТ-проект. Необходимо увязать его с бизнес-целями организации. Впрочем, эта рекомендация обязательна к исполнению при внедрении любой информационной бизнес-системы, иначе мощный управленческий инструмент будет использоваться лишь на половину (а то и меньше) своей мощности. Как говорят в народе, не в коня корм.
2 — Встройте ECM-решение в архитектуру предприятия
Чтобы определить, как ЕСМ-решение будет поддерживать текущие и будущие потребности в управлении информационными потоками, нужно описать и проанализировать архитектуру предприятия. Т. е. использовать подход, описывающий и структурирующий комплексные ИТ-системы на уровнях бизнеса, программного обеспечения, данных и аппаратного обеспечения.
Такой подход называется управление архитектурой предприятия (Enterprise Architecture Management, EAM). Основная цель его в том, чтобы связать стратегические цели организации с бизнес-процессами, с помощью которых эти цели будут достигаться, а также соответствующим программным и аппаратным обеспечением, поддерживающим эти бизнес-процессы. Установленные связи не догма, а гибкая конструкция, которая меняется при изменениях, обусловленных бизнесом. EAM позволяет также управлять преобразованием организации.
В типовых СЭД есть элементы системы управления архитектурой предприятия, например, модуль управления организационной структурой предприятия, модуль управления бизнес-процессами, модуль учета аппаратного обеспечения. Их, конечно, можно использовать для отдельных операций по управлению архитектурой предприятия, но гораздо лучше для этого подходят специализированные EAM-решения, такие как Rational System Architect или Alfabet planningIT.
3 — Проведите инвентаризацию используемого контента
Определите, какой контент существует в компании и как он используется. Такая инвентаризация контента позволит более релевантно для компании подобрать ECM-систему или настроить ее, что повысит эффективность ее использования.
4 — Сделайте оценку уровня ECM-зрелости вашей компании
Проведенная оценка уровня зрелости компании с точки зрения управления контентом даст вам точку отсчета для будущих действий и критические показатели успеха для проектов по внедрению ЕСМ. Выявив при проведении оценки специфические потребности вашей компании и учитывая их, вы получите возможность оптимизировать внедренческий бюджет и повысить эффективность использования ECM-системы.
5 — Составьте дорожную карту по управлению корпоративным контентом
Разработайте план развития компании (в долгосрочной и среднесрочной перспективе) по управлению корпоративным контентом. Для этого проанализируйте и оцените все приложения и технологические платформы, которыми компания пользуется для управления корпоративным контентом. Подумайте над тем, какие технологии будут приобретаться и внедряться для работы с контентом в будущем (например облачные). Двигаться вперед, имея на руках подробную карту, гораздо эффективнее и продуктивнее.
6 — Стратегия внедрения и развития ECM-систем
Сотрудники сопротивляются любым изменениям. Смягчить эту проблему помогает быстрое внедрение ECM, буквально за несколько месяцев, и четкий план внедрения, включающий программу обучения пользователей. Выдержать короткие сроки внедрения можно в том случае, если объем кастомизации внедряемого решения минимален. Чем больше решение соответствует определению «коробочное», тем проще ИТ-директору управлять проектом внедрения и выдерживать его заявленные параметры.
Развитие ЕСМ-системы рассматривайте в виде нескольких тактических проектов, четко определив для каждого из них цели и результаты. Это поможет ИТ-директору аргументировать вложение средств в развитие корпоративных ИТ-систем, в том числе ECM. Рассказывайте начальству о том, что новая система охватит больше сотрудников и, следовательно, обеспечит больший контроль исполнительской дисциплины; что сократятся затраты на управление документами и появятся новые аналитические возможности, а значит способы повышения операционной эффективности.
7 — Делать ли ставку на свободное ПО
Популярность продуктов и платформ на свободном программном обеспечении (СПО), в том числе ECM-продуктов, высока и продолжает расти. Причиной тому — повышение качества СПО в целом при сохранении «нулевой планки» при начале использования: скачай с сайта и используй. Надо только иметь в виду, что «свободность» ПО заключается не в бесплатности, а в открытости исходных кодов и свободе их распространения и изменения под свои нужды (что дает возможность максимальной кастомизации программных продуктов). При этом свободное ПО, как и любое другое, нуждается в качественном внедрении и сопровождении, что, разумеется, имеет свою цену. Если эту цену за качество вы платить не хотите, то получите сбои в работе ПО и простои в бизнесе. Поэтому к выбору СПО-продукта нужно подходить тщательно, ориентируясь не только на стоимость, но и на репутацию как продукта, так и подрядчика по внедрению и поддержке. В общем, если вас интересует не только цена, но и результат, выбирайте СПО точно так же, как коммерческое ПО.
8 — Добейтесь высокой производительности ECM-системы
На производительность СЭД и прочих ECM-систем влияет конфигурация настроек, которых в современных системах довольно много. У всех производителей таких систем имеются рекомендации по увеличению их быстродействия. В большинстве случаев их выполнения достаточно для повышения скорости работы СЭД/ECM. Но иногда приходится выполнять целый проект по увеличению быстродействия системы: проводить аудит настроек и логов, выявлять на основе полученных данных «узкие» места и принимать меры для их устранения. Попробуйте увеличить быстродействие системы силами администраторов, используя рекомендации вендора. Если не получается, обратитесь за помощью к консультантам. Это важный вопрос: постоянно «тормозящая» система, особенно при большом количестве одновременно работающих пользователей, не способствует лояльности сотрудников.