Бухгалтерская документация

08.06.2020

Содержание

1. Классификация бухгалтерской документации

2. Правила ведения бухгалтерской документации

3. Автоматизация бухгалтерской документации

C момента основания предприятия и до его ликвидации на нем ведут бухгалтерский учет. Все события, происходящие в ходе хозяйственной деятельности компании, фиксируются в ее бухгалтерской документации. Ее своевременное и правильное оформление позволяет контролировать движение материальных ценностей предприятия, его расчетно-платежную дисциплину, работу ответственных лиц. Эти документы имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательств при судебном урегулировании споров. Вот почему так важно знать о видах бухгалтерских документов, уметь правильно оформлять их и пользоваться современными инструментами автоматизации финансового документооборота.

Классификация бухгалтерской документации

Существует великое множество бизнес-процессов, и именно этим объясняется многообразие бухгалтерских документов. Все их виды можно разделить на группы по нескольким критериям.

Содержание

По этому критерию выделяют первичные и сводные документы.

С помощью первичной бухгалтерской документации фиксируют различные хозяйственные факты, имевшие место в деятельности компании. Правило таково: каждый факт требует оформления отдельного первичного документа — приходного ордера, акта о списании, товарной накладной или другого.

В сводных документах консолидируют информацию, которая содержится в нескольких первичных. Речь идет о кассовых и авансовых отчетах, учетных регистрах, бухгалтерской отчетности, некоторых других документах.

Назначение

По этому критерию выделяют такие бухгалтерские документы, как:

  • распорядительные. В них фиксируют требования на выполнение тех или иных хозяйственных операций, выдвигаемые руководящими сотрудниками. В эту категорию входят договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, путевые листы, доверенности на получение товаров, другие документы;

  • оправдательные. Их оформляют лица, на которых возложена ответственность за выполнение тех или иных хозяйственных операций. С помощью оправдательных документов эти сотрудники отчитываются о проделанной работе, получении или расходовании денег и других материальных ценностей. Речь идет о кассовых ордерах, товарных накладных, актах ликвидации основных средств, некоторых других видах бухгалтерской документации;
  • документы оформления. Составляются и используются внутри бухгалтерии с целью ускорения и упрощения учета, определения корреспонденции счетов и обобщения учетных записей. Всегда играют роль приложения к оправдательным и распорядительным документам, при этом сами по себе не имеют значения и юридической силы. В эту группу входят сводные ведомости, расчеты себестоимости продукции и амортизации основных средств, расшифровки расходов, таблицы расчета заработной платы, другие подобные документы;
  • комбинированные. Так называется бухгалтерская документация, в которой сочетаются признаки перечисленных выше видов. В этих документах фиксируются не только распоряжения на выполнение тех или иных хозяйственных операций, но и сведения, подтверждающие их выполнение (читай — оправдывающие ответственных лиц). Использование комбинированных документов упрощает документооборот и снижает нагрузку на бухгалтерию, поэтому они получили широкое распространение. Речь идет о платежных поручениях, авансовых отчетах ответственных, расходных и приходных кассовых ордерах, некоторых других документах.

Бухгалтерская документация

Место оформления

По этому критерию выделяют такие документы, как:

  • внешние. Поступают в компанию из сторонних источников. Примеры — счета-фактуры поставщиков, приемо-сдаточные акты, товарные накладные, платежные требования, иные документы;

  • внутренние. Оформляются и используются внутри организации. Примеры — наряды на выполнение сдельных работ, расходные и приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение материальных ценностей, другие документы.

Степень охвата хозяйственных операций

По этому критерию выделяют такие документы, как:

  • разовые. В каждом из них фиксируется лишь одна операция (как вариант — несколько однородных операций). Примеры таких документов — акт приема-передачи материальных ценностей, кассовый ордер, товарная накладная;

  • накопительные. В них фиксируются однородные операции, совершенные за день, неделю, месяц или другой период. Примеры — наряд на выполнение сдельной работы, лимитно-заборная карта, по которой материалы многократно отпускаются в цех со склада.

Форма

Выделяют:

  • типовые документы. Они оформляются на предприятиях, работающих в разных отраслях промышленности;

  • специализированные документы. Их составляют в строго определенных отраслях. Примеры — карточка учета надоя молока, путевой лист для водителя строительной машины.

Способ оформления

По этому критерию выделяют документы, оформляемые:

  • вручную. Их составляют на чистых листах бумаги или специальных бланках утвержденной формы. С повсеместным распространением компьютеров и оргтехники этот способ оформления бухгалтерской документации постепенно уходит в прошлое;

  • с помощью вычислительной и печатающей техники. Этот способ составления документов экономит время и силы сотрудников. Кроме того, он избавляет того, кто знакомится с документацией, от необходимости разбирать чужой почерк. Еще одно достоинство документов, составляемых на компьютере и имеющих электронную форму — в том, что ими можно легко и быстро обмениваться (например, по электронной почте).

