Кадровый электронный документооборот

28.10.2020

В основе концепции очередного, второго по счету, эксперимента — перевод всех основных кадровых документов в электронный вид: трудовых договоров, приказов о приеме/увольнении, различных извещений, договоров о материальной ответственности и т.д.

Объективные сложности

Первый эксперимент, который состоялся в 2018 году, выявил проблемы, возникающие при внедрении КЭДО:

  • недоверие многих сотрудников к электронным документам;
  • недостаточная компьютерная грамотность персонала;
  • большие расходы на электронную цифровую подпись;
  • угроза утраты, повреждения или хищения персональных данных;
  • организационные сложности при внедрении кадрового электронного документооборота.

Ситуация с организацией КЭДО нестандартна. Если обычно взаимодействие по цифровым каналам выстраивается между организациями или несколькими филиалами, то в случае с кадровой работой его приходится налаживать между компанией и множеством физических лиц. Отсюда — дополнительные сложности:

  • приходится организовывать полный цикл электронного документооборота с каждым сотрудником;
  • возникает необходимость максимального упрощения процесса трудоустройства.

В первом эксперименте, предполагающем переход на кадровый электронный документооборот, пожелали участвовать десятки компаний со всей России. В их числе — представители как среднего, так и крупного бизнеса. Среди участников эксперимента — ПАО «АВТОВАЗ», ОАО «Российские железные дороги», ПАО «Ростелеком», АО «Газпромбанк», многие другие известные компании.

По его результатам организаторы подготовили практические предложения по совершенствованию электронных форм кадровых документов. Предполагается, что со временем объем документации в ее традиционной бумажной форме будет уменьшаться, а кадровый электронный документооборот займет прочные позиции.

Несколько важных преимуществ

Наряду со сложностями, возникающими при внедрении КЭДО, такой документооборот имеет и достоинства, которые выгодно отличают его от традиционного бумажного делопроизводства:

  • работодатель получает возможность сэкономить ценное офисное пространство, освободив его от документов;
  • обеспечивается экономия рабочего времени и трудозатрат;
  • кадровый электронный документооборот имеет гораздо более высокую степень прозрачности, чем традиционный;
  • при грамотном проектировании аппаратно-программной системы КЭДО обеспечивается надежная защита от утраты, хищения, фальсификации документов;
  • работникам, которые трудятся далеко от места жительства — например, вахтовикам — документооборот в электронной форме дает саму возможность дистанционного оформления трудовых документов. Эта возможно стала особенно актуальной в 2020 году, когда из-за эпидемии многие сотрудники стали работать в удаленном режиме.

Решения, предлагаемые компанией «Логика Бизнеса», позволяют организовать эффективный кадровый электронный документооборот и в полной мере оценить все его плюсы, перечисленные выше.

Кадровый электронный документооборот со штатными сотрудниками

При его организации пока возникают затруднения, причина которых — отсутствие четкой правовой определенности в этом вопросе. С одной стороны, в Трудовом кодексе РФ нет явного указания на то, что кадровые документы нужно оформлять только на бумажных носителях. С другой стороны, есть позиция Федеральной службы по труду и занятости (Роструда), согласно которой работодатель обязан составлять в бумажной форме:

  • трудовую книжку (до конца 2020 года);
  • личную карточку сотрудника;
  • трудовой договор;
  • журналы учета;
  • приказы по личному составу организации;
  • другие кадровые документы, в которых должны проставляться собственноручные подписи работников.

Эта позиция Роструда в вопросе организации кадрового электронного документооборота со штатными сотрудниками пока остается доминирующей. Именно поэтому большинство документов, в которых по трудовому законодательству должно быть зафиксировано согласие сотрудника в виде подписи, до сих пор составляется в бумажной форме.

Кадровый электронный документооборот с дистанционными сотрудниками

Правовое регулирование этого вопроса к настоящему времени гораздо более четкое и определенное:

  • во-первых, существует ч. 4 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней при поступлении дистанционного сотрудника на удаленную работу и последующем взаимодействии с ним применяются усиленные квалифицированные электронные подписи. Их используют обе стороны — как дистанционный работник, так и его работодатель. Они обмениваются документами в электронной форме, каждый раз отправляя уведомление о получении очередного документа;
  • во-вторых, действует Федеральный закон «Об электронной подписи». В его статье 6 зафиксирована юридическая равнозначность электронных документов, подписанных квалифицированными подписями, и традиционной бумажной документации, подписанной собственноручно.

Благодаря этому становится возможным кадровый электронный документооборот с дистанционными сотрудниками. Можно, в частности, удаленно заключать трудовые договора, любые соглашения к нему, отчеты о выполненной работе, служебные записки и многие другие документы.

Но свои ограничения есть и при кадровой работе с дистанционными сотрудниками:

  • работодатель после подписания электронного трудового договора обязан отправить работнику его бумажный экземпляр, причем в течение 3-х дней;
  • также — в бумажной форме — работодатель отправляет работнику приказ о прекращении трудовых отношений;
  • работник имеет право заказать работодателю бумажные копии приказов о трудоустройстве или увольнении, заверенные нотариально;
  • работодатель, в свою очередь, вправе запрашивать у работника копии документов, необходимых для трудоустройства, заверенные у нотариуса.

Решения компании «Логика Бизнеса» для кадрового электронного документооборота

Один из востребованных продуктов, заслуживающий внимания — «Логика: ПЛАТФОРМА». Он содержит готовый набор бизнес-сервисов для управление жизненным циклом документов компании, включая кадровые.

«Логика: ПЛАТФОРМА» — кроссплатформенное программное решение. Его можно развернуть на разных ECM-платформах — Alfresco, IBM FileNet и других. Кроссплатформенность удачно дополняется универсальностью: продукт «Логика: ПЛАТФОРМА» можно внедрить как в средней, так и в крупной компании, как в моноструктурной организации, так и в организации с большим количеством филиалов.

Используя продукт «Логика: ПЛАТФОРМА» для кадрового электронного документооборота, вы сможете:

  • начинать работу с ним сразу, без установки дополнительного программного обеспечения на каждое рабочее место — по принципу тонкого клиента;
  • автоматизировать работу со всеми документами;
  • организовать заключение трудовых договоров в электронной форме, оформление другой документации по кадровой работе;
  • свести к минимуму трудозатраты сотрудников, отвечающих за работу с кадровыми документами;
  • настроить личные кабинеты для обмена электронными документами, подписанными ЭП, со всеми сотрудниками;
  • благодаря стойким криптографическим механизмам надежно защитить критически важные данные от утраты, повреждения или хищения;
  • при необходимости — легко масштабировать систему.

Кадровая документация нуждается в архивировании, и в этом поможет еще один продукт — «Логика: АРХИВ». Его возможности многогранны — он позволяет организовать архивное хранение документов (как оперативное, так и долговременное), перевести документацию из бумажных архивов в электронную форму (актуально для КЭДО), управлять связями между документами, организовать цифровое кадровое досье сотрудников, решать многие другие задачи. «Логика: АРХИВ», как и «Логика: ПЛАТФОРМА», — кроссплатформенное решение. Его можно использовать совместно с разными операционными системами и интегрировать с большим количеством СУБД — Oracle, Postgres, MS SQL и другими.

В качестве заключения

Два эксперимента по внедрению кадрового электронного документооборота, которые провели в 2018 и 2020 годах, не только выявили сложности, но и помогли определить пути их преодоления. Кроме того, они продемонстрировали, что интерес работодателей к КЭДО с каждым годом растет — все больше руководителей компаний отчетливо видят плюсы цифровизации кадровой работы. Обратитесь за консультацией к специалистам компании «Логика Бизнеса»! Мы охотно расскажем, чем и как вам могут быть полезны наши решения для КЭДО, поможем выбрать подходящий продукт и провести его внедрение.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: