Суть электронных архивов
Электронным архивом называют информационную систему структурированного защищенного хранения документов в оцифрованном виде, которая обеспечивает удобный поиск и доступ к документам в электронном виде с учетом разграничения прав доступа и конфиденциальности. В классификации информационных систем ЭА входят в категорию ECM — Enterprise Content Management (управление корпоративным контентом).
В число функций любого, даже самого простейшего, ЭА входят прием документов на хранение, управление ими, поиск по атрибутам, организация доступа к электронным файлам и бумажным оригиналам и учет их выдачи. Наиболее продвинутые системы архива имеют и другие функции — например, такие, как поддержка связей между документами (сделками, клиентами и т.д.) и электронной подписи, быстрое формирование и выгрузка перечня документов и многое другое.
Задачи, решаемые с помощью электронных архивов
Оцифровка архива и внедрение системы ЭА зачастую сопутствуют друг другу и вместе дают возможность перевести большую часть бумажных документов в электронный вид, снабдив их специальными атрибутами и расположив в удобной структуре хранения. Тем самым освобождается место в офисе и экономятся средства на аренду специализированных помещений для держания бумаги. Для оставшейся части документов, которые по законодательству должны храниться в физическом виде, создаются электронные копии с отметкой о нахождении оригинала, что позволит быстро найти их в случае необходимости.
Электронный архив многократно увеличивает скорость обработки информации. Он значительно снижает трудозатраты на поиск документов, ознакомление с ними, их копирование. Если хранение информации в цифре для организации дело привычное, то ЭА централизует архивы и разгружает сторонние информационные системы от большого массива данных, позволяя им работать с предусмотренной архитекторами скоростью.
Важное достоинство электронного архива — в том, что он обеспечивает высокую степень сохранности и защищенности документов. Последние после перевода в электронную форму получают надежную защиту от повреждения, уничтожения или утраты — как по неосторожности, так и со злым умыслом. В состав ЭА входит система резервного копирования данных, которая минимизирует влияние форс-мажорных обстоятельств — так, она предотвращает повреждение или утрату документов при выходе из строя оборудования или программного обеспечения.
С помощью электронного архива можно наделить сотрудников компании разными правами доступа. Благодаря чему особо важная документация всегда будет защищена от нежелательных глаз.
Заслуживает внимания расширение возможностей делопроизводства и повышение его эффективности, которые достигаются при внедрении системы электронного архива. Так, ЭА позволяет работать с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно, что недостижимо при использовании обычной бумажной документации или электронного файла на сетевом диске.
Опыт многих компаний позволяет утверждать, что результатом внедрения электронного архива становится увеличение скорости принятия управленческих решений, обеспечение точного контроля делового процесса и, как следствие, повышение общей трудовой дисциплины персонала.
Виды электронных архивов
Многочисленные достоинства электронных архивов сделали их популярными и обеспечили им широкое распространение в самых разных областях бизнеса. В зависимости от особенностей хранимой документации можно выделить несколько видов ЭА.
Архив кадровой документации
Предназначен для хранения в электронном виде трудовых договоров, личных дел, внутренних регламентов и инструкций, внутренних документов, распоряжений и приказов, касающихся работы с кадрами. В таком архиве содержатся не только документы, составленные внутри компании (в частности, трудовые договоры), но и те, которые поступили в организацию извне (например, копии трудовых книжек).
К электронному архиву кадровой документации предъявляется важное требование: система, на базе которой он внедряется, должна соответствовать отечественному законодательству о защите персональных данных.
Архив финансово-договорной документации
В нем хранятся счета на оплату, контракты, товарные накладные, счета-фактуры и другие первичные документы компании. При организации такого электронного архива на передний план выходят возможность быстрого поиска нужного документа по разным атрибутам, конфиденциальность информации и ее надежная защищенность от форс-мажорных обстоятельств и несанкционированного доступа.
Руководство компании может принять решение структурировать архив финансово-договорной документации по разным критериям — например, по сделкам (заказам), контрагентам или договорам.
Архив технической документации
Он предназначен для хранения эксплуатационной документации, паспортов изделий и других подобных документов. Внедрение такого электронного архива целесообразно в компании, которая занимается поставками тех или иных товаров или имеет в своем арсенале сложное оборудование, эксплуатирует различные строительные и инженерные объекты.
