В настоящее время архивными документами, начинают их копировать, забирать оригиналы к себе в подразделения, разбирать архивные папки, делать копии документов. Затем они могут собирать документы в папки в порядке, отличном от первоначального или забывать вернуть оригинал документа в архив на место. Порядок хранения нарушается, вероятность утраты ценных архивных документов возрастает. А из-за неоднократного копирования оригиналов архивных документов образуются бумажные завалы документов в подразделениях. Не говоря уже о том, как это может влиять на информационную безопасность организации...
Что, если произойдет нештатная ситуация?
В случае, когда у организации возникает нештатная ситуация, например, прорыв труб отопления или пожар, бумажных архив может быть утрачен безвозвратно. В моей практике была история с одним крупным издательством. Компания, в которой я работал на тот момент времени, обсуждала с заказчиком проект по оцифровке уникального архива газет за 40-е годы, но проект, к сожалению, так и не был реализован по причине отсутствия финансирования. А потом случился пожар, уничтоживший, в том числе, и весь архив...
Другой пример — всем известная катастрофа на Саяно-Шушенской ГЭС. Для проведения работ по восстановлению станции необходимо было работать с документами технического архива станции, который также был затоплен. Заказчику пришлось спешным порядком обеспечивать просушку документов и их оперативную оцифровку. Если бы техническая документация была оцифрована ранее и размещена в едином электронном архиве «РусГидро» с обеспечением соответствующего резервирования (такой проект в компании обсуждался), то доступ к ней для обеспечения восстановительных работ был бы значительно проще.
Восстановление комплекта документов на единицу оборудования может потребовать больших затрат, так, например, дубликат комплекта документации на один насос для атомной электростанции, может стоить до 25 000 руб. При количестве различного оборудования, исчисляемого тысячами единиц, стоимость восстановления документации на него может быть колоссальной.
Опытный архивист не заменит электронный архив
Многие полагают, что наличие в организации сотрудников досконально знающих структуру корпоративного архива и владеющих методикой быстрого поиска оригиналов документов в архиве в сочетании со строго регламентированной процедуры учета и работы с архивными документами избавляет от необходимости создавать электронный архив параллельно с бумажным. Однако такая ситуация приводит к зависимости организаций от отдельных сотрудников и в случае их ухода или увольнения возникает риск фактически утратить в том числе и ценные знания. Один из заказчиков произнес как-то такую фразу — «мы рискуем потерять наши знания вместе с уходом нашего архивиста».
Перекрытия были старые
У одного из заказчиков, до того, как организация переехали в другое здание, с архивом все было относительно хорошо — архив был оборудован современным стеллажным оборудованием, сотрудниками соответствующим образом велся нормативно-справочный аппарат, соответственно проблем с поиском и подбором необходимых документов не было. Но в новом здании устроить архив аналогичным образом возможности уже не было — перекрытия в здании были достаточно старые и могли не выдержать централизованного размещения архива. Поэтому архив пришлось распределять по всему зданию, по разным этажам, что привело к увеличению сроков поиска необходимых документов в разы. Как следствие, время на подготовку необходимых документов из архива в ответ на запросы контролирующих органов увеличились в разы, что не замедлило сказаться на соответствующих показателях эффективности.
Когда бумага рассыпается в руках
В организациях, использующих оборудование еще с советского времени (промышленные предприятия, объекты энергетики и т.п.), востребованная техническая документация иногда настолько сильно изношена, что просто рассыпается в руках. Чертежи могут быть выполнены на кальках и «синьках». С течением времени эти носители сильно изнашиваются, на местах сгиба образуются изломы, как следствие документы приходят в негодность. При этом документы могут быть на предприятии в единственном экземпляре.
Необходимая достаточность
Несмотря на вышеизложенные факты, переводить весь объем бумажного архива документов в электронный вид сразу может быть слишком затратно и не всегда целесообразно. Мы, например, рекомендуем производить данные работы постепенно, в соответствии с востребованностью документов. Обычно сначала проводится экспертиза архивного фонда, которая позволяет оптимально (с точки зрения стоимости) определить приоритет перевода документов в электронный вид и выбрать оптимальное решение для наполнения электронного архива. Зачастую не для всех документов необходимо производить полнотекстовое распознавание документов, иногда достаточно иметь их электронные образы с минимально необходимым набором поисковых атрибутов.