Наши прикладные приложения на платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот активно развиваются. Есть сразу несколько значительных новостей, которыми хотелось бы поделиться.
Новая версия системы «Логика СЭД»
Продукт переведен на версию 5.1 базовой платформы Alfresco/МСВСфера Инфооборот. Это более современная и быстродействующая промышленная ECM-платформа, и переход на нее позволит нам обеспечить более экономичные и масштабируемые внедрения для наших заказчиков.
Функциональные возможности СЭД обогатились рядом новых функций: наложение резолюций на документы, первичное распределение документов, централизованное отслеживание статуса документа, новые возможности по работе с поручениями и организационно-распорядительными документами. Кроме того, дополнен инструментарий продукта, с помощью которого заказчики и партнеры могут настраивать решение в ходе внедрения и эксплуатации.
В новой версии «Логики СЭД» существенно переработан механизм работы с карточками документов, добавлена возможность открывать файлы форматов Microsoft Office, Open Office и LibreOffice для редактирования непосредственно из карточки документа.
А версия продукта, которая выйдет в октябре, будет содержать значительные улучшения процессов согласования, подписания (включая подписание ЭП) и регистрации, а также обновленный редактор форм документов, существенно расширяющий возможности по настройке.
Электронный архив технической документации
Новая система для электронного архива решает задачи хранения и использования технической документации в электронном виде, обеспечивает удаленный доступ к электронным документам технического формата. С помощью системы «Логика ЭА. Технические документы» на платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот в организации можно создать единое структурированное хранилище документов и управлять ими на всех стадиях жизненного цикла — от создания до списания в архив.
Ввод и размещение в электронном хранилище документов производится с помощью потокового сканирования бумажных документов, а также сбора из файловых каталогов и других информационных систем, обрабатывающих и создающих технические документы.
Решение обеспечивает систематизацию, каталогизацию (создание картотеки документов) и многоуровневое связывание документов в соответствии с требуемой иерархией хранения, тематикой представления и другими логическими признаками. В решении реализовано разграничение доступа к архивным документам в соответствии с установленными политиками доступа, управление версиями, атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по архиву.
Нагрузочное тестирование
По просьбе одного крупного заказчика мы провели нагрузочное тестирование системы «Логика СЭД» на Alfresco/МСВСфера Инфооборот, чтобы продемонстрировать ее способность масштабироваться на всех уровнях, выдерживать высокие нагрузки и восстанавливаться после сбоя. В качестве площадки для тестирования выбрана облачная платформа Amazon, на которой был развернут кластер из 21 сервера (16 серверов на саму систему и 5 — для генерации нагрузки). В качестве операционной системы использовалась Linuх, база данных была развернута на PostgreSQL.
Перед тестированием в систему, согласно ТЗ, было загружено около 2 миллионов документов. Под нагрузкой тестировались стандартные СЭД-операции: создание документов, просмотр, поиск, согласование, исполнение задач и т.д. Результаты тестирования впечатляют: система достигла показателя в 10 000 активно работающих пользователей, на пике тестирования пользователи каждую минуту создавали более 200 новых документов (в пересчете на рабочий день — около 100 000 документов ежедневно). После превышения предельной для оборудования нагрузки система сохранила свою работоспособность и успешно восстановила все основные показатели производительности.
Мы еще раз подтвердили, что и платформа Alfresco/МСВСфера Инфооборот, и наше решение, созданное на ее базе, способны выдерживать очень серьезные нагрузки, хорошо масштабируются и устойчивы к сбоям. Если вас заинтересуют подробности тестирования, мы готовы этой информацией поделиться — обращайтесь.
Электронный архив технической документации Ондской ГЭС
Для обеспечения структурированного хранения этой документации, обеспечивающего быстрый поиск необходимых документов по различным атрибутам, возможности одновременного использования одного документа несколькими лицами, исключения утрат, в т.ч. связанных с ветхостью бумажных носителей, на Ондской ГЭС организовали проведение работ по оцифровке существующего массива технической документации с созданием системы электронного архива. В результате проведения открытого конкурсного запроса предложений по выполнению данной работы, победителем стала ГК «АйТи». Специалисты Центра сканирования и ретроконверсии «Логики бизнеса» выполнили преобразование в электронный вид архива технической документации на гидротехнические сооружения, электрическое и гидромеханическое оборудование и другие объекты, входящих в состав электростанции. Объем бумажного архива, который был переведен в электронный вид, составил порядка 1000 томов технической документации.
В результате реализации проекта существенно снизилось время доступа к документам, появилась возможность оперативного многопользовательского доступа к технической документации. Документ-ориентированные процессы и важные бизнес-задачи, связанные с использованием технической документации, стали более эффективными. Кроме того, Ондская ГЭС получила «страховой фонд» документов в электронном виде на случай риска утраты оригиналов по какой-либо причине, в т.ч. техногенного характера. Электронные образы документов и их поисковые атрибуты были загружены в систему электронного архива, реализованную на базе решения «Логика ЭА» на платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот.
«В результате проведенной работы существенно снизились затраты времени на поиск и обработку необходимых чертежей и паспортов оборудования. Особенно удобнее и быстрее стало работать с крупноформатными документами. Электронный архив существенно снизил износ и риск непреднамеренной порчи бумажных документов из-за их возраста, т.к. многие документы хранятся с момента проектирования и строительства станции, т.е. с 50-х годов», — комментируют результаты проекта технические специалисты Ондской ГЭС.
«Логика СЭД» на Alfresco для крупной логистической компании
Выбрав Alfresco в качестве ECM-платформы, международная логистическая компания за услугами по внедрению обратилась к «Эврике Би Пи О». Почему именно к ней? Потому что «Эврика Би Пи О», партнер «Логики бизнеса», победила во внутреннем тендере заказчика и занимается внедрением и разработкой приложений на Alfresco уже свыше 8 лет, у нее более 50 выполненных проектов, половина которых — для зарубежных заказчиков.
Нынешний заказчик — крупная компания, работающая в 16 странах мира: 800 сотрудников, 10 тыс. перевозок в год. Структура движения документов сложная: отправитель сдает груз в одном филиале, приходит он в другой. Документопоток идет между филиалами, отправителем и получателем, внешними перевозчиками. Документов много, но все они регламентированы.
ИТ-ландшафт представляет собой разрозненный «зоопарк» систем без такой интеграции, чтобы можно было проследить весь процесс. Из-за этого пересылаемые внутри холдинга документы нередко теряются. Объём потока документов таков, что менеджеры просто не в состоянии отследить, дошли документы до клиента или нет. Они начинают что-то предпринимать, только если клиент начинает жаловаться. Еще одна проблема связана с тем, что логистическая компания недополучает вовремя деньги, если счет выставляется слишком долго. Выставление счетов отслеживается вручную. И не автоматизирована замена сотрудников по болезни или отпуску: передают друг другу дела только по электронной почте.
Система „Логика СЭД“ будет использоваться не для канцелярии, а в качестве платформы, как движок бизнес-процессов. Такой подход представляется нам оптимальным — „Логика СЭД“ содержит в себе готовые сервисы для автоматизации различных видов документооборота, позволяющие выполнить проект гораздо быстрее и дешевле. Все документы будут штрихкодироваться — сейчас частично штрихкодируются только исходящие. На входящие будут наклеиваться штрих-коды с помощью специального принтера. Система будет развернута в центральном офисе, а филиалы получат доступ через браузер — трафик позволяет. Планируем интегрировать в систему API курьерских служб для трекинга доставляемых грузов, чтобы менеджер подключался только в исключительных ситуациях. Чтобы решить проблему с выставлением счетов, при попадании документа в систему определенного вида будет запускаться бизнес-процесс, генерирующий задачу бухгалтеру на выставление счета. Ну а замена сотрудников — это встроенная функция платформы