Подлинность

По этому критерию все документы, используемые в бухгалтерском учете, делят на:

  • подлинники. Так называют оригиналы документов, оформленные с соблюдением действующих правил и подписанные собственноручными или электронными подписями ответственных лиц;

  • копии. Такое название носят воспроизведения оригинальных документов в их полном объеме, создаваемые с помощью копировальной техники;

  • выписки. Так называют воспроизведения отдельных фрагментов документов-оригиналов.

Бухгалтерская документация

Правила ведения бухгалтерской документации

В каждом бухгалтерском документе содержится определенный набор реквизитов, в числе которых есть обязательные:

  • название документа;

  • наименование организации, в которой он был оформлен;

  • дата его составления;

  • суть выполненной хозяйственной операции;

  • единицы измерения, которые использовались при выполнении операции;

  • подписи лиц, составивших бухгалтерский документ — собственноручные или электронные (в зависимости от способа составления документации).

Недостаточно лишь включить в документ обязательные реквизиты — необходимо соблюсти ряд дополнительных требований к их оформлению. Бухгалтерскую документацию следует составлять:

  • своевременно — сразу после выполнения той или иной хозяйственной операции;

  • на основании достоверных данных, истинность которых не вызывает сомнений;

  • разборчиво и аккуратно, без помарок;

  • с помощью шариковой ручки или принтера;

  • с обязательным прочеркиванием свободных строк в первичных документах.

Особые требования действуют в отношении документации, оформляемой на бланках строгой отчетности. Последние учитываются в приходно-расходной книге, листы которой нумеруются, а сама книга подписывается директором и главным бухгалтером фирмы и заверяется печатью.

Установлен порядок обработки бухгалтерской документации. В первую очередь документы, которые поступили в бухгалтерию, проверяют на предмет полноты и правильности оформления реквизитов. На следующем этапе документацию проверяют по существу — контролируют соответствие отраженных в ней операций действующему законодательству, оценивают их целесообразность, проводят арифметическую проверку. При выявлении тех или иных ошибок документы возвращают для переоформления. Если был обнаружен злой умысел (факты подделки или иные злоупотребления), документы не возвращают — их задерживают в бухгалтерии для последующего привлечения виновных лиц к ответственности.

Документы, успешно прошедшие проверку, подвергаются обработке, включающей в себя три этапа:

  • таксировку — финансовую оценку операций, отраженных в документах (перевод натуральных показателей в денежные);

  • группировку — формирование групп документов, имеющих схожие признаки, за тот или иной период;

  • контировку — проставление на документах их соответствия тем или иным корреспондирующим счетам бухгалтерского учета.

Автоматизации бухгалтерской документации

Необходимость соблюдать многочисленные правила ведения бухгалтерской документации усложняет и замедляет документооборот, повышает вероятность ошибок и негативных последствий для компании. Проблему усугубляет высокий риск повреждения и утраты документов в традиционной бумажной форме. Решением вопроса способна стать автоматизация ведения и хранения бухгалтерской документации — продукт современных ИТ-технологий.

На первый взгляд может показаться, что правила оформления документов, необходимых для ведения бухучета, сложны и запутанны. При более внимательном изучении вопроса становится ясно, что документацию составляют по определенным шаблонам, а процессы ее обработки стандартизированы. Это позволяет, во-первых, легко перевести бумажные документы в цифровую форму, во-вторых, автоматизировать их обработку и значительно повысить производительность труда сотрудников бухгалтерии. Компания «Логика Бизнеса» воспользовалась этой возможностью и разработала программный комплекс, позволяющий автоматизировать финансовый документооборот с помощью продукта «Логика: ФИНДОК».

«Логика: ФИНДОК» предназначен для управления жизненным циклом всех видов бухгалтерской документации, описанных выше. Это кроссплатформенный программный продукт, допускающий развертывание на множестве популярных ECM-платформ. При необходимости комплекс можно легко масштабировать — в частности, подключая новые серверные мощности.

Универсальность в интегрировании и возможность масштабирования — преимущества для системного администратора, но что «Логика: ФИНДОК» дает бухгалтеру, работающему с документацией? У системы есть немало плюсов и в этом разрезе:

  • программный комплекс позволяет стандартизировать все процессы обработки документов;

  • он дает возможность создать единое информационное пространство, упростить, ускорить и защитить обмен бухгалтерской документацией между разными организациями и их подразделениями;

  • система значительно упрощает создание документов и их обработку, благодаря чему повышает производительность труда бухгалтерии;

  • «Логика: ФИНДОК» сохраняет юридическую силу документов — в систему встроены инструменты криптографической защиты информации с помощью усиленной квалифицированной цифровой подписи;

  • программный комплекс исключает риск повреждения и утраты документов и надежно предотвращает несанкционированный доступ к ним.

Свяжитесь удобным вам способом со специалистами компании «Логика Бизнеса». Они ответят на вопросы, касающиеся автоматизации бухгалтерской документации, расскажут о том, чем система «Логика: ФИНДОК» будет полезной в вашем случае, и помогут заказать программный продукт.


Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: