Как рассчитать экономическую эффективность внедрения ЕСМ-систем

Потребность в оценке экономической эффективности автоматизации возникает, когда компания планирует перевести в электронный вид бумажный документооборот, или заменить уже существующую систему на другую. Руководителей всегда интересует вопрос возврата инвестиций, сокращения расходов и увеличения прибыли. Поэтому данный расчет является обязательным шагом на этапе формирования требований при выборе системы. Чем меньше объем затрат и чем больше величина результата деловой деятельности, тем выше эффективность.

Что же такое экономическая эффективность?

Экономическая эффективность – это показатель, который определяется путем соотношения экономического результата и затрат, породивших этот результат (эффект). То есть можно сказать, что экономическая эффективность = результат/затраты.

Давайте рассмотрим, по каким направлениям может производиться анализ экономической эффективности:

1. Сокращение затрат:
• оптимизация сроков исполнения деловых задач. Например: передачи, приема, обработки, исполнения;
• трудовых затрат и ресурсов;
• материальных затрат и ресурсов.
2. Новые возможности (формы и методы) в деловой деятельности. Например:
• оперативность принятия решений;
• корректность принятых решений.
3. Показатели, связанные с минимизацией рисков (произ­водственные и непроизводственные потери). Например, потеря документов.
4. Показатели, связанные с получением дополнительных ценностей для развития (объем информационного пространства (ресурсов), состав филиалов (представительств) охваченных системой автоматизации).

Из чего состоит эффект, результат?

В него могут входить количественный показатель и качественный.
Количественный, в основном, связан с уменьшением временных затрат на задачу при использовании системы автоматизации.
Например, можно вычислить и представить следующие количественные характеристики:

• экономия времени, например, за счет применения современного оборудования, инновационных технологий. Самый яркий пример – автоматизация распознавания и внесение в систему атрибутов документов;
• экономия трудозатрат, например, рабочего времени сотрудников на ввод данных по документам, на их поиск, передачу документов, анализ данных для формирования отчетов по вопросам исполнительской дисциплины;
• экономия материальных затрат, например, на расходные материалы (бумагу), оборудование, сокращение производственных площадей для работы с документами и их хранения, сокращение затрат на электроэнергию, логистические затраты и т.п.;

К качественным показателям можно отнести следующие:

• ускорение обработки документов, которое обеспечивается сервисами совместной работы с документами и оперативностью принятия решений по ним;
• улучшение возможностей для централизованного сбора информации, повышения прозрачности процессов работы с документами и контроля исполнительской дисциплины; 
• повышение сохранности и актуальности документов;
• увеличение качества работы с информацией и применение для этого новых форм и методов.

Сюда же можно включить стратегические показатели, например, увеличение лояльности клиентов, за счет предоставления более качественного сервиса. Этот фактор особенно важен на enterprise-рынке, где каждый клиентов очень ценен.

Какие целевые затраты следует учитывать при реализации процесса автоматизации?

Для расчета объема совокупных инвестиций электронного документооборота следует учитывать производственные затраты, включающие как расходы на проектирование, внедрение, эксплуатацию, так и капитальные вложения, куда входят расходы на установку и монтаж основного и вспомогательного оборудования.

Можно отметить следующий примерный состав инвестиций:

• подготовка технико-экономического обоснования (ТЭО);
• исполнение конкурсной процедуры по выбору подрядчика;
• оборудование, материалы для оснащения рабочих мест;
• лицензии общесистемного программного обеспечения (ОС) и система управления базами данных (СУБД);
• лицензии на приобретаемую СЭД;
• дополнительные лицензии сторонних производителей, необходимые для функционирования СЭД, например, модули, обеспечивающие сканирование, Optical Character Recognition (OCR), работу с электронной подписью;
• работы по настройке основного решения;
• работы по настройке сценариев интеграции;
• миграция данных;
• обучение персонала;
• техническая поддержка;
• масштабирование и возможные доработки;
• и другое.

Данные показатели предоставляет подрядчик, и это называется расходной составляющей или RFP (Request for proposal) – документированный запрос коммерческого предложения у поставщика на приобретение каких-либо товаров или услуг в тендерных процедурах.

Пример расчета показателей экономической эффективности

Рассмотрим пример расчета показателей экономической эффективности, связанного со временем выполнения деловых операций:
Например, нам необходимо рассчитать экономический эффект применения новых технологий при выполнении операции ввода данных по документам в систему.
Ниже представлена формула для расчета экономического эффекта (Э), который может быть выражен в процентах. Он рассчитываются по формуле, учитывающей количество деловых операций работы с документами (N) выполняемых за единицу времени до (T1) и после (T2) автоматизации.

Э = 100 * (T1*N – T2*N / T1*N)

Например, 100 операций ввода документов (N) в систему выполнялись до внедрения СЭД за T1=60 минут, а после внедрения СЭД на T2=5 минут. Экономический эффект по времени составляет 91%. Время стало использоваться эффективнее.

Формула применима, например, для расчета следующих показателей:

• экономия времени на выполнение рутинной операции, например, на ввод документов, представленных на формализованных бланках;
• экономия времени на формирование статистических отчетов;
• экономия времени на подготовку типовых документов.

Но что делать, если у вас уже стоит система и принято решение о ее замене. Будут учитываться те же параметры или новые?

При перевнедрении системы следует сравнить не только старый и новый продукт, но и оценить выгоду от сохранения ранее сделанных вложений и расходы на новый проект. 
Оценка выгод от перевнедрения – сложная процедура, требующая понимания процессов и изменений, которые будут происходить в компании, и затрагивающая как заказчика, так и подрядчика. Здесь следует понимать, что показатели эффективности будут ниже, так как сравнивается эффективность работы одной системы с другой, а не ручной процесс с автоматизированным, как при обычном внедрении. Поэтому и сама процедура оценки будет другой.

Учитываться должны также следующие параметры:

• обучение сотрудников работе с новой системой;
• миграция данных;
• сравнение стоимости модернизации старой системы и внедрение с нуля.

В обоих случаях, как при внедрении, так и при перевнедрении, могут возникать трудности при расчете. Это особенно касается доходной составляющей и потенциальных выгод, так как их сложно точно спрогнозировать. Только затратная часть считается точно, но и она складывается из тех составляющих, которые известны здесь и сейчас. Поэтому всегда следует закладывать потенциальный риск. Он может включать в себя изменение законодательства, которое не прогнозировалось, введение санкций.

Если продолжить тему изменений в законодательстве, то одним из ярких примеров риска, который повлиял на ЕСМ-рынок, можно назвать импортозамещение. Оно затронуло и государственные организации, и отчасти коммерческие, которые подстраиваются под изменяющиеся обстоятельства.