Компания «СибИнтел» завершила второй этап внедрения ECM-системы «БОСС-Референт» в администрации города Боготол. Теперь в СЭД работают уже 40 сотрудников городской администрации, из-за чего уровень оказываемых ими гражданам госуслуг перешел в новое качество.
Боготол — административный центр Боготольского района Красноярского края, расположенный на Транссибирской железнодорожной магистрали. Край далекий от Москвы, но и здесь — в русле современных общероссийских тенденций по автоматизации работы государственных органов и повышению качества предоставляемых услуг — внедряются ИТ-системы. В качестве платформы для СЭД боготольцы выбрали ECM-систему «БОСС-Референт», как наиболее полно удовлетворяющую требованиям к функционалу СЭД. В качестве исполнителя была привлечена компания «СибИнтел».
Проект стартовал в 2009 году. Специалисты «СибИнтела» провели аналитическое обследование и разработали на его основе техническое задание. Летом 2009 года внедрили ПО — и в системе начали работать сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденции. Пилот был признан удачным, и городская администрация решила охватить СЭД все структурные подразделения. В мае 2011 года докупили 30 лицензий «БОСС-Референт», а летом проектная команда адаптировала систему под специфику процесса согласования документов в администрации, провела дополнительное масштабирование, разработала инструкции для пользователей и обучила их. Осенью 2011 года система была сдана в промышленную эксплуатацию.
Чем теперь располагает администрация Боготола? В системе электронного документооборота регистрируются постановления, распоряжения, протоколы заседаний, обращения граждан. Поскольку все «бумаги» хранятся в электронном хранилище документов, время их поиска сведено к минимуму, а вероятность утери документов полностью исключена. По этим видам документов производится назначение поручений сотрудникам администрации, ведется контроль исполнительской дисциплины (в системе формируются надлежащие отчеты).
Внедрение системы электронного документооборота помогло нам повысить контроль исполнительской дисциплины. Очень важно, что теперь мы имеем возможность более оперативно реагировать на запросы горожан, ускорить процесс принятия решений — и качественно улучшить уровень оказываемых государственных услуг