Большинство коммерческих компаний и госпредприятий частично или полностью автоматизировали операционные процессы через оптимизацию бизнес-функций: продаж, маркетинга, бухгалтерии, логистики, архивного хранения. Распространенный пример – внедрение системы электронного документооборота для одновременного решения различных задач и упрощения работы персонала.
Преимущества автоматизированных систем ЭДО
- Экономия времени: внедрение ЭДО ускоряет операции, связанные с внутренним и внешним документооборотом, оказывает документационную поддержку управленческих бизнес-процессов.
- Сокращение затрат на закупку бумаги, печать и доставку документов: в среднем в 5-7 раз меньше расход на отправку пакетов документации контрагентам.
- Хранение документов организации в едином электронном архиве: с ЭДО не требуется отдельное помещение под бумажный архив. При этом доступ к информации возможен из любой точки мира (при наличии прав доступа).
- Простое и прозрачное взаимодействие с государственными органами, банками, контрагентами. Документация, заверенная электронной подписью, на законных основаниях приравнивается к собственноручно подписанным бумажным оригиналам и считается юридически значимой.
- Безопасность: электронные документы не рвутся, не изнашиваются и не теряются. Автоматизированные системы ЭДО исключают несанкционированный доступ и позволяют с высокой скоростью (за несколько секунд) отследить статус любого документа.
Выбор СЭД: вендорское решение или собственная разработка
Первый вопрос, который встает перед организацией, решившей внедрить систему электронного документооборота – выбор IT-продуктов. Часто ситуация развивается по одному из трех сценариев.
Рассмотрим подробнее:
- Предприятие покупает готовое IT-решение у вендора – компании-разработчика, которая создает, внедряет и обслуживает программное обеспечение под собственным брендом.
- В организации устанавливается сразу несколько автоматизированных систем, под разные задачи (ERP, CRM, HRM, системы технической документации, логистические программы, сервисы управления корпоративным контентом и пр.). При этом разрозненные средства автоматизации приходится интегрировать в единую систему, что удается далеко не всегда.
- Компания разрабатывает программный продукт «под себя», решая проблему собственными силами или привлекая сторонних разработчиков. Преимущество такого подхода в том, что организация получает СЭД на 100% адаптированную под собственные функциональные требования. В то же время разработка продукта «под себя» имеет особенности, о чем поговорим далее.
Преимущества готовой СЭД от вендора
Выбирая систему электронного документооборота от вендора, вы получаете готовый к использованию программный продукт, который имеет гибкую систему настроек, с возможностью автоматизировать практически любые задачи и бизнес-процессы на предприятии.
Плюсы готового решения:
- При покупке у вендора вы получаете готовый IT-продукт, проверенный на практике тысячами пользователей. Также вы можете оценить эффективность внедрения системы в компаниях вашей сферы деятельности в «полевых» условиях. При разработке на заказ будьте готовы к тому, что программное обеспечение придется тестировать и вносить изменения в рабочем процессе, что несет дополнительные временные, финансовые затраты и не всегда эффективно.
- Если всё-таки потребуется разработка, то вендор это сможет сделать быстрее и качественнее, так как досконально знает все возможности, имеющиеся сервисы и архитектуру решения.
- Вендор имеет на 100% отработанные методики внедрения ЭДО. Это экономит время и позволяет избежать множества ошибок, без которых не обходится внедрение и запуск систем, написанных с нуля под заказчика.
- Стоимость готового продукта в большинстве случаев ниже, чем разработка или покупка с последующей интеграцией отдельных программных компонентов. Стоимость составляющих вендорского решения фиксирована и известна заранее. Кроме того, риски в оценке стоимости и внедрения продукта сводятся к минимуму.
- Гарантия внедрения качественного продукта с высокой эффективностью, подтвержденной сотнями тестов, профессиональной поддержкой и регулярными обновлениями. Что касается самостоятельной разработки, качество зависит от профессионализма бизнес-аналитиков и разработчиков. Часто случается так, что итоговый продукт обходится существенно дороже готового IT-решения, не соответствует требованиям качества и не отвечает ожиданиям заказчика.
- Готовые системы хорошо задокументированы и имеют набор инструкций. Это экономит время на внедрение и последующее использование системы ЭДО на предприятии. Наконец, в вендорских СЭД четко сформулированы требования к персоналу, инфраструктуре, рабочей среде, в которой будет использоваться программное обеспечение.
Преимущества перед индивидуальной разработкой
Как уже было сказано, стоимость разработки ЭДО «с нуля» во многих случаях выше, чем внедрение готового программного продукта. Также высоки риски ошибок, которых не избежать при оценке конечной стоимости софта и сроков его внедрения. И это не единственные проблемы, с которыми можно столкнуться, разрабатывая IT-продукт самостоятельно.
Происходит «замыкание» процессов на команде разработчиков: предприятие фактически попадает в зависимость. Если кто-то из коллектива увольняется или «пропадает с горизонта», не исключено, что «его» компоненты системы придется со временем переписывать заново.
В случае заказной разработки зачастую происходит "автоматизация хаоса", без оптимизации бизнес-процессов, происходящих в компании. Готовое решение позволит изменить неоптимальные процессы, упростив взаимодействие участников и сократив количество рутинных операций.
Еще один проблемный момент, которым «грешат» некоторые специалисты, занимающиеся созданием IT-продуктов по индивидуальным ТЗ заказчика – недостаточное внимание к функциям разграничения доступа к контенту. В то время, как для компании-вендора — это один из ключевых вопросов. Покупая готовое решение, можете быть уверены, что информация, хранящаяся в СЭД, будет надежно защищена от несанкционированного доступа, утери или кражи.
Есть случаи, когда вендорский продукт не отвечает всем потребностям бизнеса. К индивидуальной разработке приходится прибегать, если автоматизируемые процессы и алгоритмы уникальны. Доработку готовых решений под индивидуальные процессы компании и поддержку может осуществлять как сам вендор, так и компания-разработчик (интегратор) из его партнерской сети.
Преимущества перед использованием отдельных программ
Выбирая решение от вендора, специализирующегося на автоматизации полного спектра бизнес-потребностей, отсутствует необходимость интегрировать в единую систему и адаптировать друг под друга разрозненные программные компоненты, каждый из которых обладает собственными настройками, требованиями и функционалом. Использование комплексного IT-продукта обеспечивает эффективность бизнес-процессов, экономию трудочасов, средств на внедрение и дальнейшее обслуживание цифровой экосистемы.
Готовые системы документооборота для любой сферы бизнеса
Сегодня на рынке вендорских систем электронного документооборота представлены решения под разные бизнес-задачи. Рассмотрим IT-продукты, разработанные командой «Логика Бизнеса».
«Логика: ПЛАТФОРМА» – программная платформа, которая обладает пользовательскими конструкторами и широкой базой готовых сервисов и функций, что ускоряет построение, развитие и адаптацию систем управления корпоративным контентом на предприятиях любой сферы деятельности - от ритейла и HoReCa до финансовых услуг и тяжелой промышленности. «Логика: ПЛАТФОРМА» относится к рынку CSP - платформ (Content Service Platform) и обслуживает отдельные виды контента для различных бизнес-задач организации.
Подробная информация о продуктах и решениях представлена в соответствующих разделах сайта.