Хранение технической документации в электронном виде позволяет организовать быстрый доступ к чертежам и инструкциям, облегчив обслуживание и ремонт объектов.
Архив проектной документации
В нем хранятся чертежи, пояснительные записки, эскизы, сметы, многие другие документы, создаваемые при проектировании объектов.
Это — не полный перечень видов электронных архивов. В каждом конкретном случае руководство компании учитывает существующие потребности и внедряет оптимальную систему.
Структура электронного архива
Структура ЭА напрямую зависит от специфики деятельности предприятия, на котором внедрена система электронного архива. Несмотря на многообразие вариантов, можно выделить несколько основных элементов, входящих в структуру любого ЭА:
- архивное хранилище электронных документов. Представляет собой электронную базу данных, которая в большинстве случаев хранится на корпоративном сервере компании;
- система ввода документов. В нее входят устройства для сканирования документации (в том числе потокового) и ее ввода в архив вручную;
- система вывода документов. Цифровизация делопроизводства открывает множество возможностей, однако при этом остается необходимость использования бумажной документации — например, для ее отправки в контролирующие ведомства. В эту систему входят печатающие и копирующие устройства, позволяющие получать твердые копии документов и тиражировать их.
Этапы создания
На первом этапе следует определить цели и задачи внедрения электронного архива. Их четкое формулирование позволит избежать необоснованного расходования средств и максимально эффективно решить актуальные задачи компании.
На следующем этапе нужно детально сформулировать требования, предъявляемые к ЭА. Это позволит правильно подобрать конфигурацию аппаратного и программного обеспечения, на базе которого будет реализован архив.
На третьем этапе следует подготовить техническую инфраструктуру компании. Специалисты выполняют закупку серверов и дисковых массивов, приобретают программное обеспечение, устанавливают и настраивают элементы ИТ-инфраструктуры и ЭА.
На следующем этапе специалисты интегрируют ЭА с существующими ИТ-системами организациями (CRM, ERP, CAD/CAM/CAE и другими). Так формируется единое информационное пространство, делающее документооборот прозрачным и эффективным.
После того как инфраструктура подготовлена, производят перевод существующих документов в электронную форму силами подрядчика. На этом этапе выполняют сканирование, распознавание полученных изображений, ввод информации в систему электронного архива. Так создается ядро ЭА, которое в будущем будет дополняться и совершенствоваться.
Выполняют обучение персонала организации работе с электронным архивом. Сотрудникам рассказывают о функциональных возможностях ЭА, демонстрируют его преимущества, показывают основные приемы работы с документами в электронной форме, объясняют причины наиболее распространенных ошибок, передают другие важные навыки.
«Логика: АРХИВ»
На рынке программного обеспечения для организации электронного документооборота существует немало решений, доказавших свою эффективность. Одно из популярных — программный продукт «Логика: АРХИВ», разработанный компанией «Логика Бизнеса».
Предлагаемый продукт поставляется в нескольких специализированных конфигурациях, позволяющих организовать удобную работу с разными документами — кадровыми, техническими, финансовыми и другими. Преднастроенные варианты конфигурации ЭА позволяют существенно сократить время на внедрение системы.
«Логика: АРХИВ» открывает доступ ко всем преимуществам электронного архива, перечисленным в этом обзоре. Кроме того, имеет немало других достоинств:
- позволяет соблюсти требования отечественного законодательства, регламентирующего документооборот;
- реализует большой набор функциональных возможностей;
- предоставляет широкие возможности адаптации и настройки, которыми можно воспользоваться без привлечения квалифицированных ИТ-специалистов;
- отличается высочайшей производительностью и позволяет работать с миллионами документов, представленных в электронной форме;
- обладает легкостью масштабирования;
- позволяет использование на базе разных операционных систем (Windows, Linux и других) и совместно со многими СУБД (MS SQL, Oracle, Postgres и другими);
- поддерживает открытый API и интеграцию с другими информационными системами компании;
- поддерживает работу с электронной подписью и документами длительного хранения.
Это — далеко не полный перечень возможностей программного комплекса «Логика: АРХИВ». Свяжитесь со специалистами нашей компании и проинформируйте их о ваших потребностях, а они расскажут о том, чем комплекс будет полезен в вашем случае.