Содержание
1. Виды ОРД
2. Требование к оформлению ОРД
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.
Виды ОРД
Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:
-
организационная;
-
распорядительная;
-
справочно-информационная.
Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.
Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.
Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.
Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:
-
приказы о назначении и увольнении;
-
положения о конфиденциальности;
-
руководства по информационной безопасности;
-
правила замены вычислительной техники;
-
должностные инструкции персонала;
-
регламенты разграничения доступа к информации;
-
описания технологических процессов;
-
трудовые договоры и дополнения к ним;
-
инструкции по обеспечению охраны помещений;
-
объяснительные записки;
-
приказы о премировании и депремировании;
-
распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;
-
расписания несения дежурства на объектах.
Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.
Требования к оформлению ОРД
В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.
Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:
-
краткой, емкой;
-
однозначной, единообразной;
-
последовательной.
Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:
-
государственный герб РФ;
-
герб субъекта РФ;
-
логотип организации или ее товарный знак;
-
код формы организационно-распорядительного документа;
-
код организации;
-
название организации, в которой был издан документ;
-
ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;
-
название структурного подразделения, издавшего документ;
-
название, дата издания и регистрационный номер документа;
-
название должности лица, сформировавшего документ;
-
справочные сведения об организации;
-
место составления документа;
-
грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;
-
заголовок и основной текст;
-
отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.
Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.
Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.
Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.
Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).
Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.
В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.
Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:
-
все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;
-
цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;
-
она не должна перекрывать текст документа.
Автоматизация ОРД
Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».
Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:
-
перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;
-
создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;
-
стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.
Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.