«Цифровой кадр»: трансформация на уровне HR

22.09.2020


Государство поэтапно подводит бизнес к использованию кадрового электронного документооборота (КЭДО), давая понять, что трансформация в этой сфере будет значительной. Тем не менее, бизнес осторожно оценивает перспективы полноценного КЭДО. Одной из ключевых причин представители компаний называют отсутствие нормативно-правовой базы. Они осторожничают из-за неопределенности регулирования, стандартов и регламентов.

Так как отношения работодателя и работника – это колоссальный пласт социальной жизни государства, а некоторые сложности проявятся только в процессе повсеместного внедрения КЭДО, Минтруд к переводу трудовых отношений в электронный формат тоже подходит взвешенно. Для этого министерство проводит эксперименты, которые позволят определить с какими проблемами может столкнуться работодатель при переходе на КЭДО и как именно нужно реформировать правовые основы.

В 2018 году прошел первый эксперимент по переводу кадрового делопроизводства в цифровой формат, в котором участвовали 11 крупных представителей различных отраслей, по его итогам были выявлены некоторые трудности. Связаны они, в том числе с необходимостью применения усиленной квалифицированной электронной подписи для заключения ряда соглашений между работником и работодателем. Поэтому министерство решило двигаться поступательно и отложить полную трансформацию кадровых процессов, а также провести новый, более масштабный, эксперимент с 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года. На этот раз все желающие компании смогут опробовать механизмы цифрового кадрового документооборота и взаимодействие с государственными информационными системами.

По результатам министерство передаст правительству рекомендации по изменению законодательства, будут выработаны технические регламенты, стандарты, требования к оформлению сотрудников и используемым информационным системам. Но не все реформы в области КЭДО ждут окончания экспериментов.

В декабре 2019 года принят № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" и еще ряд нормативных актов, которые узаконили применение электронных трудовых книжек. Новая, 61 статья Трудового кодекса обязала работодателя сдавать информацию о сотрудниках в Пенсионный фонд в электронном виде с 2021 года. Эти изменения не разрешают всех вопросов, поэтому бизнес не спешит с переходом на "цифру". В 2019 году только 17% российских компаний использовали КЭДО и 5% планировали его внедрение в будущем (данные Deloitte). Причем речь идет о фрагментарном переходе: в электронный формат переводятся отдельные, самые простые функции кадровой службы. Чаще других автоматизируется процесс "ознакомления работника с составными частями заработной платы", то есть рассылка сообщения о предстоящем начислении средств.

В 2020 году удаленный формат работы многих компаний поставил вопрос КЭДО ребром. Все чаще о нем говорят и в правительстве, что позволяет надеяться на ускорение трансформации кадрового документооборота. Предприниматели понимают, что передача данных в ПФР в цифровом виде – это только начало масштабных изменений, которые перестали быть задачей далекого будущего.

Бизнес начинает интересоваться использованием платформенных продуктов для цифровизации кадрового документооборота, чтобы в электронном виде можно было принять на работу, перевести на другую должность, проинструктировать, выписать премию и так далее. Пока недостаточное регулирование в этой сфере ограничивает, но не отменяет трансформацию кадровых процессов. Многие крупные компании-визионеры уже готовятся к ней в той части, которая разрешена законодательством (оформление отпусков, журналы учета командировок и т. д).

Вместе с тем, Минтруд в мае 2020 года направил в правительство предложение разрешить компаниям с января 2021 года вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге. По мнению чиновников, в карантин сложилась практика применения гибких форм занятости, которую необходимо узаконить, при этом ускорив процесс перехода на электронное кадровое делопроизводство. В этих обстоятельствах увереннее других себя чувствует бизнес, который уже частично применяет КЭДО. Такие компании научились работать с цифровыми документами и оценили их преимущества. Этот опыт станет ориентиром для всех остальных участников рынка.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: