С чего начать перевод ваших архивов в «цифру»?

Почему бумажные архивы нужно переводить в электронный вид

Федеральное архивное агентство – главный орган по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства – еще в 2012 году выпустило «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». Тем самым подчеркивая, что перевод документов в электронные архивы актуален на государственном уровне, хотя подлинниками до сих пор считаются бумажные версии.

Из гор бумаги – в удобный и компактный вид

Бумажные архивы требуют для себя много места, специальных условий хранения; кроме того, документы могут быть повреждены, украдены или вовсе уничтожены вследствие стихийных бедствий или техногенных катастроф (например, летом 2019 года в Росархиве произошел пожар, в результате чего были уничтожены редкие документы, относящиеся к литературе и искусству). 

Оцифровка архивов имеет ряд преимуществ:

• организация доступа к нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;

• доступ к архиву из любой точки, где есть возможность выхода в интернет;

• наличие резервных копий документов снижает вероятность их уничтожения или утери;

• перевод документов в электронный вид делается с их одновременной систематизацией и структурированием;

• документы с ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими полномочиями;

• возможное освобождение площадей, занятых под бумажные архивы;

• оптимизация рабочих мест в архиве.

После перевода бумажных документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где есть:

• Поиск документов. Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В противовес этому поиск по электронным архивам занимает считаные секунды.

• Перемещение документов. Если организация большая, а тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга, это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно получают все заинтересованные лица. А в случае, если требуются бумажные оригиналы, найти их в хранилище и оформить переезд проще простого.

• Защита от потери или порчи документов. Многолетняя практика показывает, что ни один бумажный архив не может считаться на 100 % надежным местом хранения. Не принципиально, был ли документ случайно выброшен, потерялся в стопках бумаг или уничтожен – это все равно означает, что его нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Электронные архивы построены на том, что у документов всегда есть резервные копии, их восстановление избавляет от бумажной волокиты и быстро выполняется.

Впереди – серьезная работа…

Есть два подхода к оцифровке архивных документов.

Оцифровка для решения «узких» задач

Часть организаций в силу различных причин предпочитает делать частичную оцифровку для решения разовой задачи. Например, получило огласку громкое историческое событие (документы были засекречены) и теперь его нужно продемонстрировать широкой общественности. В результате сканируются соответствующие фонды, и в базу данных заносятся искомые документы.

Подобную работу едва ли можно назвать комплексным подходом, потому что в данном случае за короткое время выполняются лишь несколько задач, и это не повышает эффективность работы архива: совокупный объем оцифрованной документации является ничтожно малым от общего количества бумаг, нуждающихся в переводе. Порой компании делают частичную оцифровку по причине недостатка денег и незнания процедуры перехода в «цифру». Однако сегодня все больше людей понимает, что в перспективе не обойтись без длительных работ по переходу от бумажных документов к электронным.

Именно поэтому надо использовать системный подход, который одобряет и Росархив.

Полноценный перевод информации в цифровой вид

1. Подсчет количества и учет качества документов, которые требуется отсканировать.

2. Классификация документации по типу обработки:

• постраничная обработка;
• обработка разворотами;
• широкоформатное сканирование;
• сканирование специализированных форматов.

3. Согласование атрибутируемых реквизитов: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе.

4. Согласование специфики работы и выходного электронного формата файлов, а также их загрузки в базу данных или систему.

5. Составление технического задания по результатам экспертизы и соглашения об уровне качества и конфиденциальности.

6. Расшивка документов (если требуется). Сортировка и реставрация испорченных экземпляров. Вкладка технологических разделителей.

7. Сканирование и очистка документов, перевод в нужный формат (TIFF, JPEG, PDF, DWG и т. д.). Затем – сшивка, комплектация и проверка бумажных версий.

8. Подготовка полученного массива электронных документов к индексированию. Создание реквизитов для поиска по базе данных ручным или автоматизированным способом.

9. Формирование базы данных с электронными образами и поисковыми атрибутами документов.

10. Загрузка информации в систему заказчика.

11. Сортировка оригиналов по первоначальной структуре архива.

12. Сборка архивных дел, их брошюровка и реставрация.

Что учитывать перед оцифровкой архивов

Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.

Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.

Исполнители

Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.

Предельно бережное отношение к исходному документу и ожидаемому результату – залог успеха

Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.

Оборудование

Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры.

Так выглядит планетарный сканер SyntarexMaster A3 Pro

К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.

Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес (например, церковные и переписные книги). Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.

Индексирование

Процедура выполняется для структурирования имеющихся данных и организации поиска документов по нужным параметрам.
Недопустимы ошибки в таких данных, как Ф. И. О., даты и номера. Чтобы обеспечить максимальное  качество индексирования, необходимы две составляющих – современные технологии и жесткая система контроля. 

Выписка из метрической книги с большим количеством текстовых и цифровых данных

Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадет в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.

Описи

Полная оцифровка архивов вряд ли возможна без перевода в электронную форму научно-справочного аппарата. Эта часть работы представляет наибольшую сложность. Не зря эти работы регламентированы Росархивом.

Особенность индексирования описей состоит в том, что здесь приходится учитывать большое число полей. Дело осложняется тем, что описи, как и документы, также могут находиться в неудовлетворительном состоянии или быть написанными на одном или нескольких мертвых языках, а также иметь запутанную структуру и большое количество персональных данных.

Перевод описей в электронный вид – трудоемкая работа, которая под силу только профессионалам

Существует три вида описей:

• для обычной документации;

• для научно-технической документации;

• для объектов нефондового учета.

Сделать опись хорошего качества без знания архивного дела и актуальной нормативно-правовой базы практически невозможно. Процедуру в состоянии проводить только те компании, которые могут документально подтвердить свою компетентность по оцифровке архивных фондов и имеют успешные кейсы в портфолио.

Заключение

Итак, мы выяснили, для чего нужна оцифровка архивов:

• уменьшение финансовых затрат по хранению электронных копий документов;

• рост общего уровня информационной безопасности при работе с документацией (появляются права доступа при изучении конкретных данных);

• нивелирование вероятности потери оригиналов;

• унификация и оптимизация процедур по обработке и использованию документов;

• оптимизация поиска и подбора искомых документов;

• ускорение работы сотрудников с документами. 

Самостоятельная оцифровка с помощью офисных сканеров и отправка документов на хранение по локальной сети – не более чем способ продлить их существование, пользоваться таких архивом по-прежнему неудобно: невозможно найти нужный файл. Адекватная работа с информацией всегда предполагает ее упорядочивание и связывание документов по определенному принципу. Эти задачи уже выполняют системы электронных архивов.